Czy faktura musi być podpisana przez sprzedawcę i kupującego? Jakie elementy są obowiązkowe, żeby była ważna?

Faktura VAT jest ważna bez podpisu zarówno wystawcy, jak i odbiorcy oraz bez pieczątki. Kwestię tę poruszamy ze względu na sporą liczbę zapytań, ze strony naszych użytkowników, dotyczących legalności wystawiania takich faktur VAT.

Niektórzy przedsiębiorcy trzymają się przyzwyczajeń sprzed roku 2004 i rozporządzenia Ministra Finansów dotyczącego między innymi wystawiania faktur, kiedy to faktury bez podpisu wystawcy i pieczątki były nieważne. Sytuacja w związku z koniecznością dostosowania polskiego prawa do prawa Unii Europejskiej.

Zarówno prawo polskie jak i dyrektywy Unii Europejskiej mówią, że podpis wystawcy i odbiorcy oraz stawianie pieczątki nie jest na fakturze wymagane i faktura bez podpisu wystawcy i odbiorcy jest poprawna.

Jak wygląda sytuacja od strony prawa polskiego:

Rozporządzenie Ministra Finansów dotyczące m.in. zasad wystawiania faktur jasno precyzuje co powinna zawierać faktura:

• Imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy.
• NIP sprzedawcy i nabywcy.
• Data wystawienia faktury oraz data zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia). W przypadku sprzedaży o ciągłej podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży.
• Nazwę towaru lub usługi.
• Jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług.
• Cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto).
• Wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto.)
• Stawki podatku.
• Sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.
• Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.
• Wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu.
• Kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

Jak wynika z ustawy o podatku od towarów i usług oraz wydane na jej podstawie rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur nie wprowadzone zostały wymagania podpisywania ani tym bardziej stawiania pieczątek na fakturze.

Z czego wynika, że faktury wystawiane za pomocą programu do wystawiania faktur Infakt.pl są wystawiane zgodnie z zaleceniami Ministra Finansów.

Prawo europejskie:

Podatek od towarów i usług jest podatkiem zharmonizowanym w ramach Unii Europejskiej. Z tego względu Polska od momentu wejścia w struktury Wspólnoty musiała dostosować przepisy w zakresie VAT do norm unijnych.

Już w Artykule 22 (3) b – akapit 3 – poprzednio obowiązującej tzw. VI Dyrektywy VAT, jest jasno określone, że państwa członkowskie nie mogą wprowadzać wymogu podpisywania faktur przez przedsiębiorców.

Obecnie obowiązujący Artykuł 229 Dyrektywy 2006/112/UE zabrania państwom członkowskim wprowadzana wymogu podpisywania faktury.

Jak wskazują eksperci z Gazety Prawnej władze skarbowe mają inną możliwość zweryfikowania, czy wskazany na fakturze podmiot istniej, na przykład poprzez funkcjonujący system wymiany informacji tzw. VIES.

Podsumowanie:

Faktury bez podpisu wystawcy i odbiorcy oraz bez pieczątki są ważne. Prawo polskie oraz Unii Europejskiej w tej kwestii jest jasne i przejrzyste. Faktury wystawiane za pomocą programu Infakt.pl są wystawiane zgodnie z zaleceniami Ministra Finansów oraz rozporządzeniami Unii Europejskiej.