Matematyk, który zajmuje się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna z własnej praktyki.

Jakie są najważniejsze obowiązki związane z zatrudnieniem pracownika? Jakie dokumenty przygotować dla zatrudnianego? W tym wpisie przedstawię obowiązki leżące stronie pracodawcy.

Najważniejsze obowiązki związane z zatrudnieniem pracownika, to:

  • przygotowanie umowy o pracę,
  • zgłoszenie pracownika do ZUS na formularzu ZUS ZUA,
  • skierowanie zatrudnionego na badania lekarskie,
  • przeprowadzenie szkoleń BHP,
  • pozyskanie od pracownika danych do rozliczeń: PIT-2, kwestionariusz osobowy.

Umowa o pracę

Pracodawca z zatrudnioną osobą powinien podpisać umowę o pracę, czyli dokument w którym będą zawarte informacje o rodzaju pracy, miejscu i czasie jej wykonywania, wynagrodzeniu, a także wymiarze i terminie jej rozpoczęcia. Jeśli taki dokument nie zostałby sporządzony, to przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca musi potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Przykładowy wzór umowy o pracę można znaleźć tutaj.

Dane o pracowniku

Pracodawca musi mieć konieczne dane do sporządzenia umowy, zgłoszenia pracownika do ZUS, a także wystawienia dla niego np. PIT-11, czy też poprawnego rozliczenia jego podatku.

W tym celu może dać pracownikowi do uzupełnienia kwestionariusz osobowy, czy PIT-2.

Ogólnie pracodawca może żądać od pracownika takich danych, jak:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • datę urodzenia,
  • dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
  • wykształcenie,
  • kwalifikacje zawodowe,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
  • adres zamieszkania,
  • numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  • inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  • wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
  • numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Obowiązki związane z zatrudnieniem pracownika

Zgłoszenie do ZUS

Kolejnym krokiem pracodawcy powinno być zgłoszenie pracownika do ZUS na druku ZUS ZUA. Na dopełnienie tego obowiązku pracodawca ma 7 dni od dnia zatrudnienia.

Badania lekarskie

Przed rozpoczęciem pracy pracownik powinien przejść badania wstępne. Skierowanie na badania otrzymuje od pracodawcy. Badania są wykonywane na koszt pracodawcy, w placówce z którą firma ma podpisaną umowę.

Przepisy określają także wyjątki od tej reguły. Mianowicie nie trzeba kierować na badania pracownika, który jest przyjmowany do pracy u:

  • tego samego pracodawcy po przerwie nie większej niż 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy, na to samo lub podobne stanowisko,
  • innego pracodawcy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

Szkolenia BHP

Pracodawcy nie wolno dopuścić pracownika do pracy bez przeszkolenia w zakresie BHP. Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.

Sprawdź swoją wiedzę na temat:

Obowiązki związane z zatrudnieniem pracownika

Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez ważnych badań lekarskich i bez przeszkolenia w zakresie BHP.

Prawidłowo ! Błędnie

Pracodawca na zgłoszenie pracownika do ZUS ma 7 dni od dnia zatrudnienia.

Prawidłowo ! Błędnie

Pracodawca może żądać od pracownika informacji dotyczących jego miejsca zamieszkania.

Prawidłowo ! Błędnie