Jak ewidencjonować sprzedaż, do której nie była wystawiona ani faktura, ani paragon fiskalny?

Większość przedsiębiorców wystawia faktury lub drukuje paragony i nie prowadzi dodatkowej ewidencji sprzedaży. Nie ma bowiem takiej potrzeby, gdyż każdy udokumentowany przychód trafia np. do KPiR i zostaje rozliczony. Są jednak takie sytuacje, w których sprzedaż należy zapisywać w specjalnych ewidencjach.

1. Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej

Standardowo czynni podatnicy VAT wystawiają faktury zawsze wtedy, gdy nabywcą jest inny przedsiębiorca, a także na życzenie konsumentów (osób nieprowadzących działalności). Z kolei potoczni „nievatowcy”, czyli zwolnieni z VAT wystawiają faktury tylko na życzenie – w ich przypadku nie ma znaczenia kto jest klientem.

Do tego dochodzą paragony, które przedsiębiorcy muszą drukować i wręczać wszystkim klientom, którzy nie zgłoszą, że zakup jest „na firmę”. Oczywiście o ile sprzedawca nie korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej.

Z powyższych zasad można wywnioskować, że istnieją sytuacje, w których nie wystawia się ani faktury, ani nie wręcza się paragonu. Dzieje się tak np. gdy sprzedawca to VAT-owiec zwolniony z kasy fiskalnej, a nabywca to konsument, który nie prosi o fakturę. Taka sprzedaż bywa nazywana sprzedażą bezrachunkową.

VAT-owiec taką sprzedaż ujmuje w rejestrze sprzedaży VAT i przenosi z niego do KPiR. Natomiast przedsiębiorca zwolniony z VAT musi prowadzić do celów takiej sprzedaży specjalną ewidencję sprzedaży bezrachunkowej. Może ją sporządzać i zapisywać w KPiR codziennie lub raz na koniec miesiąca. W przypadku sprzedaży poza miejscem przechowywania księgi przychodow i rozchodów (np. na targowisku) trzeba pamiętać, by taką ewidencję sprzedaży mieć przy sobie na wypadek doraźnej kontroli.

Więcej na temat sprzedaży berachunkowej i ewidencji, która się z nią wiąże, można dowiedzieć się z tego artykułu.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Celina Rus

9.5 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Jadwiga Troczyńska

9.8 Znakomity

Cena od 220 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Izabela Tomczak-Dogońska

9.9 Znakomity

Cena od 298 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

2. Ewidencja sprzedaży do celu zwolnienia z VAT

Odrębna ewidencja dotyczy zwolnienia z VAT. Spora część przedsiębiorców korzysta ze zwolnienia z VAT na podstawie limitu sprzedaży wynoszącego 150 tys. zł rocznie. W momencie przekroczenia tego limitu niezbędna jest rejestracja do VAT oraz dopełnianie obowiązków, które się z tym wiążą, m.in. trzeba zacząć doliczać VAT do sprzedaży.

Precyzyjne określenie momentu przekroczenia 150 tys. zł sprzedaży jest o tyle ważne, że nie można dokonać nawet jednej transakcji przekraczającej limit bez dokonania rejestracji. Jak łatwo się domyślić, jest to możliwe tylko dzięki prowadzeniu ewidencji sprzedaży.

Ewidencja sprzedaży do celów VAT różni się od ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, ponieważ zawiera więcej transakcji. Do tej ewidencji należy wpisywać każdą sprzedaż, która jest zwolniona z VAT-u na podstawie limitu 150 tys. zł rocznie i bierze się ją pod uwagę ustalając limit. Nie ma znaczenia, czy ta sprzedaż jest dokumentowana fakturą, paragonem, czy też w ogóle nie jest dokumentowana.

W tym artykule opisaliśmy, które transakcje NIE są brane pod uwagę przy obliczaniu limitu, więc w tej ewidencji sprzedaży nie są ujmowane.

3. Ewidencja sprzedaży do celu zwolnienia z kasy fiskalnej

Trzeci rodzaj powszechnie występującej ewidencji sprzedaży dotyczy zwolnienia z kasy fiskalnej. Zwolnienie to opiera się na dwóch kryteriach.

Przedsiębiorca świadczący usługi lub sprzedający towary wysyłkowo jest zwolniony z kasy fiskalnej, jeżeli:

1. każda płatność następuje na rachunek bankowy sprzedawcy (np. przelewem internetowym),
2. przedsiębiorca prowadzi ewidencję sprzedaży, której zapisy pozwalają połączyć konkretne transakcje z konkretnymi płatnościami (uwaga – w przypadku sprzedaży wysyłkowej niezbędne są także adresy nabywców).

Taka ewidencja sprzedaży to zarazem dowód potwierdzający prawo do zwolnienia z kasy fiskalnej. Ewidencji nie trzeba drukować – może być prowadzona również w formie elektronicznej, np. w Google Docs. Trzeba jednak móc ją przedstawić urzędnikom na wypadek kontroli.