Rower, samochód, laptop – z zaliczeniem takich wydatków do kosztów przedsiębiorca nie powinien mieć problemów. Wystarczy tylko udowodnić, że są w firmie potrzebne. Nie zawsze jest jednak tak różowo. Zdarzają się bowiem takie wydatki, których nie można wrzucić w koszty. Wyjątki (raczej) nie są tu przewidziane. Oto 7 takich przypadków.

1. Alkohol

Przepisy dotyczące rozliczania w firmie żywności zostały ostatnio zliberalizowane – w listopadzie 2013 r. Ministerstwo Finansów wydało interpretację ogólną pozwalającą na zapisanie w kosztach wydatku związanego z firmowym obiadem. Oczywiście jeśli przedsiębiorca jest w stanie udowodnić, że miało to związek z prowadzoną działalnością.

Jednak w kwestii zakupu alkoholu przepisy są nadal kategoryczne. Zakupu alkoholu rozliczyć nie można, także gdy wiąże się z obiadem firmowym.

2. Kurs prawa jazdy kat. B

Opłata za kurs na prawo jazdy nie jest uwzględniona w przepisach jako odgórnie wykluczona z możliwości zapisania w kosztach. Nie ma jednak co liczyć na jakąkolwiek taryfę ulgową. Własnego kursu na prawo jazdy kat. B przedsiębiorca z pewnością w firmie nie rozliczy, nawet jeśli używa samochodu do celów firmowych.

Powód? Urzędnicy zakładają, że przedsiębiorca wykorzysta zdobyte umiejętności w celach prywatnych.

3. Dzieło sztuki

Tutaj należy rozpatrzeć dwie sytuacje. Pierwsza to stricte biznesowa. Polega na tym, że przedsiębiorca kupuje obraz Rembrandta z zamiarem późniejszej odsprzedaży (oczywiście z zyskiem). Sprawia to, że dzieło sztuki może zaliczyć do kosztów.

Drugi przypadek nie kończy się już happy endem. Rembrandt choć bowiem trafia w ręce przedsiębiorcy to zamiast na siebie zarobić wisi po prostu nad biurkiem. Werdykt? Wydatek na „reprezentację”. A tego w kosztach rozliczyć nie można.

4. Prywatne ubezpieczenie zdrowotne

Prywatne ubezpieczenie zdrowotne (czyli NIE to z NFZ odejmowane od podatku) dla samego przedsiębiorcy lub jego rodziny nie może być kosztem uzyskania przychodu. Organy podatkowe są tutaj nieprzejednane.

Każdorazowo klasyfikują taki wydatek jako nie firmowy, ale osobisty. Co za tym idzie nie może znaleźć się w kosztach działalności.

Inaczej jest w przypadku prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego dla pracowników. Taki wydatek może już być kosztem.

5. Wynagrodzenie własne i współmałżonka

Oczywiście wynagrodzenie własne jednoosobowego przedsiębiorcy nie może być jego kosztem. Taka opcja istnieje tylko w odniesieniu do wynagrodzenia zwykłego pracownika – ale nie każdego.

Kosztem nie może być wynagrodzenie pracownika, który jest zarazem współmałżonkiem przedsiębiorcy. To znacznie wpływa na opłacalność zatrudniania w firmie własnego męża czy żony. Sytuacji tej nie zmienia nawet rozdzielność majątkowa małżonków. Jak wygląda to w szczegółach pisaliśmy w tym artykule.

6. Garnitur

Niezbyt miłą wiadomość mamy również dla przedsiębiorców, którzy cenią sobie odpowiednią prezencję i spotykając się np. z potencjalnym klientem chcą świetnie wyglądać. Przepisy nie dają szans, by wrzucić w koszty zakup garniturów, koszul czy krawatów. Nawet, gdy odpowiedni ubiór jest absolutnym standardem w danej branży.

Dlaczego tak się dzieje? Urzędnicy wychodzą tu z założenia, że zakup garnituru wpływa na kreowanie wizerunku firmy. Takie zakupy są klasyfikowane jako koszty reprezentacji. Jak już było wspomniane ich rozliczać nie można. To jeden punkt widzenia. Natomiast według innych opinii wydatek na garnitur zaspokaja również potrzeby osobiste przedsiębiorcy. A to również nie pozwala zaliczyć takiego wydatku do kosztów.

Wydatki na odzież można natomiast wrzucać w koszty wtedy, gdy są na niej elementy reklamowe firmy.

7. Zakup gruntu

Wydatki poniesione na zakup gruntu lub prawa użytkowania wieczystego nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów – tak właśnie stanowią przepisy. Choćby nawet grunty miały posłużyć jako inwestycja. Dodatkowo grunty nie podlegają tzw. amortyzacji.

Przedsiębiorca może zaliczyć wydatek na zakup gruntu do kosztów dopiero w momencie ich sprzedaży. Wcześniej niż przed tym faktem nie ma na to szans.