Aby poprawnie rozliczyć dany składnik majątku należy odpowiednio ustalić jego wartość początkową. Jak to zrobić, gdy zgubiliśmy dokument potwierdzający zakup? Czy duplikat faktury może stanowić potwierdzenie nabycia? Jaką datę przyjęcia do użytkowania wpisać w ewidencji środków trwałych? Odpowiedzi na te i inne pytania w artykule – zapraszamy.

Co zrobić, gdy faktura potwierdzająca zakup została zgubiona?

Faktura jest dokumentem potwierdzającym nabycie danego towaru lub usługi. Dokument może jednak zaginąć lub ulec zniszczeniu. Takie sytuacje zostały przewidziane, dlatego w obrocie gospodarczym istnieje pojęcie duplikatu faktury, który jest wystawiany na prośbę nabywcy. Wszystkie dane muszą być takie same jak na fakturze pierwotnej, a dodatkowo obowiązkowo musi widnieć na nim słowo „duplikat” i data wystawienia duplikatu.

Jeżeli stwierdzimy zatem brak faktury dokumentującej zakup danego składnika majątku, wystarczy zwrócić się do kontrahenta z prośbą (ustną lub pisemną) o wystawienie duplikatu odpowiedniej faktury.

Czy duplikat faktury może stanowić potwierdzenie nabycia środka trwałego?

Niezbędne w ewidencji środków trwałych jest ustalenie rodzaju dokumentu stwierdzającego nabycie danego składnika majątku. Nie ma żadnych przeciwwskazań, aby dokumentem potwierdzającym zakup był duplikat faktury.

Duplikat faktury – 3 sposoby rozliczenia VAT

Dwa telefony i znak zapytania

Ujawniony środek trwały a duplikat faktury

Może się zdarzyć, że środek trwały został zakupiony „na firmę” i użytkowany w działalności, ale faktura zaginęła i sprzęt został przeoczony w PKPiR (brak wpisu w ewidencji środków trwałych i nie dokonywanie odpisów amortyzacyjnych). W takim wypadku należy zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie duplikatu i ująć sprzęt w ewidencji.

Wartość początkową stanowić będzie kwota wskazana na duplikacie faktury – taka sama jak na fakturze pierwotnej. Amortyzację natomiast rozpoczniemy w miesiącu następującym po tym, w którym składnik majątku został ujawniony, czyli zgodnie z datą wystawienia duplikatu faktury.

Dlaczego opłaca się wprowadzić do firmy stary samochód?

Przekazanie środka trwałego do majątku firmowego

Częstą sytuacją jest przekazywanie prywatnego majątku na cele działalności gospodarczej. Kupując samochód czy różnego rodzaju sprzęty jako osoba prywatna możemy poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury na swoje imię i nazwisko. Jeżeli w przyszłości zdecydujemy się wprowadzić składnik majątku do ewidencji środków trwałych to wartość początkową (niezależnie od tego jak długo składnik majątku był użytkowany prywatnie) przyjmiemy na podstawie faktury. Bez dokumentu potwierdzającego zakup trzeba będzie ustalić wartość rynkową uwzględniając jego stan techniczny i zużycie, co zazwyczaj będzie mniej korzystne finansowo dla przedsiębiorcy. Odpisy amortyzacyjne i koszty uzyskania przychodów będą wówczas niższe, a zaliczki na podatek dochodowy będą z kolei wyższe.

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą warto zatem dokonywać zakupu sprzętów, które potencjalnie mogą zostać w przyszłości wykorzystane w firmie na podstawie faktur. Jeżeli dany składnik majątku okaże się być przydatny w działalności i postanowimy przenieść go do majątku firmowego, to w takim wypadku nie ma wątpliwości, że wartość początkową stanowić będzie cena nabycia sprzętu a dodatkowo w razie zgubienia bądź zniszczenia faktury bez trudu możemy uzyskać jej duplikat.

Oczywiście trzeba pamiętać o sporządzeniu odpowiedniego oświadczenia o przeniesieniu składnika majątku do środków trwałych działalności gospodarczej. Takie oświadczenie należy przechowywać w dokumentacji księgowej wraz z potwierdzeniem zakupu, na podstawie którego przyjęta została wartość początkowa.

Jak ustalić datę przyjęcia do użytkowania?

Niezależnie od tego czy przekazujemy środek trwały z majątku prywatnego do firmowego czy jest to ujawniony składnik majątku, jako datę przyjęcia do użytkowania w firmie należy w ewidencji wpisać najwcześniej datę wystawienia duplikatu.

Oznacza to, że dopiero od miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystawiono duplikat faktury będzie można dokonywać odpisów amortyzacyjnych, a więc stopniowo ujmować w kosztach wydatek. W przypadku zastosowania jednorazowej amortyzacji składnik majątku zostanie rozliczony już w miesiącu, w którym wprowadzony został do ewidencji środków trwałych.

Roczny PIT: do którego urzędu?

Załóż testowe konto i korzystaj za darmo!

  • Kontaktuj się z naszymi specjalistami od poniedziałku do soboty w godzinach 7 – 22.
  • Przekonaj się, że wystawianie faktur i dbanie o porządek w dokumentach jest proste!

Załóż konto

Jeżeli masz pytania dotyczące przekazywania środka trwałego do majątku firmowego to zapraszamy do komentowania lub napisania do nas na adres:info@infakt.pl.