Register modal

Większość przedsiębiorców wykorzystuje w swojej firmie samochód, który jest podstawowym narzędziem do wykonywania pracy. Sposób użytkowania pojazdów może być różny w zależności od indywidualnych potrzeb firmy. Czym różnią się od siebie kilometrówki, które czasami przedsiębiorca musi prowadzić?

Dwa rodzaje kilometrówek – różne cele, inne podatki

Samochód osobowy może być zaewidencjonowany jako środek trwały lub jako pojazd prywatny.

inFakt TV: Samochód firmowy czy kilometrówka?

W drugim przypadku prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów umożliwia ujmowanie wydatków związanych z eksploatacją samochodu w kosztach firmy – wówczas mamy do czynienia z tak zwaną kilometrówką dla celów PIT.

W przypadku samochodów osobowych, które są środkami trwałymi, istnieje możliwość odliczenia podatku VAT w 100% od poniesionych wydatków pod warunkiem prowadzenia kilometrówki dla celów VAT.

W artykule przedstawimy różnice pomiędzy wymienionymi ewidencjami.

Kto musi prowadzić kilometrówkę?

Kilometrówka dla celów podatku dochodowego, czyli PIT

Ewidencja potocznie nazywana kilometrówką jest ewidencją przebiegu pojazdu, która jest prowadzona w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych prywatnych do celów działalności gospodarczej.

Jeżeli przedsiębiorca chce ujmować w koszty działalności wydatki, jakie poniósł na eksploatację prywatnego pojazdu, zobowiązany jest do jej bieżącego uzupełniania.

Auto firmowe i księgowość

Kilometrówka na potrzeby podatku PIT jest narzędziem do wyliczenia, jaka kwota wydatków faktycznie poniesionych w danym miesiącu rozliczeniowym może być  zakwalifikowana do kosztów firmy.

Wyliczenia dokonuje się na podstawie limitu przejechanych kilometrów.

Elementy, jakie powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu dla potrzeb podatku dochodowego – czyli ta najpopularniejsza kilometrówka – są następujące:

  1. Nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd.
  2. Numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika.
  3. Kolejny numer wpisu.
  4. Datę i cel wyjazdu.
  5. Opis trasy (skąd-dokąd).
  6. Liczbę faktycznie przejechanych kilometrów.
  7. Stawkę za 1 km przebiegu.
  8. Kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu.
  9. Podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być sporządzona przez osobę używającą pojazd – w okresach miesięcznych, w przypadku jej braku wydatki poniesione na używanie samochodu nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.

Jak wyliczyć kilometrówkę?

W przypadku kilometrówki dla potrzeb PIT obowiązują ograniczenia w zaliczeniu faktycznie poniesionych kwot na eksploatację pojazdu.

Ograniczenie to jest uzależnione od ilości pokonanych w danym miesiącu przez przedsiębiorcę kilometrów – im więcej przejechanych kilometrów, tym więcej wydatków eksploatacyjnych może być ujęte w kosztach firmy.

W inFakcie kilometrówka wylicza się sama

Kilometrówka dla potrzeb VAT – tylko dla środków trwałych

W świetle obecnie obowiązujących przepisów wszyscy przedsiębiorcy mogą odliczać 50% podatku VAT  od wydatków ponoszonych na eksploatację samochodów osobowych zaliczonych do środków trwałych i wykorzystywanych w tak zwanym cyklu mieszanym (pojazd jest wykorzystywany w zarówno w celach służbowych, jak i prywatnych).

W przypadku samochodu osobowego, z którego przedsiębiorca korzysta tylko dla celów służbowych, istnieje możliwość odliczenia pełnej kwoty podatku VAT od kosztów eksploatacji pojazdu – jednak istnieje szereg obowiązków, jakie ciążą na przedsiębiorcy.

Jednym z nich jest prowadzenie tzw. kilometrówki dla celów VAT.

Ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona na potrzeby podatku VAT zawiera nieco inne, bardziej rozszerzone informacje o pojeździe niż kilometrówka dla podatku dochodowego.

Są to:

  1. Numer rejestracyjny pojazdu samochodowego.
  2. Dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji.
  3. Stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
  4. Wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

a) kolejny numer wpisu,

b) datę i cel wyjazdu,

c) opis trasy (skąd – dokąd),

d) liczbę przejechanych kilometrów,

e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem.

  1. Liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Widzimy zatem, że ewidencja prowadzona dla celów podatku VAT jest bardziej szczegółowa od kilometrów dla podatku PIT, dlatego też jej prowadzenie wymaga większego nakładu czasu i pracy.

Uszczegółowienie ewidencji pozwala przedsiębiorcy na odliczenie pełnej 100% kwoty podatku VAT od zakupu paliwa i innych wydatków eksploatacyjnych, a ich odliczenie nie jest ograniczone ilością przejechanych kilometrów – jak ma to miejsce w przypadku kilometrówki dla PIT.

Warto również wspomnieć, że przedsiębiorcy chcący odliczać 100% podatku VAT od wydatków na pojazdy osobowe będące środkami trwałymi (lub leasingowane) oprócz kilometrówki muszą w pierwszej kolejności dokonać zgłoszenia takiego samochodu w urzędzie skarbowym na druku VAT-26 i zadbać o regulamin użytkowania samochodów w firmie.

Spełnienie wszystkich warunków w praktyce jest bardzo trudne, ponieważ należy niejako wyeliminować nawet potencjalną możliwość użytkowania auta w celach prywatnych.

Chcesz rozliczać auto firmowe w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo.
  • Wystaw fakturę, dodaj koszt, opłać podatek wprost z inFaktu przez stronę www lub aplikację na smartfon.
  • Otrzymasz bezpłatne wsparcie specjalistów.
  • A gdy Twoje potrzeby wzrosną – inFakt zapewni Ci osobistą księgową lub księgowego.

Załóż testowe konto

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.