ZUS IWA za 2022 rok – kto i do kiedy składa deklarację?

31 stycznia 2023 roku mija termin złożenia deklaracji ZUS IWA. To dokument, który służy do ustalenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Podpowiadamy, kto musi złożyć deklarację ZUS IWA i jak to zrobić.

Kto obowiązkowo składa ZUS IWA?

Deklarację ZUS IWA składają przedsiębiorcy, którzy spełniają równocześnie trzy warunki:

  • byli płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składają informację ZUS IWA i co najmniej jeden dzień w styczniu roku następnego;
  • zgłosili do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych w roku, za który składają  informację ZUS IWA;
  • widnieli  w rejestrze REGON 31 grudnia roku, za który składają formularz ZUS IWA.
box-icon

Ważne

Jeśli w ciągu minionego roku choć przez jeden miesiąc nie byłeś(-aś) płatnikiem składki na ubezpieczenie wypadkowe, to nie składasz informacji ZUS IWA.

Do kiedy złożyć ZUS IWA?

Informację ZUS IWA należy przekazać do 31 stycznia danego roku za poprzedni rok kalendarzowy.

box-icon

Ważne

Termin złożenia deklaracji za 2022 rok mija więc 31 stycznia 2023 roku.

Liczba ubezpieczonych w ZUS IWA. Jak ją ustalić? 

Na druku ZUS IWA należy podać liczbę ubezpieczonych. Jak ją ustalić? Na początku sumujesz liczbę osób ubezpieczonych ubezpieczeniem wypadkowym w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składasz informacja ZUS IWA. Później dzielisz wynik przez liczbę miesięcy w roku, czyli 12.

Przykład

Pan Józef, właściciel warsztatu samochodowego, w roku 2022 zatrudniał – i płacił składkę na ubezpieczenie wypadkowe – za następującą liczbę pracowników:

  • styczeń – 11; 
  • luty – 10; 
  • marzec – 10; 
  • kwiecień – 10; 
  • maj – 8, 
  • czerwiec – 8; 
  • lipiec – 8; 
  • sierpień – 10; 
  • wrzesień – 10; 
  • październik – 10; 
  • listopad – 10; 
  • grudzień – 10.

Suma ubezpieczonych, za których pan Józef płacił składkę na ubezpieczenie wypadkowe w roku 2022 to 115. Tę sumę dzielimy przez 12, a więc przez liczbę miesięcy. Daje to nam wynik 9,58 (115/12). Zaokrąglamy wynik w górę, co daje liczbę 10. Oznacza to, że Pan Józef musi złożyć informację ZUS IWA za rok 2022. Ma na to czas do 31 stycznia 2023.

Uwaga: 

Gdyby jednak Pan Józef płacił w listopadzie i grudniu 2022 roku składkę na ubezpieczenie wypadkowe za 8 pracowników, to nie musiałby składać ZUS IWA. Suma ubezpieczonych przez cały rok wyniosłaby bowiem 113, co dzielone przez liczbę miesięcy daje wynik 9,41. W tym przypadku zaokrąglamy w dół i mamy wynik 9.

Ustalanie liczby ubezpieczonych – wyłączenia

Ustalając liczbę ubezpieczonych ubezpieczeniem wypadkowym w danym miesiącu, bierzesz pod uwagę każdego pracownika, który podlegał temu ubezpieczeniu choćby przez jeden dzień.

Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych nie bierzesz pod uwagę osób, które:

  • podlegają ubezpieczeniom społecznym, ale nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu;
  • cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym;
  • pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego bądź zostały powołane do odbywania zasadniczej służby wojskowej;
  • za które za dany miesiąc są rozliczane składki lub wykazywane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych (tj. w miesiącu, za który składany jest imienny raport miesięczny za daną osobę, nie podlegała ona ubezpieczeniu wypadkowemu ani przez jeden dzień).

Przykład:

Pan Wiesław w firmie pana Józefa przebywał na bezpłatnym urlopie od 2 do 31 stycznia 2022. 1 stycznia 2022 roku podlegał jednak ubezpieczeniu wypadkowemu. Dlatego pan Józef musiał go uwzględnić, ustalając liczbę pracowników zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego w styczniu 2022.

Co w przypadku kilku tytułów do ubezpieczenia jednego pracownika? 

Jeśli jednak ten sam pracownik był zgłoszony w danym miesiącu do ubezpieczenia wypadkowego z dwóch różnych tytułów, to ustalając liczbę osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu, liczymy go tylko raz

Przykład:

Pan Maciej w firmie pana Józefa od 1 stycznia do 10 stycznia 2022 podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu z tytułu umowy zlecenia. Od 15 stycznia pan Maciej miał już umowę o pracę w tej samej firmie. Mimo tego pan Józef jako płatnik składek, ustalając liczbę osób podlegających ubezpieczeniu zdrowotnemu w styczniu, powinien uwzględnić pana Macieja jako jednego ubezpieczonego.

ZUS IWA – w jakiej formie i gdzie złożyć dokument? 

Deklarację ZUS IWA złożysz w formie elektronicznej lub papierowej. W zależności od tego, jaka forma obowiązuje Cię przy przekazywaniu do ZUS innych dokumentów.  Przypomnijmy:

  • płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób, są zobowiązani do przekazywania dokumentów do ZUS w formie elektronicznej,
  • płatnicy rozliczający nie więcej niż 5 osób, mogą druki przekazywać w formie dokumentów papierowych, nie ma też żadnych przeciwwskazań, aby przekazywali je do ZUS elektronicznie.

ZUS IWA najwygodniej złożysz w formie elektronicznej, korzystając z programu płatnik lub ePłatnika na ZUS PUE. 

Jeżeli składasz ZUS IWA w wersji papierowej, wówczas musisz dostarczyć deklarację do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na siedzibę Twojej firmy. Dokument możesz też wysłać pocztą.

Sama deklaracja ZUS IWA składa się z sześciu bloków do wypełnienia. Najistotniejszy z nich to ten, w którym wykazujesz liczbę wypadków w pracy, do których doszło w zeszłym roku. 

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu