Absolwentka Finansów i Rachunkowości oraz Zarządzania na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. W inFakcie pracuje jako Starszy Specjalista ds. księgowości w Dziale Obsługi Przedsiębiorcy i Księgowego. Prywatnie pasjonatka podróży i wycieczek górskich.

Faktura jest najczęstszym dokumentem występującym w transakcjach kupna-sprzedaży pomiędzy przedsiębiorcami. W jakich sytuacjach podatnik powinien wystawić fakturę? Kogo dotyczy obowiązek wystawienia faktury? Po więcej informacji zapraszam do wpisu!

Obowiązek wystawienia faktury – zasady

Co do zasady obowiązek wystawienia faktury należy do przedsiębiorcy, który dokonuje sprzedaży dla firmy. Fakturę należy wystawić w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi sprzedawca zachowuje w swojej dokumentacji. Wystawienie faktury w trzech egzemplarzach dotyczy organów egzekucyjnych i komorników sądowych. W tej sytuacji po jednym egzemplarzu faktury otrzymuje kolejno nabywca, osoba wystawiająca fakturę oraz dłużnik.

Fakturę należy wystawić najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Jest to ogólna zasada, od której istnieją wyjątki, które zostały opisane w art. 106i ustawy o podatku od towarów i usług.

Ile mam czasu na wystawienie faktury?

Obowiązek wystawienia faktury przez czynnego podatnika VAT

Czynny podatnik VAT przed wystawieniem pierwszej faktury z kwotą należnego podatku VAT powinien dokonać zgłoszenia do VAT na formularzu VAT-R. Wniosek należy złożyć w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca zamieszkania podatnika.

Obowiązek wystawienia faktury przez czynnego podatnika VAT występuje w przypadku dokonywania sprzedaży dla firm, jak również osób fizycznych. Przedsiębiorca ma obowiązek zastosować na fakturze odpowiednią stawkę VAT, która obowiązuje przy sprzedaży danego towaru lub wykonaniu danej usługi.

W załącznikach do ustawy o podatku od towarów i usług zostały wymienione towary oraz usługi wraz z oznaczeniem obowiązującej stawki VAT. Załączniki te dostępne są na końcu ustawy.

Obowiązek wystawienia faktury - kogo dotyczy?

Faktura wystawiana przez podatnika zwolnionego z VAT

Nowelizacja przepisów podatkowych w 2013 roku wprowadziła dla podatników zwolnionych z VAT możliwość wystawienia faktury. Fakturę należy wystawić ze stawką VAT z oznaczeniem „zw”.

Podatnicy zwolnieni z VAT przedmiotowo, ze względu na charakter wykonywanych usług powinni zamieścić na fakturze podstawę zwolnienia z VAT. Wszystkie podstawy zwolnienia z VAT dotyczące zwolnienia przedmiotowego wymienione są w art. 43 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku podatników zwolnionych z VAT podmiotowo. Przypomnijmy, że zwolnienie to dotyczy kwoty limitu sprzedaży, której wartość w ciągu roku nie może przekroczyć 200 000 zł. Przedsiębiorca korzystający z podmiotowego zwolnienia z VAT nie ma obowiązku podawać na fakturze podstawy zwolnienia z VAT, nie zostało to jednak zabronione. W tym przypadku podstawą zwolnienia z VAT jest art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

Jak poprawnie wystawiać fakturę bez VAT

Wystawienie faktury do paragonu

Jak już wcześniej o tym pisaliśmy od 1 stycznia 2019 miały zostać wprowadzone zmiany dotyczące wystawiania faktur do paragonu. Zgodnie z zapowiadanymi zmianami sprzedawca będzie mógł wystawić fakturę do paragonu, pod warunkiem, że na paragonie został podany NIP nabywcy. Projekt ustawy można śledzić tutaj.

Zgodnie z ustawą o podatku VAT podatnik ma obowiązek wystawić fakturę do paragonu na żądanie klienta w terminie:

  • nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, pod warunkiem, że żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty;
  • nie później niż 15-tego dnia od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Działalność bez rejestracji a wystawienie faktury

Od 30 kwietnia 2018 podatnicy mogą prowadzić działalność nieewidencjonowaną (działalność bez rejestracji). W ramach tego przywileju osoba fizyczna nie musi zakładać działalności gospodarczej. Warunkiem jest nie przekroczenie w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia oraz nie prowadzenie działalności w okresie ostatnich 60 miesięcy.

W ustawie z dnia z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców w żaden sposób nie uregulowano kwestii ewidencji przychodu przez podatników prowadzących działalność bez rejestracji.
Osoba prowadząca działalność bez rejestracji może być czynnym podatnikiem VAT lub zwolnionym. W związku z czym podatnik ma prawo wystawić fakturę za wykonaną usługę/sprzedany towar. W sytuacji, gdy podatnik prowadzi działalność opodatkowaną, to ma obowiązek naliczać VAT na fakturze, a tym samy zobligowany jest on do składania deklaracji VAT i pliku JPK_VAT.

Jak dokumentować sprzedaż w działalności bez rejestracji?

Sprawdź swoją wiedzę na temat:

Kogo dotyczy obowiązek wystawienia faktury?

Czy korzystając z przedmiotowego zwolnienia z VAT muszę na fakturze podać podstawę zwolnienia z VAT?

Prawidłowo ! Błędnie

Czy wystawiając fakturę do paragonu, muszę na paragonie wskazać nr NIP?

Prawidłowo ! Błędnie

Czy osoba prowadząca działalność bez rejestracji może wystawić fakturę?

Prawidłowo ! Błędnie