Działalność gospodarcza w wynajmowanym mieszkaniu. Z czym się wiąże?
Prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu jest często spotykaną praktyką. Co w przypadku, gdy przedsiębiorca nie jest właścicielem nieruchomości? Czy może założyć i prowadzić działalność w wynajmowanym mieszkaniu? O czym należy w związku z tym pamiętać i czy możliwe jest rozliczanie kosztów wynajmu?
Czy można zarejestrować firmę w mieszkaniu?
Przedsiębiorca, składając wniosek rejestrujący CEiDG, musi podać w nim następujące adresy:
- zamieszkania – na jego podstawie identyfikuje się właściwy urząd skarbowy,
- siedziby – miejsce faktycznego prowadzenia działalności,
- korespondencyjny.
We wniosku określa też stałe miejsce prowadzenia działalności lub oświadcza, że nie będzie go posiadał, bo np. świadczy pracę u klientów.
Gdy przedsiębiorca wskazuje stałe miejsce prowadzenia działalności, powinien dysponować tytułem prawnym do lokalu. Przepisy nie wymagają jednak, aby był to lokal użytkowy. Oznacza to, że można zarejestrować firmę w swoim mieszkaniu. Wówczas adres zamieszkania będzie taki sam jak stałe miejsce prowadzenia działalności. Jest to korzystne zwłaszcza w sytuacji, gdy przedsiębiorca chce ograniczyć koszty jej prowadzenia.
Sam tytuł prawny do lokalu nie podlega weryfikacji na gruncie CEiDG. Rejestr bazuje na deklaracji przedsiębiorcy co do stanu faktycznego. Ewentualne oświadczenie nieprawdy może w najgorszym wypadku skutkować wykreśleniem z rejestru działalności gospodarczych.
Weryfikacja odbywa się natomiast przy rejestracji przedsiębiorcy do podatku VAT. Obecnie jest to standardowa praktyka urzędów skarbowych, które w ten sposób zmniejszają ryzyko ewentualnego wyłudzenia podatku. W przeszłości pojawiały się bowiem przypadki rejestracji „działalności widmo”. Obecnie urzędy skarbowe weryfikują powiązanie danej osoby z konkretnym adresem, w ten sposób uwiarygodniając przedsiębiorcę.
Czym natomiast jest sam tytuł prawny do lokalu? Jest to każdy dokument potwierdzający, że przedsiębiorca może użytkować dany lokal, czyli np. akt notarialny, umowa użyczenia lokalu, ale również umowa najmu.
Prowadzenie działalności gospodarczej w wynajmowanym mieszkaniu
Przepisy nie zakazują prowadzenia działalności gospodarczej w wynajmowanym mieszkaniu. Niemniej jednak, aby było to możliwe, przedsiębiorca musi spełnić określone warunki.
Po pierwsze, o zamiarze prowadzenia działalności w mieszkaniu należy poinformować jego właściciela. Przedsiębiorca powinien otrzymać pisemną zgodę od wynajmującego. Najlepiej, jeśli w umowie najmu lub aneksie do tej umowy zostanie dodany odpowiedni zapis o możliwości prowadzenia działalności pod wskazanym adresem. Ponadto, jeśli na cele służbowe zostaje przeznaczona określona część mieszkania np. jeden pokój, należy to wyszczególnić w dokumentach.
Warto wiedzieć
Właściciel nieruchomości nie może odmówić udzielenia zgody na prowadzenie działalności przez najemcę, bez podania konkretnej przyczyny. Odmowa będzie zasadna w sytuacji, gdy:
- działalność może wpływać na zmianę przeznaczenia nieruchomości – nie będzie ona służyła celom mieszkaniowym, tzn. na cele działalności przeznaczone będzie więcej niż 40% powierzchni nieruchomości;
- prowadzenie działalności w mieszkaniu mogłoby spowodować jego szybsze zużycie;
- działalność będzie uciążliwa dla sąsiadów.
Po drugie, po otrzymaniu pisemnego pozwolenia na prowadzenie działalności w wynajmowanym mieszkaniu, przedsiębiorca musi zgłosić ten fakt we wniosku CEiDG. Na dodanie stałego miejsca prowadzenia działalności ma 7 dni od faktycznej zmiany.
Wydatki na wynajmowane mieszkanie – czy można wliczyć w koszty?
Do kosztów podatkowych można zaliczyć wydatek, który spełnia następujące warunki:
- jest związany z działalnością gospodarczą i poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia jego źródła – istnieje związek przyczynowo skutkowy pomiędzy kosztem a przychodem;
- jest racjonalny – możliwy do uzasadnienia i udowodnienia;
- zostanie prawidłowo udokumentowany np. fakturą lub rachunkiem;
- nie znajduje się na liście kosztów zabronionych.
Jak zatem przełożyć powyższe warunki na możliwość rozliczenia w kosztach podatkowych wydatków za wynajem mieszkania? Poniżej krótkie omówienie.
Koszty związane z prowadzeniem działalności w wynajmowanym mieszkaniu
- Przedsiębiorca zgłosił w CEiDG jako stałe miejsce prowadzenia działalności adres wynajmowanego mieszkania. Przystosował w nim pomieszczenie, w którym będzie świadczył pracę. W ten sposób spełnia pierwszy z warunków. W takim wypadku koszty najmu mieszkania są związane z działalnością gospodarczą i ze sferą prywatną, a ich poniesienie jest konieczne do prowadzenia działalności.
- Wydatki związane z najmem muszą być racjonalne, czyli np. ich wartość nie powinna być zbyt wysoka w porównaniu z obowiązującymi cenami rynkowymi. Ponadto przedsiębiorca musi je uzasadnić. Dlatego powinien określić, w jakim stopniu poniesione wydatki służą działalności gospodarczej. W tym celu należy ustalić proporcję, w jakiej mieszkanie jest wykorzystywane do celów działalności gospodarczej. Przykładowo, jeśli jest to jedno pomieszczenie, to należy ustalić stosunek metrażu tego pomieszczenia do powierzchni całego mieszkania.
- Konieczne jest prawidłowe udokumentowanie poniesionych wydatków. Co znaczy, że przedsiębiorca musi dołączyć rachunek lub fakturę, który potwierdzi ich wysokość. Jednak przed ich rozliczeniem należy posłużyć się ustaloną proporcją. Po jej przemnożeniu przez wartość kosztu wynikającej z faktury lub rachunk otrzymujemy kwotę, którą można zaliczyć do kosztów podatkowych. W ten sposób rozliczamy koszty takie jak czynsz, zużycie prądu, wody czy ogrzewanie.
Warto wiedzieć
Na cele działalności gospodarczej nie trzeba przeznaczać całego jednego pomieszczenia. Tym samym możliwe jest prowadzenie działalności np. w kawalerce. W takim wypadku przy ustalaniu proporcji należy wyodrębnić, jaka powierzchnia mieszkania jest przeznaczona na cele działalności i przez ile godzin w ciągu dobry jest w ten sposób użytkowana. Jeśli pracujemy np. 8 godzin, to do kosztów zaliczymy 1/3 z kwoty otrzymanej po zastosowaniu proporcji.
- Koszty najmu nie znajdują się w katalogu kosztów zakazanych.
Warto pamiętać, że w ten sposób przedsiębiorca rozlicza koszty na potrzeby podatku dochodowego. Co w przypadku, jeśli jest on również podatnikiem VAT? Aby odliczyć od wskazanych kosztów podatek VAT, trzeba udokumentować je fakturą wystawioną na dane firmowe. Wówczas odliczenia VAT dokonujemy również przy wykorzystaniu ustalonej proporcji.
Uwaga, jeśli przedsiębiorca wykonał remont i nie może wyodrębnić kosztów przypadających bezpośrednio na część mieszkania wykorzystywaną do działalności, to może również posłużyć się ustaloną proporcją. Natomiast, jeśli kupił np. komputer, regał, biurko lub inny sprzęt wykorzystywany jedynie do działalności gospodarczej, to wydatki te w całości są kosztem podatkowym.
Podsumowując, koszty wynajmu mogą być kosztem podatkowym w części związanej z działalnością gospodarczą. Pod warunkiem, że są racjonalne i odpowiednio udokumentowane.
Zleć księgowość swojej firmy
Przetestuj za darmo aplikację inFakt.
Podziel się nim ze znajomymi
