Skany dokumentów – sposób przekazywania kosztów księgowym inFakt
Nie musisz stać w korkach i denerwować się dowożąc dokumenty kosztowe do swojej księgowej. Zdecyduj się na Ogólnopolskie Biuro Rachunkowe inFakt, a dokumentów będziesz nam przekazywać w postaci wygodnych skanów wgrywanych przez aplikację w dowolnym miejscu i czasie. Oto opcja dla mobilnych i nowoczesnych przedsiębiorców. Od tej pory nie musisz osobiście odwiedzać swojej księgowej – możesz być gdziekolwiek i tam wprowadzić skany dokumentów kosztowych.
Jak to działa?
Nowa usługa dostarczania dokumentów księgowym inFaktu jest ściśle powiązana z aplikacją inFakt.pl. Przedsiębiorcy korzystający ze skanów dokumentów wykorzystują funkcję Pliki (znajduje się obok przycisku Szukaj).
Kliknięcie w przycisk Pliki daje dostęp do funkcji inFakt.pl, która pozwala wgrywać i przeglądać własne skany dokumentów kosztowych. Można zarówno dodawać, jak i przeglądać dodane dokumenty według okresów rozliczeniowych i lat.
Korzystając ze skanów dokumentów w inFakcie co miesiąc wykonujesz następujące czynności:
- Gromadzisz dokumenty kosztowe w trakcie danego miesiąca
- Skanujesz wszystkie dokumenty kosztowe i zapisujesz jako pliki PDF, JPG, GIF lub PNG.
- Wybierasz okres rozliczeniowy, którego dotyczą skany dokumentów.
- Każdy zapisany plik wprowadzasz do inFaktu – do tego służy wygodna funkcja przeciągnij i upuść.
Uwaga: Do skanowania wystarczy choćby aparat cyfrowy (także w telefonie – o ile ma wysoką rozdzielczość). Jeśli zdjęcie dokumentu jest czytelne i w odpowiednim formacie, dokument zostanie zaksięgowany.
Wgrywanie skanów dokumentów musisz zakończyć do 5 dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie.
Po tym dniu, księgowi inFakt pobiorą wszystkie pliki, które wgrasz i wprowadzą je do Twoich kosztów – dokładnie tak samo, jak wówczas, gdy kurier przywozi je w wersjach papierowych.
Jak poprawnie przechowywać zeskanowane dokumenty?
Oczywiście, zeskanowanego dokumentu nie można wyrzucić. Usługa inFaktu wiąże się z dodatkowym obowiązkiem – należytym przechowywaniem dokumentacji. Wymaga to sporządzenia teczki z kompletem zaksięgowanych dokumentów. Z tego artykułu dowiecie się jak poprawnie sporządzić teczkę z dokumentami.
Podziel się nim ze znajomymi