Jakie obowiązkowe formalności należy dopełnić podpisując umowę o pracę z pracownikiem?

Rozwój firmy niejednokrotnie pociąga za sobą konieczność zatrudnienia jakiejś osoby na umowę o pracę. Przedkłada się to na nowe obowiązki dla przedsiębiorcy. Wśród formalności, o które trzeba zadbać znajdują się te dotyczące ZUS. Jak się one przedstawiają?

Nowy pracownik to dodatkowe obowiązki

Poszerzenie obszaru działalności, zdobycie nowych klientów, otwarcie kolejnej filii – zatrudnienie pracownika może wynikać z różnorakich potrzeb. Dla przedsiębiorcy poza dodatkowymi rękami do pracy rodzi to jednak pewne zobowiązania. Nakłada je na niego kodeks pracy.

Aktualnie nie ma już konieczności zgłaszania zatrudnienia w Państwowej Inspekcji Pracy, Inspekcji Sanitarnej oraz w urzędzie pracy. Istnieją jednak inne kwestie, których powinno się dopilnować już na samym starcie współpracy. W przypadku podpisania umowy o pracę należy przede wszystkim zadbać o:

• skierowanie na badania lekarskie,
• organizację szkolenia BHP,
• zaznajomienie z zakresem obowiązków,
• poinformowanie o podstawowych warunkach pracy,
• założenie akt osobowych.

Po szczegóły zapraszamy do jednego z wcześniejszych artykułów, jaki ukazał się na naszym blogu. https://www.infakt.pl/blog/obowiazki-pracodawcy-na-poczatku-zatrudnienia/

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Celina Rus

9.5 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Jadwiga Troczyńska

9.8 Znakomity

Cena od 220 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Izabela Tomczak-Dogońska

9.9 Znakomity

Cena od 298 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Trzeba opłacać składki i dostarczać formularze

Z zatrudnieniem kogoś na etat wiążą się również określone obowiązki względem ZUS. Przede wszystkim pracownika należy zgłosić do ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego. Służy temu druk ZUS ZUA, który przekazuje się do ZUS przed upływem 7 dni, od momentu podpisania umowy. Pracodawca musi ponadto opłacać składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

A co jeśli pracownik chciałby zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego zgłosić członka swojej rodziny? W jego imieniu musi zadbać o to pracodawca składając formularz ZUS ZCNA.

Jednym z comiesięcznych obowiązków pracodawcy jest rozliczanie tak siebie, jak i zatrudnionego. Formalności wymagają tu sporządzenia imiennego raportu ZUS RCA. Na tym druku wykazuje się składki naliczone na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Należy go dołączyć do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i przekazać do ZUS (do 15 dnia kolejnego miesiąca). W tym samym terminie należy opłacić składki ubezpieczeniowe. Z kolei do 20 dnia danego miesiąca trzeba opłacić za pracownika zaliczki na podatek dochodowy (za poprzedni miesiąc).

Przedsiębiorca powinien też przekazać zatrudnionemu informację o naliczonych w ubiegłym roku składkach ZUS, przerwach w ich opłacaniu (o ile istniały) oraz wypłaconych świadczeniach. Nie ma żadnego konkretnego druku, na którym powinno się to zrobić.

Jak należy postąpić w przypadku zmiany danych pracownika?

Kontakt z ZUS-em wymagany jest również jeśli zmienią się któreś z danych pracownika. Trzeba tego dokonać na określonym formularzu w terminie 7 dni od momenty, kiedy zaistniały. To który druk złoży przedsiębiorca zależy od tego, co się zmienia.

W przypadku, gdy chodzi o dane identyfikacyjne, czyli przykładowo PESEL, nazwisko, seria i numer dowodu osobistego, należy złożyć formularz ZUS ZIUA. Jeśli jednak zmiany odnoszą się do tytułu ubezpieczenia oraz rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania, sposób postępowania wygląda inaczej. Na początek wyrejestrowuje się zatrudnionego na druku ZUS ZWUA, a w następnej kolejności ponownie zgłasza się go do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Pewne formalności wiążą się ponadto z rozwiązaniem umowy o pracę. Taka sytuacja wymaga wyrejestrowania pracownika poprzez złożenie ZUS ZWUA (do 7 dni od wygaśnięcia tytułu do ubezpieczenia). Postępuje się tak niezależnie od przyczyn rozwiązania umowy.