Umowa najmu okazjonalnego – wzór z omówieniem

Umowa najmu okazjonalnego to umowa najmu mieszkania na czas oznaczony, która ma zabezpieczać interesy właściciela nieruchomości. Najemca dołącza tu trzy dokumenty: notarialne oświadczenie o poddaniu się egzekucji, wskazanie innego lokalu, w którym zamieszka po ewentualnej eksmisji oraz zgodę właściciela tamtego lokalu. Dzięki temu po rozwiązaniu umowy wynajmujący może odzyskać mieszkanie szybciej niż przy zwykłym najmie, np. bez procesu o eksmisję. Co jeszcze warto wiedzieć o umowie najmu okazjonalnego?

Najem okazjonalny – co to jest?

Najem okazjonalny to szczególny rodzaj najmu lokalu mieszkalnego. Istotą tej konstrukcji prawnej jest zabezpieczenie właściciela na wypadek, gdy najemca po zakończeniu umowy nie chce się wyprowadzić. Rozwiązanie przeznaczone jest wyłącznie dla lokali mieszkalnych i dla właścicieli będących osobami fizycznymi.

Na mocy zapisów umowy najmu okazjonalnego:

• najemca przed notariuszem zobowiązuje się opróżnić mieszkanie i poddaje się egzekucji w tym zakresie
• wskazuje adres, pod który może się wyprowadzić, a jego właściciel potwierdza, że wyraża na to zgodę
• właściciel zgłasza umowę do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu
• gdy umowa wygaśnie, a najemca nie wyjdzie dobrowolnie, właściciel wysyła żądanie opróżnienia lokalu i występuje do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, a dalej działa komornik

Całość uregulowana została w art. 19a-19e ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Patryk Ciesielski

9.4 Znakomity

Cena od 239 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Damian Witczak

9.6 Znakomity

Cena od 280 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Dorota Wojciechowska

9.5 Znakomity

Cena od 450 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Umowa okazjonalna – czym różni się od zwykłego najmu?

„Umowa okazjonalna” to potoczna nazwa najmu okazjonalnego. Główna różnica między nią a zwykłym najmem tkwi w sposobie odzyskania mieszkania. Przy zwykłym najmie potrzebny jest do tego wyrok eksmisyjny. Przy najmie okazjonalnym wystarcza klauzula wykonalności nadana aktowi notarialnemu.

Ważne

Jak widzisz, za wygodę zabezpieczenia płaci się formalnościami. Ponadto jeśli właściciel nie zgłosi najmu do urzędu skarbowego w terminie, traci możliwość skorzystania z uproszczonej procedury opróżnienia lokalu.

Sprawdź też: Jak rozliczyć dochód okazjonalny w PIT?

Umowa najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego – czym jest?

Umowa najmu okazjonalnego to dokument, który musi spełniać konkretne kryteria. Brak któregokolwiek z nich może oznaczać, że umowa będzie traktowana jak zwykły najem.

Warunki zawarcia umowy najmu okazjonalnego (art. 19a)

Umowę okazjonalną na wynajem mieszkania można zawrzeć w kilku sytuacjach. Według ustawy ma to miejsce, gdy:

• lokal służy zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych
• wynajmującym jest właściciel – osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali
• umowa jest zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat
• umowa i jej zmiany mają formę pisemną pod rygorem nieważności
• do umowy dołączone są trzy załączniki (opisane niżej)

Kaucja

Wynajmujący może uzależnić zawarcie umowy od kaucji. Nie może ona być wyższa niż sześciokrotność miesięcznego czynszu według stawki z dnia zawarcia umowy. Kaucja zabezpiecza należności z najmu i koszty egzekucji. Zwraca się ją w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu.

Opłaty i czynsz (art. 19c)

Oprócz czynszu właściciel pobiera tylko opłaty niezależne od niego. Może to być opłata np. za media i wywóz śmieci, chyba że umowa stanowi inaczej. Czynsz można podwyższyć wyłącznie zgodnie z warunkami zapisanymi w umowie. Warto więc jasno je opisać, ustalając częstotliwość podwyżek, wskaźnik, termin powiadomienia o nowych kwotach.

Wypowiedzenie przed czasem

Do najmu okazjonalnego stosuje się przesłanki z art. 11 ust. 2 pkt 1-3 ustawy. Wynajmujący może wypowiedzieć umowę, gdy najemca:

• mimo pisemnego upomnienia używa lokalu niezgodnie z umową, zaniedbuje obowiązki i dopuszcza do powstania szkód albo rażąco narusza porządek domowy
• zalega z czynszem lub opłatami za co najmniej trzy pełne okresy płatności (po pisemnym uprzedzeniu o zamiarze wypowiedzenia i wyznaczeniu dodatkowego, miesięcznego terminu zapłaty)
• wynajął, podnajął lub oddał lokal do bezpłatnego używania bez pisemnej zgody właściciela

Wygaśnięcie umowy po upływie czasu albo jej wypowiedzenie to moment, od którego właściciel może żądać opróżnienia lokalu.

Rozliczaj się łatwo i intuicyjnie. Wybierz księgowego inFaktu, który poprowadzi Twoją księgowość!

Umowa najmu okazjonalnego z obywatelem Ukrainy

Najem okazjonalny z obcokrajowcem może okazać się kłopotliwy ze względu na konstrukcję umowy. Najemca musiałby bowiem wskazać lokal zastępczy wraz ze zgodą jego właściciela, a cudzoziemcowi trudno wskazać taki adres w Polsce. 

Dla uchodźców z Ukrainy ustawodawca przewidział wyjątek. Specustawa z 2022 roku o pomocy obywatelom Ukrainy (art. 69) wyłączyła obowiązek wskazania innego lokalu w przypadku obywateli Ukrainy objętych jej przepisami. Warto jednak wiedzieć, że 5 marca 2026 roku art. 69 został uchylony. 

Pozostało jednak uproszczenie dotyczące najmu okazjonalnego, które obecnie wynika z art. 112e Ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium RP.

W myśl ustawy nie stosuje się tutaj konieczności podania przez wynajmującego alternatywnego adresu wraz ze zgodą właściciela.

Pozostałe wymagania najmu okazjonalnego nie znikają: 

• akt notarialny z oświadczeniem o poddaniu się egzekucji
• forma pisemna
• czas oznaczony
• zgłoszenie do urzędu skarbowego w 14 dni

Jeśli najemca nie zna polskiego, notariusz zwykle wymaga udziału tłumacza przysięgłego. Koszt tłumacza należy doliczyć do kosztów notarialnych. Sugeruje się sporządzenie umów dwujęzycznych (polsko-ukraińsko), ale z zapisem, że rozstrzygająca jest wersja polska.

Ważne

Jeżeli strony wolą prostsze rozwiązanie, alternatywą jest zwykły najem z kaucją (do 12-krotności czynszu), protokołem zdawczo-odbiorczym i jasnymi zasadami wypowiedzenia. W porównaniu do najmu okazjonalnego zapewnia on mniejszą ochronę właściciela przy ewentualnej konieczności eksmisji najemcy.

Umowa najmu okazjonalnego krok po kroku

Chcesz zawrzeć umowę najmu okazjonalnego. Przeprowadzimy Cię krok po kroku po tej procedurze: 

1. Weryfikacja – sprawdź, czy możesz zawrzeć umowę, czyli jesteś właścicielem lokalu mieszkalnego, osobą fizyczną i nie wynajmujesz lokali zawodowo.
2. Ustalenie warunków – określ czynsz i zasady jego podwyżki, dodatkowe opłaty, kaucję (maksymalnie to 6-krotność czynszu), okres najmu (do 10 lat), zasady podnajmu.
3. Wskazanie lokalu zastępczego przez najemcę – najemca wskazuje lokal zastępczy, w którym będzie mógł zamieszkać po ewentualnej eksmisji. Przy tym musi mieć zgodę jego właściciela (lub osoby z tytułem prawnym do lokalu) na piśmie.
4. Złożenie przez najemcę oświadczenia u notariusza – w umowie najmu okazjonalnego ważny jest akt notarialny, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela.
5. Podpisanie umowy na piśmie – spisanie umowy wraz ze skompletowaniem trzech załączników. Podpisy na samej umowie nie muszą być poświadczane notarialnie.
6. Przekazanie lokalu i spisanie protokołu – należy uwzględnić stan lokalu, liczniki, wyposażenie, zdjęcia. Od dnia rozpoczęcia najmu liczy się termin 14 dni na zgłoszenie.
7. Zgłoszenie umowy w urzędzie skarbowym – umowę najmu okazjonalnego zgłoś do naczelnika urzędu właściwego według miejsca zamieszkania właściciela, w 14 dni od rozpoczęcia najmu. Zachowaj potwierdzenie.
8. Rozliczanie podatku – przychody z najmu prywatnego rozliczasz ryczałtem.
9. Dopilnowanie terminów po zakończeniu najmu – gdy najemca nie wyprowadzi się dobrowolnie, uruchom procedurę opróżnienia, którą gwarantuje najem okazjonalny.

Umowa najmu okazjonalnego [WZÓR]

Poniższy wzór uzupełnij w miejscach oznaczonych [nawiasami kwadratowymi]. Dostosuj go do swojej sytuacji. Zapisy o podwyżce czynszu i podnajmie są szczególnie ważne. Ustawa pozwala zmieniać czynsz tylko na warunkach z umowy.

UMOWA NAJMU OKAZJONALNEGO LOKALU MIESZKALNEGO

zawarta w [miejscowość] dnia [data] pomiędzy:

Wynajmującym: [imię i nazwisko], PESEL [numer], zamieszkałym w [adres], będącym właścicielem lokalu, osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali,

a

Najemcą: [imię i nazwisko], PESEL [numer] / numer dokumentu tożsamości [numer], zamieszkałym w [adres].

§ 1. Przedmiot najmu

1. Wynajmujący oddaje Najemcy w najem lokal mieszkalny nr [numer] położony w [miejscowość] przy ul. [ulica i numer], o powierzchni [m²] m², składający się z [liczba] pokoi, kuchni, łazienki i [pozostałe pomieszczenia].
2. Lokal będzie używany wyłącznie do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych Najemcy oraz osób: [imiona i nazwiska osób zamieszkujących z Najemcą].
3. Stan lokalu i jego wyposażenia opisuje protokół zdawczo-odbiorczy sporządzony przy wydaniu lokalu, stanowiący załącznik nr 4 do umowy.

§ 2. Czas trwania

1. Umowa zostaje zawarta na czas oznaczony: od [data] do [data], nie dłuższy niż 10 lat.
2. Umowa wygasa z upływem czasu, na jaki została zawarta.

§ 3. Czynsz i opłaty

1. Najemca płaci czynsz w wysokości [kwota] zł miesięcznie, do [dzień] dnia każdego miesiąca, przelewem na rachunek [numer rachunku].
2. Poza czynszem Najemca pokrywa opłaty niezależne od Wynajmującego, w szczególności za [prąd, gaz, wodę, ogrzewanie, wywóz odpadów, internet], według [liczników / rozliczeń dostawców].
3. Wynajmujący może podwyższyć czynsz wyłącznie na następujących warunkach: [np. raz w roku, o wskaźnik inflacji ogłoszony przez GUS za poprzedni rok, z powiadomieniem na piśmie na [liczba] dni przed zmianą].
4. Wynajmujący pobiera od Najemcy jedynie opłaty niezależne od siebie, chyba że umowa stanowi inaczej.

§ 4. Kaucja

1. Najemca wpłaca kaucję w wysokości [kwota] zł, nie większej niż sześciokrotność miesięcznego czynszu, w terminie do [data].
2. Kaucja zabezpiecza należności z tytułu najmu oraz ewentualne koszty egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.
3. Wynajmujący zwraca kaucję w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu swoich należności.

§ 5. Obowiązki Najemcy

1. Najemca używa lokalu zgodnie z przeznaczeniem i umową, dba o jego stan i przestrzega porządku domowego.
2. Najemca dokonuje drobnych napraw i bieżącej konserwacji na swój koszt, w zakresie: [zakres].
3. Najemca nie może podnajmować lokalu ani oddawać go do bezpłatnego używania bez pisemnej zgody Wynajmującego.
4. Wynajmujący ma prawo wejść do lokalu po uprzednim uzgodnieniu terminu, a bez uzgodnienia – w razie awarii lub zagrożenia.

§ 6. Załączniki najemcy (art. 19a ust. 2 ustawy)

Najemca dołącza do umowy:

1. oświadczenie w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia i wydania lokalu (załącznik nr 1),
2. wskazanie innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie wykonania egzekucji: [adres] (załącznik nr 2),
3. oświadczenie właściciela tego lokalu lub osoby z tytułem prawnym do niego o zgodzie na zamieszkanie Najemcy i osób z nim zamieszkujących (załącznik nr 3).

§ 7. Utrata możliwości zamieszkania w lokalu zastępczym

Jeżeli Najemca utraci możliwość zamieszkania w lokalu wskazanym w załączniku nr 2, w terminie 21 dni od dnia powzięcia o tym wiadomości wskaże inny lokal i przedstawi nowe oświadczenie jego właściciela. Niedopełnienie tego obowiązku uprawnia Wynajmującego do wypowiedzenia umowy na piśmie z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu wypowiedzenia.

§ 8. Wypowiedzenie umowy

1. Wynajmujący może wypowiedzieć umowę z przyczyn określonych w art. 11 ust. 2 pkt 1-3 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.
2. Najemca może wypowiedzieć umowę na piśmie z zachowaniem [okres] okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

§ 9. Zgłoszenie najmu

Wynajmujący zgłosi zawarcie umowy naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu i na żądanie Najemcy przedstawi potwierdzenie zgłoszenia.

§ 10. Zwrot lokalu

1. Po zakończeniu najmu Najemca opróżnia lokal, wydaje go w stanie niepogorszonym ponad zwykłe zużycie i zwraca klucze, o czym strony sporządzają protokół.
2. Jeżeli Najemca nie opróżni lokalu dobrowolnie, Wynajmujący może dochodzić jego opróżnienia na podstawie aktu notarialnego wskazanego w § 6 pkt 1.

§ 11. Postanowienia końcowe

1. Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego oraz Kodeksu cywilnego.
3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Wynajmujący: ____________________ Najemca: ____________________

Załączniki: 1) akt notarialny z oświadczeniem Najemcy, 2) wskazanie lokalu zastępczego, 3) oświadczenie właściciela lokalu zastępczego, 4) protokół zdawczo-odbiorczy.

Załączniki do umowy najmu okazjonalnego

Umowa najmu okazjonalnego wymaga trzech dokumentów z art. 19a ust. 2. Są one warunkiem skuteczności zabezpieczenia. Bez nich umowa staje się zwykłym najmem.

Wzory załączników do umowy najmu okazjonalnego

Poniżej przedstawiamy przykładowe wzory załączników, które są wymagane przy umowie najmu okazjonalnego. To proste konstrukcje, które zagwarantują Ci działanie zgodne z prawem.

Załącznik nr 1 – oświadczenie najemcy

Treść tego załącznika redaguje notariusz. Powinno z niego wynikać, że najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje się opróżnić oraz wydać lokal w terminie wskazanym w żądaniu właściciela (art. 19d ust. 2). Przed wizytą przygotuj dla notariusza dane stron, adres lokalu i projekt umowy.

Wzór załącznika nr 2 – wskazanie lokalu zastępczego

Ja, [imię i nazwisko najemcy], PESEL [numer], wskazuję, że w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu przy ul. [adres wynajmowanego lokalu] będę mógł zamieszkać wraz z osobami: [lista] w lokalu położonym w [miejscowość] przy ul. [adres lokalu zastępczego], którego właścicielem (osobą uprawnioną) jest [imię i nazwisko].

[miejscowość, data] [podpis najemcy]

Wzór załącznika nr 3 – oświadczenie właściciela lokalu zastępczego

Ja, [imię i nazwisko], PESEL [numer], jako [właściciel / osoba posiadająca tytuł prawny] lokalu położonego w [miejscowość] przy ul. [adres], oświadczam, że wyrażam zgodę na zamieszkanie w tym lokalu [imię i nazwisko najemcy] oraz osób z nim zamieszkujących: [lista], w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu wynajmowanego przez niego na podstawie umowy najmu okazjonalnego z dnia [data].

[miejscowość, data] [podpis, w razie potrzeby poświadczony notarialnie]

Ważne

Po podpisaniu umowy zachowaj także potwierdzenie zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego. Będzie ci potrzebne do wniosku o nadanie klauzuli wykonalności.

Umowa najmu okazjonalnego – notariusz

Notariusz jest obowiązkowym elementem najmu okazjonalnego. Jego rola polega na sporządzeniu aktu z oświadczeniem najemcy o poddaniu się egzekucji. Samą umowę najmu można podpisać bez notariusza.

Przebieg wizyty:

• do notariusza idzie najemca (wynajmujący nie musi być obecny)
• notariusz ustala tożsamość najemcy, poucza go o skutkach oświadczenia i sporządza akt
• wynajmujący otrzymuje wypis aktu, który później dołącza do wniosku o klauzulę wykonalności
• na żądanie wynajmującego notariusz może też poświadczyć podpis właściciela lokalu zastępczego

Do przeprowadzenia procedury potrzebne będą dowód osobisty lub paszport, adres wynajmowanego lokalu, dane wynajmującego (imię, nazwisko, PESEL, adres), projekt umowy najmu.

Koszty – zgodnie z własnymi ustaleniami – są albo dzielone po połowie, albo całość ponosi najemca lub wynajmujący. 

Umowa najmu okazjonalnego bez notariusza

Bez notariusza nie zawrzesz skutecznego najmu okazjonalnego. Oświadczenie najemcy musi mieć formę aktu notarialnego. Bez niego umowa traktowana jest jak zwykły najem.

Co możesz zrobić samodzielnie:

• napisać i podpisać umowę (wystarczy forma pisemna, podpisy nie wymagają poświadczenia)
• przygotować wskazanie lokalu zastępczego i oświadczenie jego właściciela (poświadczenie podpisu tylko na twoje żądanie)
• zgłosić najem w urzędzie skarbowym

Ważne

Jeśli nie chcesz korzystać z usług do notariusza, możesz zdecydować się na zwykły najem. Zabezpiecz się wtedy kaucją (do 12-krotności czynszu), szczegółowym protokołem zdawczo-odbiorczym, jasnymi zapisami o wypowiedzeniu i terminach płatności. Pamiętaj, że odzyskanie lokalu od niepłacącego najemcy wymaga wtedy pozwu i wyroku sądu, co trwa znacznie dłużej niż procedura najmu okazjonalnego.

Umowa najmu okazjonalnego – koszt 

Największy jednorazowy wydatek to akt notarialny. Warto wiedzieć, że cena jest ustawowo ograniczona. Pozostałe koszty zależą od okoliczności.

Poniżej tabela z kosztami podpisania umowy najmu okazjonalnego.

Ile kosztuje umowa najmu okazjonalnego u notariusza?

Za sam akt z oświadczeniem najemcy notariusz może pobrać najwyżej 480,60 zł netto w 2026 roku (około 591 zł z VAT). To górna granica za sporządzenie oświadczenia. Kancelaria może policzyć mniej, ale nie więcej za ten akt.

Limit wynika z art. 19a ust. 7 ustawy: wynagrodzenie notariusza nie może przekroczyć jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Wyliczenie dla 2026 r.:

1. minimalne wynagrodzenie w 2026 roku: 4806 zł
2. jedna dziesiąta: 480,60 zł netto
3. VAT 23%: 110,54 zł
4. razem: ok. 591,14 zł brutto

Rozliczanie najmu okazjonalnego

Najem okazjonalny to szczególna forma umowy najmu mieszkania, uregulowana w ustawie o ochronie praw lokatorów, która daje właścicielowi dodatkowe zabezpieczenia prawne. Warto wiedzieć, że pod względem podatkowym najem okazjonalny nie różni się niczym od zwykłego najmu prywatnego.

Najem prywatny (w tym okazjonalny) można rozliczać wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Nie ma już możliwości wyboru skali podatkowej ani amortyzacji lokalu. Stawki w 2026 roku:

• 8,5% przychodu do 100 000 zł rocznie,
• 12,5% – od nadwyżki ponad ten limit

Podatek liczy się od całego przychodu (czynszu), bez pomniejszania o koszty. W małżeństwie, każdy z małżonków ma własny limit 100 tys. zł, niezależnie od ustroju majątkowego. Jeśli małżonkowie wybiorą opodatkowanie całości przychodu przez jednego z nich, limit dla tej osoby wynosi 200 tys. zł.

Podatek wpłacasz samodzielnie co miesiąc lub kwartalnie. Przelewu dokonujesz na indywidualny mikrorachunek podatkowy, z dopiskiem/symbolem PPE. 

Na koniec roku składasz zeznanie roczne PIT-28 (do końca kwietnia za rok poprzedni). Wykazujesz w nim przychód i zapłacony podatek – nie dochód.

Jak odzyskać mieszkanie po zakończeniu najmu

Ustawa o ochronie praw lokatorów przewiduje procedurę zakończenia najmu okazjonalnego. Zgodnie z art. 19d wygląda ona tak:

1. Umowa wygasa albo zostaje rozwiązana po upływie okresu wypowiedzenia.
2. Jeśli najemca nie wyprowadzi się dobrowolnie, doręczasz mu pisemne żądanie opróżnienia lokalu z urzędowo poświadczonym podpisem właściciela. Wskaż w nim strony, umowę, przyczynę ustania najmu i termin nie krótszy niż 7 dni od doręczenia.
3. Po bezskutecznym upływie terminu składasz do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Dołączasz: żądanie z dowodem doręczenia (lub wysłania listem poleconym), dokument potwierdzający twój tytuł prawny do lokalu i potwierdzenie zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego.
4. Z klauzulą wykonalności występujesz do komornika, który przeprowadza opróżnienie lokalu.

Podsumowanie

Najem okazjonalny to dobre rozwiązanie dla właściciela, który chce mieć pewność, że odzyska mieszkanie po zakończeniu umowy. Należy tu spełnić kilka warunków, w tym m.in. zawrzeć umowę pisemną, dołączyć 3 załącznik oraz akt notarialny z oświadczeniem najemcy oraz zgłosić najem do urzędu skarbowego.

Co ważne, pominięcie któregokolwiek z powyższych elementów może pozbawić Cię zabezpieczenia.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o umowę najmu okazjonalnego