Przedsiębiorca korzystający z usług biura rachunkowego nie ma wielu obowiązków, ale te które jednak ma – mogą być problematyczne. Takim obowiązkiem jest przekazywanie księgowym faktur sprzedażowych i kosztowych. Ta kwestia w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym jest rozwiązana bardzo wygodnie – na 3 sposoby.

Jak działa księgowość w biurze rachunkowym – podstawy

Księgowość można prowadzić samodzielnie, co nie wymaga żadnego certyfikatu, czy uprawnień, a jedynie czasu. Ten czas trzeba poświęcić na zdobycie (i stałe odświeżanie) wiedzy oraz dokonywanie rozliczeń i składanie deklaracji. Kto tego czasu nie chce poświęcać, ten księgowość zleca do biura rachunkowego.

Wtedy to księgowi z biura rachunkowego zajmują się rozliczaniem firmy – prowadzą KPiR, obliczają podatki, składają deklaracje, itd. Tyle że aby to było w ogóle możliwe księgowi muszą otrzymać od przedsiębiorcy niezbędne do tego dokumenty. Są to przede wszystkim:

  • faktury sprzedażowe,
  • faktury kosztowe,
  • potwierdzenia zapłaty niektórych kosztów (zwłaszcza składek ZUS).

Co za tym idzie, dostarczanie tych dokumentów księgowym to podstawowy obowiązek przedsiębiorcy korzystającego z usług biura rachunkowego. Bez dokumentów nie są w stanie rozliczyć działalności, bo nie mają do tego podstaw.

Czy dostarczanie dokumentów to problem? Oczywiście nie – pod warunkiem, że biuro rachunkowe to ułatwia.

Jak przekazuje się dokumenty księgowej w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym?

Taki sposób na ułatwianie przekazywania księgowym dokumentów jest oczywiście w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym. Wszystko dzięki technologii, którą stosujemy do obsługi naszych klientów i umiejętnościach księgowych, którzy z niej korzystają. A oto jak to działa.

1. Faktury sprzedażowe

Przekazywanie księgowym faktur sprzedażowych to wyjątkowo prosta sprawa. Każdy klient Ogólnopolskiego Biura Rachunkowego inFakt ma dostęp do inFakt.pl. Tam może wystawiać faktury sprzedażowe i te są rozliczane przez jego księgową w inFakcie. Jeśli wystawi fakturę poza inFaktem to musi ją wprowadzić na swoje konto inFakt.pl (czyli wystawić taką fakturę także w inFakcie). Ot i cała filozofia.

Faktur sprzedażowych nie trzeba ani drukować, ani skanować do celów rozliczeń. Wystarczy tylko pamiętać, żeby wszystkie znajdowały się na koncie inFakt.pl (i nie były w szkicach).

2. Faktury kosztowe

Z przekazywaniem kosztów własnej księgowej w inFakcie jest równie prosto.

Tutaj także w grę wchodzi program księgowy inFakt.pl. Klient przekazuje księgowej koszty w postaci plików elektronicznych (mogą to być skany lub zdjęcia). Dzięki temu nie traci czasu na osobiste wizyty w biurze rachunkowym. Koszty może przekazywać na 3 sposoby – według własnego upodobania i możliwości.

 

  • Wgrywanie skanów na konto inFakt.pl – własnoręcznie

 

 

Pierwszy sposób polega na korzystaniu z zakładki „Pliki”. Aby z niej skorzystać najpierw trzeba zeskanować faktury kosztowe lub wykonać ich zdjęcia i dysponować plikami na swoim komputerze.

Następnie trzeba zalogować się na inFakt.pl, otworzyć zakładkę „Pliki”, wybrać właściwy okres i wysłać na swoje konto każdy z plików z kosztem. Można to zrobić wygodną funkcją „przeciągnij i upuść”. Tak wgrane koszty zostaną zweryfikowane i rozliczone przez własną księgową.

 

  • Wysyłka skanów e-mailem

 

 

Druga opcja – dla wielu klientów na pewno ciekawsza – nie wymaga logowania na inFakt.pl. Koszty wysyła się po prostu e-mailem.

Trzeba tutaj pamiętać, że:

1. Koszty wysyła się z e-maila zatwierdzonego w inFakcie. Zawsze jest to e-mail, na który założone jest konto infakt.pl. Kolejne e-maile można dodać do „white listy” w Ustawieniach swojegko konta.

2. Koszty wysyła się na e-maila zbudowanego standardowo tak: imię.nazwisko@infaktpliki.pl. Człon „imię.nazwisko” można edytować w Ustawieniach swojego konta.

Więcej na temat tego wygodnego sposobu można przeczytać w tym poście na blogu inFaktu.

 

  • Zdjęcia kosztów zamiast skanów – z aplikacji mobilnej inFaktu

 

 

Trzecia forma jest jeszcze bardziej nowoczesna i wygodna.

Koszty można wysyłać do własnej księgowej w inFakcie prosto z aplikacji mobilnej inFaktu na iPhone’a. Wystarczy zainstalować aplikację i skorzystać z funkcji „Dodaj koszt”. To pozwala wykonać zdjęcie kosztu, dostosować jego rogi i sprawdzić jakość, a następnie wysłać prosto na swoje konto inFakt.pl. Czyli do własnej księgowej.

Jak widać dostarczanie kosztów księgowym wcale nie musi zajmować czasu. Wystarczy nieco technologii i księgowych, którzy potrafią z niej zrobić użytek. I tak właśnie jest w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym :)