Jako że większość przedsiębiorców korzysta w swoich firmach z samochodów, jeden z kluczowych wyborów dotyczy sposobu rozliczania wydatków na pojazd. Ogólnie, są na to dwa podstawowe sposoby – samochód firmowy i kilometrówka. W nowym odcinku inFakt TV pomagamy wybrać jeden z nich.

Wydatki na samochód można rozliczać zarówno wtedy, kiedy dany pojazd należy do firmy, jak i wtedy, gdy jest to prywatny samochód przedsiębiorcy. W dużym skrócie, samochód firmowy pozwala rozliczać koszty bez ograniczeń, a samochód prywatny wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu, która określa limit kosztów do rozliczenia w danym okresie. Jak łatwo się domyślić, samochód firmowy jest wobec tego znacznie prostszy i wygodniejszy w rozliczeniach.

Zapraszamy do obejrzenia nowego odcinka inFakt TV, w którym wyjaśniamy dylemat: samochód firmowy czy kilometrówka.

Samochód firmowy czy kilometrówka – podstawowe informacje

Samochód firmowy to pojazd stanowiący majątek firmy, czyli zapisany w środkach trwałych. Ogólnie, środkami trwałymi określa się takie rzeczy, które są przeznaczone do użytkowania w firmie ponad rok, czyli właśnie np. samochody, a także nieruchomości, czy maszyny. Są one wpisane do specjalnej ewidencji i (zwykle) amortyzowane, czyli rozliczane w kosztach niejako „na raty” – stopniowo przez czas określony w przepisach.

Z kolei kilometrówka to mechanizm rozliczania w kosztach wydatków na samochód prywatny przedsiębiorcy (lub użyczony), czyli taki, który nie jest wpisany do ewidencji środków trwałych. Przedsiębiorca stosujący kilometrówkę zapisuje w specjalnej ewidencji każdą trasę pokonaną w celach firmowych, w tym zwłaszcza liczbę przebytych kilometrów.

uwaga

Tę liczbę mnoży się przez stawkę określoną w przepisach (0,8358 zł dla samochodów z silnikiem powyżej 900 cm3), a wynik określa limit kosztów, które można rozliczyć w danym okresie.

Nadwyżkę z kilometrówki lub nadwyżkę kosztów można przenieść na następny okres rozliczeniowy.

Kilometrówka – rozwiązanie dla ostrożnych

Kilometrówka znacznie ogranicza koszty pojazdu, które można rozliczyć. Ponadto, wymaga dodatkowej „roboty papierkowej”, której można uniknąć przenosząc samochód do majątku firmowego. Minusem jest także to, że w kosztach w ogóle nie zapisuje się zakupu pojazdu oraz jego zużycia – koszty stanowią tylko faktyczne wydatki (paliwo, części, akcesoria, usługi serwisowe).

Są jednak pewne zalety kilometrówki. Otóż fakt, że samochód nie stanowi majątku firmowego sprawia, że można go sprzedać nie rozliczając zysku wśród przychodów oraz bez doliczania VAT.

Samochód firmowy – znacznie większe oszczędności podatkowe

Samochód firmowy pozwala rozliczać wszystkie wydatki związane z samochodem – bez żadnych limitów. Innymi słowy, każda faktura dotycząca samochodu, która wiąże się z usykaniem przychodu (posłuży do podróży samochodem w celach firmowych) może być kosztem.

Oprócz tego, w kosztach można zapisywać zakup samego pojazdu korzystając z mechanizmu amortyzacji. W skrócie jest to system, który pozwala zapisywać w kosztach stopniowo wartość samochodu, którą ustala się na kilka sposobów – w zależności od tego skąd samochód pochodzi (podstawą do ustalenia wartości pojazdu może być np. faktura zakupu).

Jest to szczególnie opłacalne, gdy mowa o starym samochodzie prywatnym, dla którego przedsiębiorca dysponuje dowodem zakupu. Taki dowód może być podstawą do określenia wartości początkowej samochodu, nawet, gdy aktualna wartość pojazdu jest niższa. Więcej – w tym artykule.

Największą wadą samochodu firmowego może być natomiast konieczność zapłaty podatków w związku z jego sprzedażą.

Sprzedaż samochodu firmowego to zwykle konieczność zapłaty podatków

Sprzedaż samochodu firmowego to przychód, co oznacza, że zysk trzeba zapisać w KPiR i zapłacić od niego podatek dochodowy. Może to być konieczne także wówczas, gdy przedsiębiorca przeniósł samochód z majątku firmowego do prywatnego lub gdy zamknął działalność.

W takiej sytuacji przychodu nie rozlicza się tylko, gdy od przeniesienia do majątku prywatnego lub zamknięcia firmy minęło 6 lat licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym działalność została zlikwidowana (lub samochód został wycofany z firmy).

Oprócz tego sprzedaż samochodu firmowego zwykle wymaga doliczenia VAT. Dotyczy to wszystkich przedsiębiorców, którzy używają samochodu w firmie i są czynnymi VAT-owcami. Nie ma znaczenia, czy odliczyli VAT wprowadzając samochód do działalności. Sprzedając samochód VAT-u nie doliczają tylko przedsiębiorcy zwolnieni z VAT.

Odliczanie VAT to skomplikowana kwestia

Ostatnia kwestia, o której warto wspomnieć, to odliczanie VAT od wydatków związanych z samochodem. Przedsiębiorca korzystający z samochodu rozliczanego kilometrówką rozlicza 50% VAT-u od części i serwisu, a od paliwa nie odlicza VAT-u w ogóle (taka możliwość pojawi się w 2015 r.).

Z kolei właściciel samochodu firmowego odlicza 50% VAT-u od wydatków dotyczących samochodu, jeżeli użytkuje pojazd w trybie mieszanym (zarówno do celów prywatnych, jak i firmowych). Jednak w przeciwieństwie do przedsiębiorcy stosującego kilometrówkę, ma on możliwość uzyskania prawa do odliczania 100% VAT. W przypadku samochodów osobowych prawo to jednak trudno uzyskać – trzeba spełnić wszystkie kryteria opisane w tym artykule.

Samochód firmowy czy kilometrówka – księgowi inFakt mogą pomóc

Jak widać, wybierając pomiędzy samochodem firmowym, a kilometrówką trzeba wziąć pod uwagę sporo aspektów. Na szczęście jest prosty sposób, który pomoże sobie z tym poradzić. Wystarczy być użytkownikiem inFakt. Jak to działa?

  • Zakładasz darmowe konto inFakt.pl
  • Wypełniasz dane swojej firmy i uruchamiasz 30-dniowy test
  • Dodajesz pojazd i rozliczasz go jako firmowy lub kilometrówką
  • Dzwonisz lub piszesz do księgowych – zawsze, kiedy masz wątpliwości

Z księgowymi inFakt rozliczanie samochodu jest proste. Najlepiej załóż konto i sprawdź.