Niektórzy księgowi od niedawna nakazują przedsiębiorcom dostarczanie co miesiąc nie tylko faktur kosztowych, ale także potwierdzeń zapłaty tych faktur. Jaki jest powód tej zmiany? I czy faktycznie istnieje wymóg przechowywania potwierdzeń zapłaty?

Zanim zastanowimy się jakie są powody nowego obowiązku, warto wprost odpowiedzieć na pytanie postawione w tytule tego artykułu:

Nie – nie istnieje formalny wymóg, który nakazywałby przechowywanie potwierdzeń zapłaty kosztów.

Ale mimo tego, takie potwierdzenia zapłaty mogą okazać się bardzo przydatne. Dlaczego?

Nieopłacone wydatki nie mogą stanowić kosztów

Całe zamieszanie z potwierdzeniami zapłaty związane jest głównie z nowym przepisem dotyczącym podatku dochodowego, który wszedł na początku 2013 r. i opisaliśmy go w tym artykule.

W skrócie – kosztem uzyskania przychodu nie może być wydatek, który ujęto wśród kosztów, ale nie został opłacony i minęło:

    1. 30 dni od upływu terminu płatności,

lub

  1. 90 dni od daty ujęcia wydatku w kosztach – w przypadku terminów płatności dłuższych niż 60 dni.

Jeśli upłynął termin z pkt. 1 lub pkt. 2, koszty w przypadającym wówczas okresie trzeba zmniejszyć o kwotę zaległej płatności. Gdy nie ma co pomniejszyć, trzeba zwiększyć przychody za ten okres. Po dokonaniu zapłaty, ponownie zwiększamy koszty za okres przypadający na termin dokonania płatności. Te zasady warto zapamiętać.

Bezpiecznie przechowywane potwierdzenia zapłaty mogą okazać się przydatne

Przechowywanie potwierdzeń zapłaty to nie do końca nadgorliwość, ale raczej dmuchanie na zimne. Przepisy nie określają bowiem w jaki sposób podatnik ma udowodnić, że dany koszt opłacił, ale udowodnienie może być wymagane.

potwierdzenia mogą być przydatne

Można założyć, że gdy na fakturze widnieje informacja, że płatność nastąpiła gotówką – nie będzie problemu. Koszt zapewne zostanie uznany za opłacony. Inaczej jest wówczas, gdy płatność następuje np. kartą kredytową, przelewem, czy przez PayPal. Wówczas, w razie kontroli urzędnicy mogą poprosić o potwierdzenia zapłaty. Jeśli przedsiębiorca gromadził te dokumenty – nie ma problemu. W przeciwnym razie, gorączkowe poszukiwania mogą okazać się niezbędne.

A zatem – nie istnieje wymóg gromadzenia potwierdzeń przelewów, ale na wszelki wypadek – warto to robić.

Przeciągnij i upuść, czyli wygodne załączanie potwierdzeń zapłaty w inFakcie

Przy okazji warto przypomnieć, że w inFakcie do każdego kosztu możesz załączyć dowolną liczbę dokumentów, w tym potwierdzeń zapłaty. W tym celu skorzystaj z wygodnej funkcji „przeciągnij i upuść” (drag and drop). Po prostu „łapiesz” kursorem ikonę z plikiem potwierdzającym przelew, a następnie „upuszczasz” go w obrębie takiego pola:

przeciagnij i upusc

Jak widać, tutaj również znajduje się lista wszystkich załączonych dokumentów.

Macie pytania dotyczące potwierdzeń płatności? Zostawcie w komentarzach :)