Większość przedsiębiorców wystawia faktury lub drukuje paragony i nie prowadzi dodatkowej ewidencji sprzedaży. Nie ma bowiem takiej potrzeby, gdyż każdy udokumentowany przychód trafia np. do KPiR i zostaje rozliczony. Są jednak takie sytuacje, w których sprzedaż należy zapisywać w specjalnych ewidencjach.

1. Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej

Standardowo czynni podatnicy VAT wystawiają faktury zawsze wtedy, gdy nabywcą jest inny przedsiębiorca, a także na życzenie konsumentów (osób nieprowadzących działalności). Z kolei potoczni „nievatowcy”, czyli zwolnieni z VAT wystawiają faktury tylko na życzenie – w ich przypadku nie ma znaczenia kto jest klientem.

Do tego dochodzą paragony, które przedsiębiorcy muszą drukować i wręczać wszystkim klientom, którzy nie zgłoszą, że zakup jest „na firmę”. Oczywiście o ile sprzedawca nie korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej.

Z powyższych zasad można wywnioskować, że istnieją sytuacje, w których nie wystawia się ani faktury, ani nie wręcza się paragonu. Dzieje się tak np. gdy sprzedawca to VAT-owiec zwolniony z kasy fiskalnej, a nabywca to konsument, który nie prosi o fakturę. Taka sprzedaż bywa nazywana sprzedażą bezrachunkową.

VAT-owiec taką sprzedaż ujmuje w rejestrze sprzedaży VAT i przenosi z niego do KPiR. Natomiast przedsiębiorca zwolniony z VAT musi prowadzić do celów takiej sprzedaży specjalną ewidencję sprzedaży bezrachunkowej. Może ją sporządzać i zapisywać w KPiR codziennie lub raz na koniec miesiąca. W przypadku sprzedaży poza miejscem przechowywania księgi przychodow i rozchodów (np. na targowisku) trzeba pamiętać, by taką ewidencję sprzedaży mieć przy sobie na wypadek doraźnej kontroli.

Więcej na temat sprzedaży berachunkowej i ewidencji, która się z nią wiąże, można dowiedzieć się z tego artykułu.

2. Ewidencja sprzedaży do celu zwolnienia z VAT

Odrębna ewidencja dotyczy zwolnienia z VAT. Spora część przedsiębiorców korzysta ze zwolnienia z VAT na podstawie limitu sprzedaży wynoszącego 150 tys. zł rocznie. W momencie przekroczenia tego limitu niezbędna jest rejestracja do VAT oraz dopełnianie obowiązków, które się z tym wiążą, m.in. trzeba zacząć doliczać VAT do sprzedaży.

Precyzyjne określenie momentu przekroczenia 150 tys. zł sprzedaży jest o tyle ważne, że nie można dokonać nawet jednej transakcji przekraczającej limit bez dokonania rejestracji. Jak łatwo się domyślić, jest to możliwe tylko dzięki prowadzeniu ewidencji sprzedaży.

zwolnienia z VAT

Ewidencja sprzedaży do celów VAT różni się od ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, ponieważ zawiera więcej transakcji. Do tej ewidencji należy wpisywać każdą sprzedaż, która jest zwolniona z VAT-u na podstawie limitu 150 tys. zł rocznie i bierze się ją pod uwagę ustalając limit. Nie ma znaczenia, czy ta sprzedaż jest dokumentowana fakturą, paragonem, czy też w ogóle nie jest dokumentowana.

W tym artykule opisaliśmy, które transakcje NIE są brane pod uwagę przy obliczaniu limitu, więc w tej ewidencji sprzedaży nie są ujmowane.

3. Ewidencja sprzedaży do celu zwolnienia z kasy fiskalnej

Trzeci rodzaj powszechnie występującej ewidencji sprzedaży dotyczy zwolnienia z kasy fiskalnej. Zwolnienie to opiera się na dwóch kryteriach.

Przedsiębiorca świadczący usługi lub sprzedający towary wysyłkowo jest zwolniony z kasy fiskalnej, jeżeli:

  1. każda płatność następuje na rachunek bankowy sprzedawcy (np. przelewem internetowym),
  2. przedsiębiorca prowadzi ewidencję sprzedaży, której zapisy pozwalają połączyć konkretne transakcje z konkretnymi płatnościami (uwaga – w przypadku sprzedaży wysyłkowej niezbędne są także adresy nabywców).

Taka ewidencja sprzedaży to zarazem dowód potwierdzający prawo do zwolnienia z kasy fiskalnej. Ewidencji nie trzeba drukować – może być prowadzona również w formie elektronicznej, np. w Google Docs. Trzeba jednak móc ją przedstawić urzędnikom na wypadek kontroli.

Chcesz mieć zaksięgowane przychody w prosty sposób?

Sprawdź, jak łatwo wystawisz e-fakturę

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.