Jak zaliczyć świąteczne prezenty lub wigilię pracowniczą w koszty. Kiedy to dozwolone?


5 grudnia 2021 4 min. czytania

Okres świąt Bożego Narodzenia należy do grona wyjątkowych wydarzeń w rocznym kalendarzu. To właśnie wtedy najchętniej obdarowujemy się rozmaitego typu prezentami, również naszych klientów i kontrahentów. Okazuje się jednak, że świat biznesu rządzi się zdecydowanie innymi prawami związanymi z przekazywaniem upominków i podarunków. Wbrew pozorom nierozważne zorganizowanie wigilii dla pracowników i kontrahentów może przyczynić się do problemów dla pracodawcy. Tu jednak istnieją pewne rozwiązania, które będą sprzyjać tego typu działaniom.

Czy możliwe jest zaliczenie świątecznych podarunków dla kontrahentów w koszty?

Już na samym wstępie należy podkreślić, że istnieje realna możliwość, aby zaliczyć część podarunków dla kontrahentów bezpośrednio w koszty firmy. Dotyczy to w szczególności upominków mających na celu propagowanie marki, gdyż dzięki temu zaliczymy je w koszty reklamy. Jednak nie oznacza to, że w dowolny sposób możemy przekazywać podarunki. Faktycznie bowiem takie prezenty jak alkohol słodycze, żywność, czy inne niemające wyraźnego znaku firmy, uznajemy za tzw. wydatki reprezentacyjne. To zaś uniemożliwia zaliczenie ich w koszty uzyskania przychodów firmy. W prawie podatkowym podkreśla się bowiem wyraźną różnicę pomiędzy reklamą (której przysługuje zapisanie w koszty) a reprezentacją (która podobnego prawa nie ma).

Upominki dla kontrahentów a opodatkowanie przychodu

Jeśli przekazujemy prezenty osobom fizycznym, musimy sporządzić deklarację PIT-8C. Wyjątkiem będą pewne stawki kwotowe, które zostaną opisane w kolejnej części artykułu. Jeśli sporządzamy stosowną deklarację, koniecznie musimy o tym poinformować zarówno obdarowanego, jak i urząd skarbowy właściwy dla miejsca zamieszkania obdarowanego podatnika. W związku z tym jako podatnicy jesteśmy zobowiązani do doliczenia prezentu w zakres przychodów, które wskazujemy w zeznaniu rocznym. Oznacza to więc, że od takiego podarunku będzie konieczne opłacenie podatku. Jeśli jednak spełni się określone wymogi związane z kwotami podarunków, możliwe jest zwolnienie z konieczności opłaty podatkowej. Jak to wygląda?

Jakich kwot nie należy przekraczać i kiedy?

W tym miejscu warto wskazać określone kwoty, których nie należy przekraczać, jeśli planujemy podarowanie komuś prezentu. Każda kwota jest limitem przeznaczonym dla konkretnego typu osoby. Jako limity wartości wskazuje się:

  • 10 zł – ta niezwykle niska maksymalna wartość prezentu obowiązuje, jeśli obdarowanego nie ma w ewidencji. Co więcej, obowiązuje tu opodatkowanie VAT, jeśli przedsiębiorca przy nabyciu prezentu miał prawo do odliczenia sobie podatku naliczonego.
  • 100 zł – jeśli jakaś osoba znajduje się w ewidencji firmy, całoroczna pula prezentów nie może przekroczyć tej kwoty. Jeśli to się stanie, będzie konieczne opodatkowanie VAT.
  • 200 zł  – w przypadku osób fizycznych przekroczenie tej wartości zobowiązuje do wypełnienia deklaracji PIT-8. Poniżej tej kwoty nie ma takiego obowiązku. Jeśli zaś prezent jest przeznaczony dla innej firmy, ta dolicza jego wartość do swoich przychodów.

Wliczenie prezentów z logo w koszty

Warto w tym miejscu wskazać wcześniej zaznaczony typ prezentów, które możemy wliczać w koszty prowadzenia działalności. Mowa tu oczywiście o produktach mających wyraźne logo firmy. Tego typu przedmiot możemy uznać jako formę reklamy i promocji marki. Co za tym idzie, istnieje możliwość wliczenia ich w koszty uzyskania przychodów. Dlaczego? Ustawowo przyjmuje się, że reklama ma na celu zwiększenie sprzedaży i właśnie przychodów firmy. Oznacza to, że stawianie na podarunki opatrzone logo firmy to doskonały sposób nie tylko na uniknięcie dodatkowych opłat podatkowych, ale również i na promowanie swojej marki. Tu jednak należy zaznaczyć, że taki gadżet jest związany ograniczeniami charakterystycznymi dla opisanych wcześniej 200 złotych wartości upominku. Zwolnienie nie dotyczy również obdarowania pracowników.

Kiedy spotkanie wigilijne z kontrahentami możemy wliczyć w koszty?

Jeśli organizujemy wigilię firmową dla kontrahentów, możemy wykorzystać tę okazję do zbudowania lepszego wizerunku firmy. Jeśli jednak ma to oznaczać spędzenie czasu w miłej atmosferze, nie będziemy mogli zaliczyć tego do wydatków naszej firmy. Odliczenie od kosztów prowadzenia działalności jest dopuszczalne w określonych warunkach, które uwzględnia Minister Finansów. Mowa tu o sytuacji, w której celem takiego spotkania wigilijnego jest omówienie spraw biznesowych. Wśród nich wymienia się:

  • podsumowanie mijającego roku;
  • przedstawienie celów współpracy z kontrahentami na nadchodzących rok rozliczeniowy;
  • omawianie aktualnych interesów i planowanych przedsięwzięć.

Dzięki temu rozwiązaniu nie będzie konieczności opodatkowania organizowanego spotkania. Należy jednak pamiętać o tym, aby faktycznie miało ono wspomniany wyżej charakter, aby nic nie stało na przeszkodzie w organizacji spotkania wigilijnego.

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu