Absolwentka kierunku Matematyka w finansach i ekonomii na Politechnice Krakowskiej. W inFakcie zajmuje stanowisko Eksperta ds. księgowości. Czas wolny spędza głównie w gronie znajomych. Lubi podróżować, gotować, a także muzykę punk rockową i musicale.

Samochód ciężarowy, spychacz czy dźwig bywa niezbędny w firmie, dlatego warto mieć go w ewidencji środków trwałych. Co w przypadku, gdy nie jesteśmy jedynym właścicielem pojazdu? Jak postąpić jeśli pojazd jest już wykorzystany w działalności gospodarczej współwłaściciela?

Pojazd użytkowy w ewidencji środków trwałych

Zdarza się, że samochód dzielimy z naszym małżonkiem, rodzicem, rodzeństwem, czy też osobą spoza rodziny. Zakup samochodu przez kilka osób może przyczynić się bowiem do uzyskania zniżek w ubezpieczeniu. Do ewidencji środków trwałych możemy wprowadzić majątek, który stanowi naszą własność lub współwłasność. Nie ma również przeciwwskazań, by dany pojazd stanowił środek trwały w więcej niż jednej działalności (nawet w tym samym czasie).

To dobra wiadomość dla przedsiębiorców, którzy posiadają samochód we współwłasności z inną osobą. Ujęcie pojazdu w ewidencji oznacza wiele korzyści finansowych. Takie rozwiązanie może przynieść znacznie większe oszczędności niż użytkowanie pojazdu na podstawie tzw. kilometrówki. Kilometrówka używana do rozliczania prywatnego pojazdu narzuca bowiem wiele ograniczeń i dodatkowych formalności dla przedsiębiorcy. Aby ich uniknąć należy wprowadzić pojazd do ewidencji środków trwałych.

Sprawdź jak rozliczać prywatny samochód w firmie

Jak wprowadzić pojazd do ewidencji środków trwałych?

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą posiadająca samochód ciężarowy, spychacz, dźwig czy inny pojazd użytkowy, którego jest współwłaścicielem musi dokonać odpowiedniego przeliczenia wartości pojazdu w celu ustalenia jego wartości początkowej, niezbędnej do dalszych odpisów amortyzacyjnych. Wartość samochodu ciężarowego, który stanowi współwłasność ustala się w takiej proporcji w jakiej przedsiębiorca posiada udział we własności tego składnika majątku. Oznacza to, że tylko od tej części mamy prawo dokonywać odpisów amortyzacyjnych, czyli stopniowo rozliczać pojazd w kosztach podatkowych.

Przykładowo jeżeli samochód ciężarowy jest naszą własnością w 50%, wartość początkową pojazdu stanowi połowa całkowitej wartości pojazdu.

Dokumentem potwierdzającym współwłasność może być umowa kupna-sprzedaży, umowa darowizny, wyrok potwierdzający nabycie spadku lub faktura VAT.

Jeżeli pojazd został zakupiony na osobę fizyczną należy sporządzić odpowiednie oświadczenie o przekazaniu prywatnego majątku na cele działalności gospodarczej. Warto również posiadać pisemną zgodę współwłaściciela na wykorzystanie samochodu ciężarowego na potrzeby naszej firmy.

W przypadku, gdy kupiliśmy pojazd użytkowy na fakturę VAT mamy prawo odliczyć podatek VAT od zakupu tylko wtedy, gdy dokument wystawiony jest na firmę przedsiębiorcy, a współwłaściciel ujęty jest w informacjach dodatkowych.

Odliczenie 100% VAT od samochodu – jakie warunki trzeba spełnić?

Pojazd transportowy w firmie

Pojazd użytkowy – współwłasność małżonków

Jeżeli współwłaścicielem samochodu jest nasz współmałżonek, z którym mamy wspólność majątkową możemy w ewidencji środków trwałych ująć pełną wartość pojazdu i od niej dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Trzeba jednak mieć na uwadze, że taka możliwość jest tylko wtedy, gdy druga osoba nie używa go w swojej działalności.

Jeżeli zarówno mąż jak i żona potrzebowaliby pojazdu w działalności należy wówczas ustalić proporcję, w której jest on wykorzystywany w każdej z firm i według niej obliczyć wartość początkową.

Może się też zdarzyć, że pojazd był wcześniej amortyzowany w działalności drugiego małżonka. Przy wprowadzaniu pojazdu do ewidencji trzeba wtedy wziąć pod uwagę część, która została już umorzona przez małżonka. Jeżeli samochód jest już całkowicie zamortyzowany w drugiej działalności, teraz będzie można wprowadzić go do majątku firmowego, a co za tym idzie rozliczać koszty bieżące, ale nie należy go ponownie amortyzować.

Przy samochodzie ciężarowym będącym współwłasnością w małżeństwie bez rozdzielności majątkowej analogicznie rozliczamy bieżące koszty używania pojazdu. Oznacza to że osoba prowadząca działalność ma prawo do ujęcia wydatków w pełnej wysokości. Jeżeli jednak mąż i żona mają swoje firmy, w których wykorzystują pojazd to i pozostałe wydatki z nim związane powinny być podzielone ze względu na stopień wykorzystania samochodu w każdej działalności.

Pojazd ciężarowy – jaką metodę amortyzacji wybrać?

Po ustaleniu odpowiedniej wartości początkowej naszego środka trwałego należy wybrać najkorzystniejszą metodę amortyzacji.

Amortyzacja liniowa oznacza, że poprzez kolejne odpisy amortyzacyjne wydatek jest ujmowany stopniowo w kosztach uzyskania przychodów. Pierwszy odpis amortyzacyjny pojawia się w Książce Przychodów i Rozchodów w miesiącu następującym po miesiącu, w którym przedsiębiorca oddał pojazd do użytku.

Jednorazowa amortyzacja to rozliczenie pełnej wartości środka trwałego w miesiącu, w którym pojazd został oddany do użytkowania w firmie. Przepisy dopuszczają zastosowanie jednorazowej amortyzacji dla samochodów ciężarowych.

Aby zamortyzować jednorazowo pojazd ciężarowy, którego wartość przekracza 3 500 zł przedsiębiorca musi jednak spełnić przynajmniej jeden z warunków:

  • rozpoczął prowadzenie działalności w danym roku podatkowym,
  • posiada status małego podatnika (przedsiębiorcy, którego przychody ze sprzedaży brutto nie przekroczyły w poprzednim roku podatkowym równowartości w złotych 1 200 000 euro).

Trzeba mieć na uwadze, że wartość jednorazowych odpisów amortyzacyjnych w ciągu roku nie może przekroczyć limitu wynoszącego równowartość w złotych 50 000 euro.

Jednorazowa amortyzacja sposobem na niepłacenie podatku

Rozliczenie kosztów podatkowych samochodu ciężarowego stanowiącego współwłasność

Samochód ciężarowy użytkowany w dwóch firmach oznacza konieczność odpowiedniego podziału kosztów możliwych do rozliczenia w każdej z działalności. Wydatki związane z wykorzystaniem samochodu możemy podzielić na dwie grupy:

1. Zakupy mające bezpośredni związek z posiadaniem pojazdu i utrzymaniem go w stanie pozwalającym na wydajne i bezpieczne wykorzystanie go w firmie. Do takich kosztów zaliczyć możemy przykładowo:

  • naprawy,
  • części wymienne,
  • koszty ubezpieczenia.

Tego typu wydatki należy dzielić stosownie do posiadanego udziału we własności samochodu ciężarowego i tylko w takiej proporcji ujmować jako koszty uzyskania przychodów.

2. Wydatki bieżące mające bezpośredni związek z daną działalnością, ponoszone przez jednego właściciela. Możemy do nich zaliczyć:

  • paliwo,
  • opłaty parkingowe,
  • opłaty za autostradę.

Takie wydatki należy w całości zaliczyć do kosztów firmowych. Są bowiem rozliczane obu firmach niezależnie, czyli w ramach działalności, której dotyczą i mogą być ujęte jako koszt uzyskania przychodów wyłącznie w tej działalności.

Przykładowo tankując paliwo na potrzeby wyjazdu, który wiąże się z konkretną działalnością należy wziąć fakturę wystawioną na dane firmowe naszej działalności. Z kolei, gdy pojazdu używa drugi współwłaściciel na potrzeby swojej firmy to on pobiera fakturę za paliwo na swoje dane. W ten sposób rozdzielamy wydatki na paliwo, nigdy nie należy rozliczać ich proporcjonalnie.

Chcesz rozliczać pojazd użytkowy w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo.
  • Wystaw fakturę, dodaj koszt, opłać podatek wprost z inFaktu przez stronę www lub aplikację na smartfon.
  • Otrzymasz bezpłatne wsparcie specjalistów.
  • A gdy Twoje potrzeby wzrosną – inFakt zapewni Ci osobistą księgową lub księgowego.

Załóż testowe konto

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.