Prywatny samochód w firmie to nie problem – trzeba tylko wiedzieć, jak udokumentować jego użytkowanie i które wydatki można zaksięgować. Sprawdź, co zrobić, jeśli brakuje dowodu jego zakupu i jak poprawnie prowadzić kilometrówkę.

W firmie można używać samochodu firmowego lub prywatnego

Samochody osobowe użytkowane na potrzeby firmowe można podzielić na 2 grupy:

  • wprowadzone do majątku firmy i znajdujące się w ewidencji środków trwałych (zazwyczaj dużo korzystniejsze pod względem podatkowym)
  • użytkowanie prywatnego auta na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli kilometrówki.

W przypadku pierwszego rozwiązania przedsiębiorca musi być właścicielem lub współwłaścicielem auta, w przypadku drugiego – konieczna jest:

  • własność lub współwłasność
  • umowa użyczenia w przypadku samochodu należącego do innej osoby.

Co wybrać – samochód firmowy czy kilometrówka?

Do użytkowania prywatnego auta nie jest potrzebny dowód jego zakupu

W przypadku samochodu wprowadzanego do środków trwałych konieczne jest ustalenie jego wartości początkowej. I tutaj z pomocą przychodzi dowód zakupu.

W przypadku interesującego nas rozwiązania w postaci auta prywatnego jest on zbędny, przedsiębiorca bowiem nie ma w tym przypadku prawa do naliczania odpisów amortyzacyjnych (a właśnie temu służy ustalenie wartości początkowej auta).

Dlaczego opłaca się wprowadzić stary samochód do firmy?

Prywatny czy firmowy samochód

Nie każdy wydatek trafi do kilometrówki

Wszystkie wydatki związane ze standardową eksploatacją prywatnego auta w firmie trafiają do kilometrówki na podstawie faktur wystawionych na dane przedsiębiorcy:

  • zakup paliwa
  • zakup części samochodowych
  • koszty napraw
  • koszty przeglądów technicznych
  • ubezpieczenie samochodu
  • opłaty za przejazdy, itd.

Nie każda jednak musi zostać zaksięgowana w danym miesiącu – kwota kosztów jest bowiem zależna od ilości faktycznie przejechanych kilometrów. Te z kolei należy wpisać do kilometrówki, a następnie wyliczyć ich wartość mnożąc je przez odpowiedni wskaźnik. Dla pojazdów o silniku pow. 900 cm3 jest to obecnie 0,8358 zł.

Przykład

Przedsiębiorca wpisał do ewidencji trasy na 100 km. Kwota po przemnożeniu przez wskaźnik daje: 100 km x 0,8358 zł = 83,58 zł. Oznacza to, że maksymalnie taką wartość wynikającą z faktur można zaliczyć w koszty.

Przedsiębiorca posiada jednak faktury na kwotę 150 zł, co oznacza, że po zaksięgowaniu 83,58 zł pozostaje mu jeszcze 66,42 zł – tę kwotę będzie mógł jednak zaksięgować dopiero w kolejnych okresach rozliczeniowych, na podstawie kolejnych faktycznych przejazdów (w ramach jednego roku kalendarzowego).

Do kilometrówki nie można wpisać także tych wydatków, które zwiększają wartość auta jako środka trwałego (ponieważ nim nie jest), np. montażu instalacji gazowej. Jest to już tzw. ulepszenie.

Kilometrówka w inFakt wylicza się sama

Prowadzenie kilometrówki w inFakt jest bardzo proste – wystarczy dodać pojazd i uzupełniać trasy przejazdów. Na koniec miesiąca program sam wylicza kwotę, która jest kosztem firmy.

Rozliczanie kilometrówki z inFakt

Chcesz rozliczać koszty pojazdu w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo, poznaj zalety prostej księgowości elektronicznej.
  • Wystaw pierwszą e-fakturę w minutę przez stronę www lub aplikację na smartfon.
  • Otrzymasz dodatkowo bezpłatne wsparcie specjalistów, 6 dni w tygodniu.
  • Rozliczaj się samodzielnie lub inFakt ułatwi Ci wybór sprawdzonej księgowej albo księgowego.

Załóż testowe konto

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.