Absolwentka Finansów i Rachunkowości oraz Zarządzania na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. W inFakcie pracuje jako Starszy Specjalista ds. księgowości w Dziale Obsługi Przedsiębiorcy i Księgowego. Prywatnie pasjonatka podróży i wycieczek górskich.

Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji dotyczącej pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, a także imiennej listy płac dotyczącej każdego zatrudnionego. Co powinny zawierać akta osobowe pracownika oraz jak długo należy je przechowywać? Zapraszamy do zapoznania się z artykułem na ten temat!

Akta osobowe pracownika – części składowe

Każdy pracodawca, który zatrudnia pracownika w ramach stosunku pracy zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji dotyczącej jego zatrudnienia. Pracodawca w aktach osobowych pracownika przechowuje tylko kopie lub odpisy dokumentów. Oryginały dokumentów posiada osoba zatrudniona, jednak na prośbę pracodawcy może udostępnić je do wglądu. Do obowiązku pracodawcy należy również aktualizacja akt osobowych osób zatrudnionych oraz ochrona ich przed zniszczeniem i dostępem do nich osób nieupoważnionych.

Akta osobowe pracownika składają się z 3 części. W części A znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W części B dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, natomiast w części C dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Poniżej szczegółowo opisane zostaną kolejne części wraz z informacjami, które powinny zawierać.

Czy pracownik na etacie musi przyznać się, że prowadzi firmę?

Komputer i dokumenty na zielonym tle

Część A

W części A powinny znajdować się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie w danej firmie. Wśród nich powinny znajdować się:

  • kwestionariusz osobowy wypełniony przez pracownika,
  • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia,
  • wszelkie certyfikaty, dyplomy i dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
  • świadectwa potwierdzające ukończenie szkoły,
  • orzeczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy,
  • inne dokumenty, które mogą być wymagalne.

Część B

Część ta powinna zawierać wszelkie dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Zasadniczym dokumentem, który sporządza pracodawca w momencie zatrudnienia pracownika jest umowa o pracę. Dodatkowo w części tej powinny być przechowywane następujące dokumenty:

  • pisemne potwierdzenie pracownika dotyczące zapoznania się z regulaminem pracy, przepisami i zasadami BHP (zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie BHP), informacją o warunkach zatrudnienia oraz tych objętych tajemnicą służbową,
  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnienia do 2 dni wolnych do opieki nad dzieckiem do 14 roku życia,
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia,
  • PIT-2,
  • oświadczenie o przekazywaniu wynagrodzenia na rachunek bankowy,
  • oświadczenie dotyczące zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,
  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzenia kary porządkowej,
  • pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego, bezpłatnego lub wychowawczego,
  • umowę o zakazie konkurencji,
  • orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami,
  • oświadczenie dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie.

Część C

W części tej pracodawca ujmuje wszelkie dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Zaliczamy do nich:

  • oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
  • potwierdzenia dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  • umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu umowy o pracę, jeżeli strony zawarły taką umowę,
  • orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Jak wyglądają formalności w ZUS przy zatrudnieniu pracownika?

Sposób przechowywania

Akta osobowe pracownika powinny być przechowywane w siedzibie firmy. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone chronologicznie i ponumerowane, a każda część powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Pracodawca ma również obowiązek  zabezpieczyć dokumenty przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem oraz dostępem do nich osób nieupoważnionych.

Dokumentację związaną z zatrudnieniem danego pracownika oraz wysokością jego wynagrodzenia należy przechowywać przez okres 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy przez zatrudnionego. Na podstawie tych dokumentów ustalana jest przez ZUS przyszła renta lub emerytura ubezpieczonego pracownika.

W przypadku nie wywiązania się z obowiązków związanych z prawidłowym prowadzeniem akt osobowych osób zatrudnionych, pracodawcy grozi kara grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 zł.

Koszty uzyskania przychodu pracownika – kiedy można je podwyższyć?

Załóż testowe konto i korzystaj za darmo

  • Przekonaj się, jak proste jest wystawianie faktur i dbanie o porządek w dokumentach.
  • Dodatkowo otrzymasz bezpłatne wsparcie specjalistów na infolinii.
  • Wypróbuj też naszą wielokrotnie nagradzaną aplikację mobilną.
  • A gdy Twoje potrzeby wzrosną –  rozpocznij przez inFakt współpracę z księgową lub księgowym.

Załóż testowe konto

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.