Może się wydawać, że zakup okularów korekcyjnych i soczewek kontaktowych to najbardziej oczywisty koszt na świecie – przecież bez nich nie można pracować przy komputerze. Niestety, rozliczenie tych wydatków nie jest już oczywiste dla urzędników. Dlaczego wrzucenie okularów „w koszty” to taki problem?

Koszty uzyskania przychodów – definicja, która podlega interpretacji

Żeby zrozumieć kwestię „wrzucania w koszty” okularów warto przypomnieć definicję tego, co może być rozliczone.

Kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, a także zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątki od tej reguły są w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – jest to „katalog” kosztów, których nie można rozliczyć niezależnie od tego jaki mają związek z przychodem.

Jak widać, ogólna definicja kosztów podatkowych opiera się na dwóch ważnych aspektach prowadzenia działalności gospodarczej, czyli dążenia do tego, aby przychody były osiągane zarówno teraz jak i w przyszłości.

Oznacza to, że przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną firmą, których celem jest nie tylko pozyskanie nowych przychodów, ale także zachowanie ciągłości w funkcjonowaniu działalności.

Jeżeli poniesiony przez nas wydatek spełnia powyższe przesłanki wydawać by się mogło uzasadnione obniżenie wpłacanych do urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy.

Nic bardziej mylnego, warunki te są konieczne by móc ująć zakup w w PKPiR, ale czasami nie są wystarczające. Może się zdarzyć (nie są to odosobnione przypadki), że pomimo związku przyczynowo-skutkowego, oraz sprawdzenia powyższego spisu zakupów wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów organ podatkowy, który przeprowadza kontrolę zakwestionuje dany zapis w KPiR.

Przykłady kosztów firmowych, które obniżą podatek dochodowy

Okulary dla przedsiębiorcy – tego kosztu nie rozliczysz

Mimo że okulary i soczewki nie znajdują się na liście odgórnie wykluczonych kosztów to ich zakup z przeznaczeniem dla przedsiębiorcy traktowany jest przez organy podatkowe jak wydatek o charakterze osobistym. W związku z tym nie należy ujmować okularów jako koszty uzyskania przychodów.

Trzeba mieć na uwadze, że zawsze wprowadzając dany wydatek do KPiR to na przedsiębiorcy prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą ciąży obowiązek udowodnienia przed urzędem skarbowym zachodzenia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a prowadzoną firmą.

Okulary i soczewki korygujące wzrok potrzebne są nie tylko wtedy, gdy przedsiębiorca przebywa w firmie i wykonuje czynności z nią związane, ale również poza nią – w życiu codziennym. W związku z tym nawet, gdyby działalność opierała się wyłącznie na pracy przy komputerze to trudno jest uzasadnić przed organem podatkowym taki wydatek jako mający wpływ na wysokość osiągniętych przychodów.

Zakup okularów zdaniem fiskusa ma na celu poprawienie wzroku, czyli ochronę zdrowia. Urzędy skarbowe uznają zakupy przeznaczone na ochronę zdrowia za wydatki o charakterze prywatnym (co potwierdzają wielokrotnie wydawane interpretacje indywidualne).

Indywidualna interpretacja podatkowa – sprawdź kiedy warto o nią wnioskować?

Okulary dla pracownika – to akceptowalny koszt

Zakup okularów korekcyjnych i soczewek kontaktowych stanowi koszty uzyskania przychodów tylko w określonych przypadkach.

Istnieje możliwość zaliczenia do kosztów okularów korekcyjnych, gdy zostaną zakupione dla pracownika, któremu są one niezbędne do pracy z racji wykonywanych obowiązków. Przedsiębiorca występujący jako pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy.

Praca przy komputerze często wymaga okularów korekcyjnych, które przedsiębiorca powinien sfinansować (przynajmniej częściowo). Obowiązek zapewnienia przez pracodawcę okularów korekcyjnych powstaje, gdy:

  • pracownicy użytkują w czasie pracy monitor ekranowy przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (lub więcej), oraz
  • wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych przez lekarza wykazują potrzebę stosowania okularów.

Zakup okularów korekcyjnych i soczewek kontaktowych dla pracownika bezsprzecznie związany jest z prowadzoną działalnością gospodarczą. Trzeba mieć jednak na uwadze, że soczewki stanowią koszt dopiero wtedy, gdy skorygowanie wady wzroku za pomocą okularów nie jest możliwe. Wówczas lekarz może zalecić stosowanie soczewek kontaktowych zamiast tradycyjnych okularów.

Urzędy skarbowe przychylnie odnoszą się do tego typu wydatków ujętych w Podatkowej Książce Przychodów i Rozchodów. Nie ma znaczenia kto dokona zakupu okularów lub soczewek. Może to zrobić przedsiębiorca, albo pracownik. Jeżeli pracownik dokonuje zakupu to pracodawca ma obowiązek zwrócić mu poniesione koszty.

Koszty bez faktury – czy to możliwe?

Jeżeli masz pytania dotyczące rozliczenia okularów i soczewek w kosztach podatkowych zostaw komentarz lub napisz: info@infakt.pl.