Wysyłaj skany kosztów e-mailem – szybko i wygodnie

Z przyjemnością informujemy o nowej ciekawej opcji dla klientów Ogólnopolskiego Biura Rachunkowego inFakt. Osoby korzystające z księgowości w inFakcie mogą obecnie przesyłać księgowym inFaktu koszty w postaci skanów w prostszy i szybszy sposób niż dotychczas. Jak on działa?

Zakładka Pliki służy do wgrywania skanów

W księgowości prowadzonej przez Biuro Rachunkowe inFakt nasi klienci przesyłają dokumenty w formie skanów. Do tej pory korzystali oni z opcji „Pliki”. To specjalna funkcja dostępna po zalogowaniu, do której dostęp daje przycisk w prawym górnym rogu ekranu (obok wyszukiwarki). Opisaliśmy go w tym artykule.

Od tej pory nie jest to jedyna opcja przekazywania skanów kosztów księgowym inFaktu. Uruchomiliśmy drugą możliwość.

Skany kosztów e-mailem – szybko i wygodnie

Od kilku dni skany kosztów można także przesyłać e-mailem, w postaci załączników. Jednak ani e-mail „z”, ani e-mail „do” nie mogą być zwyczajne. Trzeba je sprawdzić i ewentualnie zmienić logując się na inFakt.

Aby zacząć korzystać z opcji wysyłki skanów kosztów e-mailem, trzeba wykonać następujące kroki:

1. Zalogować się na inFakt.pl.
2. Kliknąć w „Ustawienia”.
3. Kliknąć w opcję „Wysyłanie faktur mailem”.
4. Sprawdzić lub ustawić adres, NA KTÓRY wysyłane są pliki.

Standardowo jest to adres zbudowany tak: [imię.nazwisko]@infaktpliki.pl. Człon w nawiasach kwadratowych można zmienić, chyba że inny użytkownik inFaktu już taki wybrał wcześniej – wtedy aplikacja o tym powiadomi i będzie trzeba wybrać inny.

5. Sprawdzić lub ustawić adresy e-mail, Z KTÓRYCH mogą być wysyłane pliki.

Użytkownik inFaktu ustala coś w rodzaju „white listy”, czyli listy adresów zatwierdzonych jako te, z których skany kosztów można wysyłać. Domyślnie na tej liście jest adres e-mail, na który założone jest konto w inFakcie, ale można dodać kolejne adres – według potrzeb.

To wszystko – konfiguracja funkcji gotowa. Co teraz?

Wysyłamy skany kosztów e-mailem

Nie pozostaje nic innego, niż korzystać z nowej funkcji. Zeskanowane koszty trzeba załączyć jako pliki do e-maila i wysłać z adresu ustawionego w pkt. 5 na adres ustawiony w pkt. 4 (z powyższej listy). Treść wiadomości może być pusta. Każdy załączony plik automatycznie trafi do zakładki „Pliki” do kosztów „Niezaksięgowanych”. Osobisty księgowy zweryfikuje koszty i je zaksięguje.

Dziennie można wysłać maksymalnie 10 plików, każdy z nich o rozmiarze 10KB – 2MB w formatach PNG, JPG lub PDF.

Oczywiście, z poprzedniego sposobu wgrywania plików „przeciągnij i upuść” nadal można korzystać. Ale nowa funkcja na pewno jest warta co najmniej przetestowania. Do czego serdecznie zapraszamy!