Zazwyczaj wykonanie usługi czy sprzedaż towaru wiążą się z koniecznością wystawienia nabywcy faktury lub paragonu. Ale nie zawsze. Czasami zdarzają się takie transakcje, które nie wymagają wręczenia nabywcy żadnego dokumentu. Ten typ sprzedaży niekiedy określa się mianem bezrachunkowej. Jak należy ją dokumentować?

Co to jest sprzedaż bezrachunkowa?

Sprzedaż bezrachunkowa, czyli taka, w której klientowi nie wręcza się żadnego dokumentu potwiedzającego transakcję ma miejsce w dwóch sytuacjach:

  1. Sprzedawca jest zwolniony z VAT i z kasy fiskalnej – nabywca-osoba prywatna nie żąda faktury (dawniej rachunku).
  2. Sprzedawca jest zwolniony z kasy fiskalnej – nabywca jest osobą prywatną i nie żąda faktury.

Co za tym idzie, sprzedaż bezrachunkowa jest powiązana ze zwolnieniem z kasy fiskalnej i ze zwolnieniem z VAT. Któreś z tych zwolnień musi występować, aby doszło do takiej sytuacji. Być może są to wąskie sytuacje, ale zdarzają się, ponieważ zwolnienie z kasy fiskalnej jak najbardziej można uzyskać, choćby na podstawie sposobu zapłaty za sprzedaż wysyłkową lub usługę.

Dokumentowanie sprzedaży bezrachunkowej jest różne i zależy od tego czy sprzedawca jest zarejestrowany jako VAT-owiec, czy też korzysta ze zwolnienia.

Jak firma zwolniona z VAT powinna dokumentować sprzedaż bezrachunkową?

Firmy posiadające zwolnienie z VAT oraz obowiązku stosowania kasy fiskalnej mają do wyboru jeden z dwóch sposobów na dokumentowanie sprzedaży niepoświadczonej żadnym dokumentem:

  • codzienne wystawianie i księgowanie dowodu wewnętrznego w KPiR,
  • prowadzenie ewidencji sprzedaży i comiesięczne księgowanie przychodów w KPiR.

W pierwszym przypadku należy pamiętać o dokonywaniu zapisu na koniec dnia, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu kolejnym. Ten system może być dla przedsiębiorcy bardzo kłopotliwy jeśli korzysta on z usług biura rachunkowego, które przechowuje KPiR. W takiej sytuacji zdecydowanie wygodniejszym rozwiązaniem jest prowadzenie ewidencji w systemie miesięcznym. W tym przypadku nie sporządza się dowodów wewnętrznych.

Sprzedaż bezrachunkowa ujmowana jest bowiem w ewidencji bez konieczności wystawiania dodatkowych dokumentów. Prowadząc ewidencję sprzedaży, przedsiębiorca może dokonywać zapisów dotyczących przychodu, w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca. Ile czasu ma osoba prowadząca działalność na ujęcie ewidencji w KPiR? Obowiązkiem przedsiębiorcy jest zrobić to do 20. dnia kolejnego miesiąca. Zapisów dokonuje się oczywiście za miesiąc poprzedni.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej – co powinna zawierać?

Prowadząc wspomnianą ewidencję przedsiębiorca powinien pamiętać o koniecznych elementach, które zobligowany jest w niej zawrzeć. Co za tym idzie taki dokument powinien posiadać:

  • numer porządkowy lub okres (np. konkretny miesiąc),
  • datę uzyskania przychodu,
  • kwotę przychodu, który nie został udokumentowany.

Przedsiębiorca ma obowiązek zbroszurować ewidencję sprzedaży i ponumerować jej karty. Co za tym idzie można np. Wydrukować ewidencję z już z ponumerowanymi stronami lub ponumerować je ręcznie, i zszyć wszystko razem. Firmy nie mają obowiązku zgłaszania ewidencji do urzędu skarbowego. Z zastrzeżeniem, że jeśli dojdzie do kontroli to urzędnicy mają prawo sprawdzić, czy przedsiębiorca terminowo ją prowadzi.

Istnieje możliwość połączenia ewidencji sprzedaży bezrachunkowej z tzw. ewidencją uproszczoną VAT, zawierającą sprzedaż narastająco w danym roku podatkowym, która pozwala przedsiębiorcy na określenie momentu przekroczenia limitu powodującego utratę zwolnienia z VAT. Nie ma jednak takiego obowiązku.

Sprzedaż bezrachunkowa u VAT-owca

Jak przedstawia się kwestia dokumentowania sprzedaży bezrachunkowej w przypadku firm będących czynnymi podatnikami VAT?

Znacznie prościej, ponieważ w tym przypadku nie jest wymagane prowadzenie osobnej ewidencji służącej tylko sprzedaży bezrachunkowej. Tego rodzaju transakcje można zapisywać w rejestrze sprzedaży VAT, z którego wartość przepisuje się do KPiR.