Absolwentka kierunku Matematyka w finansach i ekonomii na Politechnice Krakowskiej. W inFakcie zajmuje stanowisko Eksperta ds. księgowości. Czas wolny spędza głównie w gronie znajomych. Lubi podróżować, gotować, a także muzykę punk rockową i musicale.

Kasa fiskalna to dla przedsiębiorcy nie tylko obowiązki, ale także przywileje. Pierwszym plusem są korzyści finansowe przy zakupie urządzenia. Posiadanie kasy fiskalnej oznacza usprawnienie procesu ewidencjonowania sprzedaży oraz łatwość wykrycia ewentualnych nieprawidłowości związanych ze stanem towarów. Paragon wydany konsumentowi buduje zaufanie, co skutkuje zwiększeniem przychodów w przyszłości.
Patrząc z szerszej perspektywy kasa fiskalna nie taka straszna jak ją malują. Sprawdź jak rozliczyć jej zakup w aplikacji inFakt.

Obowiązek rejestracji kasy fiskalnej

Jeżeli w ramach działalności wykonywane są czynności tylko i wyłącznie na rzecz innych firm to kasa fiskalna nas nie dotyczy. Dla naszych kontrahentów wystawiamy wówczas faktury. Dokonując sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych trzeba liczyć się z potencjalnym obowiązkiem rejestracji kasy fiskalnej:

Limit sprzedaży jest przeliczany proporcjonalnie do liczby dni w roku, w których prowadzona jest działalność – sprawdź jak obliczyć limit zwolnienia z kasy. Do momentu przekroczenia wspomnianej kwoty można prowadzić ewidencję bezrachunkową i nie wystawiać dla osób fizycznych żadnych dokumentów potwierdzających dokonanie transakcji.

Wydatek na kasę rejestrującą kosztem podatkowym

Zakup kasy fiskalnej wraz z przeprowadzoną fiskalizacją można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na podstawie faktury. W aplikacji taki wydatek należy dodać przez zakładkę “Dodaj koszt firmy”.

Kasa fiskalna – kiedy można odliczyć VAT

Oczywiście od zakupu kasy fiskalnej przedsiębiorca ma również prawo odliczenia podatku VAT. Należy tego dokonać w rozliczeniu za miesiąc, w którym otrzymamy fakturę lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych. Odliczając VAT od zakupu kasy rejestrującej nie ma znaczenia, w którym miesiącu/kwartale rozpoczniemy ewidencjonowanie sprzedaży na kasie.

Sezonowe imprezy plenerowe a kasa fiskalna

Kiedy rozpocząć używanie kasy fiskalnej?

Po przekroczeniu limitu obrotów powstaje obowiązek instalacji kasy fiskalnej w okresie dwóch miesięcy począwszy od miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie.

Jeżeli przedsiębiorca decyduje się na wykonywanie czynności bezwzględnie wykluczonych ze zwolnienia z kas rejestrujących obowiązek jej używania w firmie pojawia się od razu. Poczynając od pierwszej takiej sprzedaży trzeba ewidencjonować ją na kasie fiskalnej.

Ile możemy odliczyć z tytułu ulgi na zakup kasy fiskalnej?

Nabywając kasę fiskalną warto skorzystać z tzw. ulgi na zakup kasy fiskalnej. Przedsiębiorcy rozpoczynający używanie w firmie kasy rejestrującej mogą uzyskać zwrot kosztów w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Trzeba mieć na uwadze, że ulgę można uzyskać wyłącznie na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania. Oznacza to, że jeżeli w przyszłości w wyniku rozwoju działalności będziemy potrzebować kolejnych kas fiskalnych nie nabywamy ponownego prawa do rozliczenia ulgi na ich zakup.

Przykład:
Przy założeniu, że za kasę fiskalną zapłaciliśmy:

  • 500 zł → odliczymy 450 zł,
    90% · 500 zł = 450 zł,
    450 zł < 700 zł;
  • 700 zł → odliczymy 630 zł,
    90% · 700 zł = 630 zł,
    630 zł < 700 zł;
  • 900 zł → odliczymy 700 zł,
    90% · 900 zł = 810 zł, ale
    810 zł > 700 zł.

Rozliczenie ulgi na zakup kasy fiskalnej – formalności

Aby móc skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej przedsiębiorca powinien dopełnić następujących formalności:

  • złożyć pismo skierowane do naczelnika właściwego urzędu skarbowego (określić liczbę kas w firmie oraz adresy ich instalacji) – jeszcze przed rozpoczęciem ewidencjonowania przy zastosowaniu kas fiskalnych;
  • rozpocząć ewidencjonowanie przy użyciu kas fiskalnych w odpowiednim terminie (szczegóły powyżej);
  • posiadać dowód zapłaty całej należności za kasy rejestrujące.

Jeżeli natomiast choć jeden z warunków nie został spełniony, a przedsiębiorca odliczył ulgę na zakup kasy fiskalnej może zostać zobligowany do zwrotu tych pieniędzy na rachunek właściwego urzędu skarbowego.

Kiedy można odliczyć ulgę na zakup kasy fiskalnej?

Jeżeli wszystkie formalności zostaną dopełnione mamy możliwość ubiegania się o zwrot środków za zakup kasy fiskalnej. Trzeba pamiętać, że takie prawo przysługuje nie wcześniej, niż w deklaracji VAT za okres, w którym rozpoczynamy ewidencjonowanie sprzedaży na kasie rejestrującej.
Nie ma natomiast przeciwwskazań by ulgę na kasę rozliczyć w późniejszych deklaracjach VAT.

Rozliczenie ulgi na zakup kasy fiskalnej w aplikacji inFakt

Po spełnieniu warunków uprawniających do skorzystania z przywileju rozliczenia ulgi na kasę fiskalną należy w odpowiedni sposób ująć jej zakup w aplikacji inFakt.

Schemat rozliczenia ulgi na zakup kasy fiskalnej uzależniony jest od tego, czy w danym okresie rozliczeniowym podatek należny jest wyższy od podatku naliczonego (występuje kwota podatku do zapłaty) czy też podatek należny jest równy lub niższy od podatku naliczonego.

Na przykładach pokażemy jak rozliczyć zakup kasy fiskalnej w aplikacji. Rozważmy następujące przypadki:

1. Podatek VAT do zapłaty

Zgodnie z przepisami kwota odliczenia w danym okresie rozliczeniowym nie może być wyższa od różnicy między kwotą podatku należnego (VAT od sprzedaży), a kwotą podatku naliczonego (VAT od zakupów).

Jeżeli zatem mamy nadwyżkę podatku należnego (do zapłaty) o wartości równiej (bądź większej) 700 zł to będzie można odliczyć całość ulgi na kasę od razu.

W sytuacji, gdy z bieżącej deklaracji wychodzi mniej niż 700 zł podatku VAT do zapłaty należy odliczyć całą tą kwotę do zapłaty. Oznacza to, że po odliczeniu części ulgi na kasę zobowiązanie podatkowe z tytułu podatku VAT za dany okres rozliczeniowy wyniesie 0 zł. W kolejnych deklaracjach będzie można odliczyć pozostałą wartość ulgi na kasę. Kwotę ulgi wpisujemy w polu 52 w deklaracji VAT-7 (17).

Przykład – schemat rozliczenia ulgi na zakup kasy fiskalnej w aplikacji inFakt, przy następujących założeniach:

  • wartość kasy 900 zł – pozwala na rozliczenie 700 zł ulgi;
  • podatek VAT do zapłaty wynikający z bieżącej deklaracji w wysokości 700 zł;
  • rozliczenie miesięczne.

W przypadku podatku VAT do zapłaty w wysokości 700 zł (lub więcej) wynikającego z bieżącej deklaracji, aby odliczyć ulgę na kasę fiskalną w aplikacji należy dokonać następujących czynności:

  • wejść w zakładkę „Ustawienia”, wybrać opcję „Faktury” → „Ogólne”, a następnie edytować „Ustawienia księgowe” i przy opcji „Wyświetlanie możliwości nieuwzględniania faktury w PIT” wybrać „Tak” , zapisać zmiany;
  • przejść do zakładki „Dodaj koszt firmy”, w opisie kosztu zaznaczyć, że jest to zapis techniczny pozwalający uwzględnić ulgę na zakup kasy fiskalnej w deklaracji VAT, jako datę wybrać ostatni dzień danego miesiąca;
  • wpisać kwotę netto 3 043,48 zł (kwota wynika z obliczenia 23% z 3 043,48 =700 zł ), jako stawkę VAT wybrać 23% (kwota VAT to 700 zł) oraz zaznaczyć opcję „Nie uwzględniaj do podatku dochodowego”;
  • wydrukować deklarację VAT-7;
  • przepisać deklarację w następujący sposób: o kwotę zwrotu należy pomniejszyć pole 46 (700 zł) w deklaracji VAT-7(17), tą kwotę trzeba przepisać do pola 52, pole 45 należy natomiast pomniejszyć o kwotę netto za kasę (3 043,48 zł).

Analogicznie postępujemy rozliczając się z podatku VAT kwartalnie. Numery pól na deklaracji VAT-7K(10), które należy przepisać są następujące: o kwotę zwrotu pomniejszamy pole 45, a powiększamy pole 50. Pole 44 pomniejszamy wówczas o kwotę netto z faktury technicznej.

Jeżeli natomiast podatek VAT do zapłaty wynikający z bieżącej deklaracji jest niższy niż 700 zł to mamy prawo rozliczenia tylko wartości równej kwocie podatku z danego okresu. W takiej sytuacji trzeba wprowadzić fakturę techniczną o niższej wartości (tak aby wartość VAT na fakturze technicznej była równa kwocie możliwej do odliczenia).

2. Podatek VAT do zwrotu lub wartość podatku VAT należnego równa jest wartości podatku VAT naliczonego

W przypadku, gdy kwota podatku naliczonego jest większa albo równa kwocie podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym można odliczyć tylko część ulgi na kasę. Kwota zwrotu w bieżącej deklaracji nie może przekroczyć równowartości:

  • 25% z 90% ceny netto zakupu kasy fiskalnej, nie więcej niż 175 zł – stosując rozliczenie miesięczne;
  • 50% z 90% ceny netto zakupu kasy fiskalnej, nie więcej niż 350 zł – przy rozliczeniu kwartalnym.

Można wówczas odliczyć tylko część ulgi na kasę i wpisać ją w polu 55 na deklaracji VAT-7 (17).

Rozliczając część przysługującej kwoty ulgi na kasę fiskalną w danej deklaracji VAT mamy prawo do rozliczenia różnicy w kolejnych okresach rozliczeniowych. Trzeba jednak zwrócić uwagę na to, czy w następnych deklaracjach VAT będziemy mieć do czynienia z takim samym schematem rozliczenia ulgi na kasę fiskalną bowiem sposób rozliczenia również będzie uzależniony od zobowiązań w podatku VAT (czy wystąpi VAT do zwrotu czy do zapłaty).

Przykład – schemat rozliczenia ulgi na zakup kasy fiskalnej w aplikacji inFakt, przy następujących założeniach:

  • wartość kasy 900 zł – pozwala na rozliczenie 700 zł ulgi;
  • podatek VAT wynikający z bieżącej deklaracji – do zwrotu;
  • rozliczenie miesięczne.

W tym przypadku wartość podatku naliczonego jest większa od wartości podatku należnego, przy rozliczeniu miesięcznym kwota zwrotu w danym okresie rozliczeniowym nie może być większa niż 175 zł.

W aplikacji należy wykonać następujące kroki:

  • włączyć opcję „Wyświetlanie możliwości nieuwzględniania faktury w PIT”;
  • dodać nową fakturę techniczną (koszty firmowe) z opisem „rozliczenie ulgi na zakup kasy fiskalnej” i datą ostatniego dnia miesiąca;
  • wpisać następujące wartości: kwota netto 760,90 zł ( kwota wynika z obliczenia 23% z 760,90 zł = 175 zł ), stawka VAT 23% (kwota VAT 175 zł) i zaznaczyć opcję nieuwzględniania faktury w PIT;
  • wydrukować deklarację VAT-7(17) i przepisać ręcznie: pomniejszyć pole 45 o wartość 760,90 zł, a pole 46 pomniejszyć o kwotę 175 zł. Pole 55 trzeba natomiast powiększyć o kwotę 175 zł.

W przypadku rozliczenia kwartalnego rozliczenie ulgi na kasę fiskalną w aplikacji jest analogiczne. Zakładając, że odliczamy w danym kwartale kwotę 350 zł należy wprowadzić fakturę techniczną (z zaznaczeniem opcji „nie uwzględniaj do podatku dochodowego”) z następującymi wartościami: kwota netto 1521,74 zł ( kwota wynika z obliczenia 23% z 1521,75 zł = 350 zł ), stawka VAT 23% (350 zł). O kwotę zwrotu 350 zł należy pomniejszyć pole 45 w deklaracji VAT-7K (10), przepisujemy tą kwotę do pola 53. Pole 44 natomiast trzeba pomniejszyć o kwotę netto z faktury technicznej (1521,75 zł).

Podsumowując możemy stwierdzić, że jeśli podatek VAT do zapłaty jest wyższy bądź równy 700 zł to można odliczyć całość ulgi na kasę od razu. W każdym innym przypadku możliwe będzie odliczenie tylko części ulgi na kasę w bieżącej deklaracji VAT. Pozostałą wartość należy bowiem odliczyć w kolejnych okresach rozliczeniowych.

Kasa fiskalna w firmie – obowiązki przedsiębiorcy

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy tylko potrzebujesz
  • Czytaj praktyczny newsletter
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto

Jeżeli potrzebujesz pomocy przy rozliczeniu ulgi na kasę w aplikacji inFakt napisz na adres: info@infakt.pl.