Prowadząc działalność gospodarczą trzeba liczyć się z ryzykiem utraty lub zniszczenia towaru. Jeśli już do tego dojdzie, przedsiębiorca powinien zadbać o odpowiednie udokumentowanie danego zdarzenia, żeby obniżyć podatek dochodowy. W pewnych aspektach istotne są okoliczności, w których doszło do zniszczenia bądź utraty towaru.

Kradzież i zniszczenie towaru należy udokumentować i ująć w KPiR

Pożar czy zalanie lokalu, kradzież, uszkodzenie podczas transportu lub rozładunku, utrata przydatności do spożycia – istnieje wiele wydarzeń, które mogą sprawić, że przedsiębiorca traci towar lub ulega on zniszczeniu i nie nadaje się już do sprzedaży.

Każda taka sytuacja wymaga odpowiedniego udokumentowania i ujęcia w KPiR. Trzeba bowiem wiedzieć, że zniszczenie czy też utrata towaru nie sprawiają, że dla urzędników przestaje on istnieć.

W takim przypadku przedsiębiorca powinien sporządzić protokół szkody, który jest podstawą wpisu do KPiR. Zniszczone towary należy wyksięgować z Księgi przenosząc je z kol. 10 – zakup towarów handlowych i materiałów (na minus) do kol. 13 – pozostałe wydatki (na plus).

Wpisu trzeba dokonać z datą sporządzenia dokumentu. Numerem dowodu jest oznakowanie protokołu.

Jakie dane w protokole szkody?

W protokole szkody trzeba ująć pewne wymagane przepisami elementy. Odpowiednio sporządzony dokument musi zawierać np.:

  • numer i datę sporządzenia,
  • datę zniszczenia (lub utraty) towaru,
  • przyczynę zniszczenia (lub utraty) towaru,
  • nazwę, ilości i wartość towaru,
  • informację dotycząca przeznaczenia materiałów – w przypadku zniszczenia,
  • łączną kwotę zniszczonych (lub straconych) towarów,
  • dane i podpis osoby sporządzającej protokół.

Tutaj pewna dodatkowa informacja. VAT-owcy zobligowani są zapisać wartość netto towaru, a zwolnieni z VAT wartość brutto.

Strata w kosztach – tylko jeśli nie ma winy przedsiębiorcy

Warto zwrócić uwagę na możliwość ujęcia w kosztach wartości zniszczonych lub utraconych towarów. Taka opcja jak najbardziej istnieje. Przedsiębiorca ujmie jednak w kosztach uzyskania przychodów utratę lub zniszczenie towaru wyłącznie w sytuacji, gdy nie stało się to z jego winy.

W tym celu należy zadbać o zgromadzenie dokumentów, które poświadczą, że właściciel firmy nie miał żadnego wpływu na powstanie szkody. Szczególnie przydatne mogą się tu okazać notatki sporządzone np. przez policję, straż pożarną, czy firmę kurierską. Dokument trzeba załączyć do protokołu szkody.

Do kosztów przedsiębiorca może również zaliczyć wydatki, które zostały poniesione w związku z likwidacją uszkodzonych towarów (trzeba posiadać potwierdzenie złomowania, likwidacji, itp.).

Czy konieczna jest korekta VAT-u?

Jako że zniszczony lub stracony towar nie nadaje się już do użytkowania w firmie, przedsiębiorca może się zastanawiać czy dokonać korekty odliczonego przy zakupie VAT-u. Często takiej konieczności nie ma.

W opinii organów podatkowych, nie trzeba korygować VAT-u, o ile do utraty lub zniszczenia towaru nie doszło z winy przedsiębiorcy, a całe zdarzenie zostało odpowiednio udokumentowane.