Odpowiednie dokumentowanie sprzedaży to obowiązek spoczywający na większości przedsiębiorców. To jaki dokładnie dokument należy wystawić zależy jednak od pewnych czynników, m.in. od tego kto jest nabywcą. Przepisy szczegółowo definiują zasady odnoszące się do dokumentowania transakcji określając, kto i w jakiej sytuacji wystawia dany dokument.

Faktury dla większości przedsiębiorców

Kwestia wręczenia odpowiedniego dokumentu nabywcy może być wątpliwa szczególnie dla początkujących przedsiębiorców. Należy jednak wiedzieć, że jest kilka podstawowych sposobów dokumentowania transakcji. Większość polskich przedsiębiorców posługuje się fakturami. Taki obowiązek mają:

  • VAT-owcy – każdorazowo jeśli klientem jest inna firma, a także na żądanie osoby prywatnej,
  • firmy zwolnione z VAT – tylko w sytuacji, gdy poprosi o to nabywca.

Fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została wykonana usługa lub dostarczono towar, ewentualnie nastąpiła zapłata (jeśli miała miejsce szybciej). Oprócz tego fakturę można wystawić wcześniej – maksymalnie na 30 dni przed sprzedażą lub otrzymaniem płatności. W takiej sytuacji dokument traktuje się jak swego rodzaju wezwanie do zapłaty. Inne niż wymienione terminy fakturowania zależne są rodzajów transakcji i dotyczą m.in. sprzedaży i druku książek.

Rachunek dotyczy mniejszego grona podmiotów

Jak było wspominane obowiązek dokumentowania transakcji przy użyciu faktur dotyczy również firm zwolnionych z VAT. Do końca 2013 r. mogły jednak posługiwać się one rachunkami. Obecnie wystawianie rachunków odnosi się do znaczenie węższej grupy podmiotów, np.

  • zarabiających na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło,
  • osiągających przychody z działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej,
  • duchownych.

Rachunek należy wystawić do 7 dni od momentu wydania towaru lub wykonania usługi. W przypadku, kiedy prośba o rachunek pojawiła się już po przeprowadzeniu transakcji – sprzedawca ma obowiązek jego wystawienia w ciągu 7 dni od pojawienia się takiej prośby. Przedsiębiorca nie musi wystawiać rachunku jeśli nabywca wyraził chęć jego otrzymania po upływie trzech miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę. Jeżeli jednak chce może to zrobić – zależy to tylko od jego woli.

Kto musi wręczyć nabywcy paragon?

W przypadku sporej liczby przedsiębiorców może się pojawić konieczność instalacji kasy fiskalnej i wręczania klientom paragonów. Zgodnie z przepisami konieczność ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej dotyczy sprzedaży usług i towarów osobom prywatnym. Co za tym idzie, paragonów nie trzeba wręczać nabywcom, którzy prowadzą działalność gospodarczą.

Istnieje także możliwość zwolnienia z tego obowiązku nawet przy transakcjach z osobami prywatnymi. Może to wynikać przede wszystkim z limitu sprzedaży na rzecz osób prywatnych – 20 tys. zł rocznie. Do tego limitu nie wlicza się sprzedaży zwolnionej odgórnie. Zwolnienie z obowiązku instalacji kasy fiskalnej może również dotyczyć:

  • charakteru działalności (m.in. usługi kurierskie i pocztowe),
  • sposobu zapłaty i ewidencjonowania tego faktu (np. płatności za usługę dokonano na rachunek bankowy przedsiębiorcy, który prowadzi ewidencję pozwalającą połączyć zapłatę z transakcją).

W przypadku, gdy przedsiębiorca nie korzysta ze zwolnienia zobowiązany jest do instalacji i używania kasy fiskalnej. Wiąże się z tym szereg obowiązków, jak choćby wydawanie paragonów, wykonywanie raportów czy zlecenie uprawnionemu serwisowi wykonania przeglądu technicznego kasy. Należy także pamiętać o konieczności wydania paragonu w chwili otrzymania zapłaty, niezależnie od tego czy klient sobie tego życzy, czy nie.

Oprócz paragonu kupujący może jednak zażądać faktury i wówczas sprzedawca musi mu ją wydać. Trzeba jednak pamiętać, że nabywca na wyrażenie takiego żądania ma trzy miesiące licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Po tym terminie faktury nie trzeba wystawiać. Co więcej podstawą wydania faktury jest dostarczenie paragonu odnoszącego się do konkretnej transakcji.

Za niewystawienie faktury, rachunku czy paragonu grożą kary

Niewystawienie odpowiedniego dokumentu może się skończyć dla przedsiębiorcy dotkliwą karą, np. jeśli nie wyda paragonu grozi mu najczęściej mandat w maksymalnej kwocie 3200 zł. Z kolei niewydanie faktury może zostać uznane za przestępstwo lub wykroczne skarbowe, zagrożone grzywną. Jak przedstawia się to w kontekście wysokości kar?

Otóż za wykroczenie przedsiębiorca może zapłacić od 168 zł do 33,6 tys. zł. Dotkliwsze sankcje grożą za czyn zakwalifikowany jako przestępstwo. W tym przypadku sąd może ukarać firmę firmę grzywną o minimalnej wysokości 533,33 zł, zaś maksymalną 15 mln 359 tys. zł. W pewnych sytuacjach możliwe jest nawet skazanie na więzienie. Warto przy tym pamiętać, że ustalając wysokość kary sąd bierze pod uwagę dochody przedsiębiorcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe.