Gdy prowadzi się firmę, trudno czasami znaleźć czas, aby śledzić najnowsze przepisy – w końcu często się zmieniają. A gdy zmiany polegają na uproszczeniach (jest takich sporo), rośnie lista czynności, które przedsiębiorcy wykonują… mimo że nie muszą.

Poniżej znajdziecie 5 przykładów czynności, które przedsiębiorcy czasami robią, chociaż nie ma takiej potrzeby.

1. Podpisują faktury i przystawiają na nich pieczątki

Trudno ocenić jak liczna jest rzesza polskich firm, które nadal tracą czas na obrót papierowymi, podpisanymi i opieczętowanymi fakturami. Ale zapewne spora – zeszłoroczny raport „e-Faktura” (PDF) wspominał, że aż 90% nie korzysta z faktur elektronicznych.

Na wszelki wypadek warto wyjaśnić. Od wielu lat ani podpis, ani pieczątka na fakturze nie są konieczne. Na blogu inFaktu pisaliśmy o tym już w 2008 roku. Ponadto, faktury elektroniczne są jak najbardziej zgodne z prawem, a obrót nimi został w 2013 roku uproszczony (m.in. nie jest wymagane potwierdzenie akceptacji faktur elektronicznych przez nabywcę).

Co więcej, obecnie podpis na żadnej fakturze nie jest niezbędny, włączając w to korekty. Nie jest także potrzebny na nocie korygującej.

2. Drukują faktury elektroniczne

Iloma segregatorami pełnymi faktur możecie się pochwalić? Niech zgadnę – wieloma :-) I zapewne są w nich także te faktury, których na papierze do kontrahenta nie wysyłaliście.

Warto wobec tego wiedzieć, że nie ma potrzeby drukowania faktur elektronicznych. Z powodzeniem można je przechowywać tak, jak zostały wystawione – w formie elektronicznej. Rozporządzenie fakturowe wspomina bowiem jedynie, że:

faktury należy przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

A w razie żądania organów podatkowych, trzeba je udostępnić.

3. Wystawiają „oryginał” i „kopię” faktury

Z kwestią przechowywania faktur wiąże się też sprawa oryginału i kopii. Od 2011 r. nie ma potrzeby oznaczania faktur słowami „oryginał” i „kopia”, z których koniecznie pierwsza miała trafiać do nabywcy, a druga zostawać w dokumentacji sprzedawcy. Taki przepis jednak już nie istnieje. Wspomniane rozporządzenie mówi, że:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Mimo tego wielu przedsiębiorców wciąż oznacza faktury w „tradycyjny” sposób (zresztą w inFakcie wciąż jest taka możliwość :-).

4. Przechowują potwierdzenia zapłaty faktur kosztowych

W przeciwieństwie do poprzednich, tym razem mówimy o całkiem świeżej czynności wykonywanej „na wszelki wypadek”. Gromadzenie potwierdzeń zapłaty kosztów wiąże się z nową zasadą, która nakazuje zmniejszać koszty w wyniku zaksięgowanych, a nieopłaconych faktur zakupowych.

Przechowują potwierdzenia opłacenia faktur kosztowych

Tym samym, przedsiębiorca w razie potrzeby musi być w stanie udowodnić, że dany koszt opłacił. Co prawda przepisy nie mówią jak to udowodnić, ale jak łatwo się domyślić, poszerzenie przechowywanej dokumentacji o potwierdzenia zapłaty jest tutaj logicznym rozwiązaniem.

5. Wypełniają i przechowują formularze PIT-5

Z podatkiem dochodowym wiąże się także formularz PIT-5. Od 2007 roku nie ma potrzeby wypełniania i składania deklaracji PIT-5 (L). Każdy przedsiębiorca we własnym zakresie wylicza i odprowadza zaliczki na podatek dochodowy (oczywiście, w tym celu może korzystać z pomocy księgowych). Co ciekawe, mimo braku konieczności składania, deklaracja PIT-5 wciąż jest na porządku dziennym. Przedsiębiorcy drukują ją i przechowują w dokumentacji „na wszelki wypadek”. W inFakcie także można ją wystawiać.

Dlaczego tak się dzieje?

Cóż, zapewne nieustanne drukowanie, podpisywanie, czy pieczętowanie rozmaitych dokumentów oraz inne czynności są wykonywane przez przedsiębiorców niekoniecznie z niewiedzy, a po prostu „na wszelki wypadek”. Kto bowiem miałby czas, aby śledzić, czy pieczątka jest niezbędna, czy może da się bez niej obejść, skoro można ją na wszelki wypadek przystawić na fakturze i po krzyku. Zresztą nic dziwnego, skoro zdarzało się w przeszłości, że sami urzędnicy nie znali przepisów dotyczących podpisywania faktur.

Zresztą przepisy zazwyczaj są skonstruowane w taki sposób, że te zbyteczne czynności w niczym nie szkodzą. Np. faktura opisana jako „oryginał” lub „kopia”, podpisana i opieczętowana, przechowywana w formie papierowej, może być jak najbardziej poprawna, o ile spełnia te warunki, które jednak SĄ niezbędne. Pytanie tylko, czy warto w ten sposób tracić czas, a tym samym pieniądze.