Prowadzanie działalności gospodarczej niejednokrotnie wiąże się z koniecznością wykupienia odpowiedniego ubezpieczenia. Przedsiębiorca może się zabezpieczyć w związku z kradzieżą, na wypadek zniszczeń dokonanych przez przyrodę, czy wykupując pakiet komunikacyjny na samochód. Wymaga to również dopilnowania pewnych kwestii podatkowych. Jak rozlicza się ubezpieczenie w firmie?

Niektóre wydatki przedsiębiorca bezproblemowo zaliczy do kosztów

Ubezpieczenie w firmie to właściwie konieczność dla każdego przedsiębiorcy. Prowadząc działalność gospodarczą można się spotkać z wieloma jego rodzajami. Do najpopularniejszych należy zaliczyć ubezpieczenia: komunikacyjne dotyczące użytkowania samochodu, majątku, sprzętu elektronicznego, OC przedsiębiorcy.

Co istotne przepisy dają możliwość rozliczenia w kosztach wydatków z nimi związanych. Wymaga to oczywiście, by dany wydatek miał związek z prowadzoną działalnością (osiągnięciem przychodu, jego utrzymaniem lub zabezpieczeniem), a także był odpowiednio udokumentowany.

Nie ma trudności, aby w koszty wrzucić wydatki, które zostały poniesione w związku z zakupem obowiązkowej polisy OC z tytułu prowadzonej działalności. O przejrzyste zasady trudno jednak w sytuacji, gdy polisa OC jest dobrowolna. Zanim przedsiębiorca podejmie decyzję o jej rozliczeniu w firmie najlepiej zwrócić się z odpowiednim zapytaniem do urzędu skarbowego. To bezpieczne rozwiązanie, jako że interpretacje w tej kwestii nie są jednoznaczne.

Niestety nie mam możliwości, by przedsiębiorca zapisał w kosztach wydatki związane z ubezpieczeniem pracowników. Dotyczy to tak zatrudnionych na umowę o pracę, jak i w oparciu o umowy cywilnoprawne (np. zlecenia, o dzieło). Identycznie kosztem nie może być ubezpieczenie zdrowotne wykupione u prywatnego ubezpieczyciela.

W koszty można jednak wrzucić zapłacone składki na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne ZUS. Z kolei składkę zdrowotną można prawie w całości odjąć wprost od podatku dochodowego.

Ubezpieczenie w firmie – jak wygląda w przypadku samochodu?

Przepisy pozwalają również na rozliczanie ubezpieczenia samochodu. Nie jest istotne, czy składki są obowiązkowe czy dobrowolne – za każdym razem można je ujmować w kosztach uzyskania przychodu. Należy jednak zdawać sobie sprawę z istnienia pewnych limitów odliczeń. Przede wszystkim w kontekście zaliczania do kosztów ubezpieczeń Autocasco (AC) na kwotę powyżej 20 tys. euro. Jak przedstawia się to w praktyce?

Otóż limit możliwych do rozliczenia kosztów AC określa procentowy stosunek kwoty 20 tys. euro (przeliczonej na złotówki według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia) do wartości samochodu przyjętej do celów ubezpieczenia.

Dotyczy to zarówno aut firmowych, jak i prywatnych, które są wykorzystywane na potrzeby działalności. Wyłączone są z tego pojazdy ciężarowe. W całości w kosztach uzyskania przychodów można rozliczyć ubezpieczenie do kwoty 20 tys. euro.

Pewne ograniczenie istnieje również w przypadku wydatków na ubezpieczenia komunikacyjne. Jeśli bowiem dotyczą samochodu prywatnego, który nie jest zapisany w majątku firmy, to mogą być kosztem jedynie do wysokości kilometrówki.

Dodatkowo przedsiębiorca powinien sobie zdawać sprawę z faktu, że może zaliczyć do kosztów stratę poniesioną w związku z kradzieżą samochodu lub jego wypadkiem. Jest to możliwe jednak wyłącznie wtedy, gdy pojazd ma ubezpieczenie AC.

A co jeśli przedsiębiorca leasinguje samochód? W takiej sytuacji w koszty można wrzucić wszelkie opłaty na ubezpieczenie bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W jaki sposób należy udokumentować wydatek na składkę komunikacyjną?

Uwzględnienie w kosztach składki ubezpieczenia komunikacyjnego wymaga oczywiście odpowiedniego rozliczenia. Zgodnie z przepisami podatkowymi składkę ubezpieczeniową można zapisać w kosztach w dacie jej opłacenia.

wydatek na składkę komunikacyjną

Dla odpowiedniego udokumentowania wydatku przedsiębiorca powinien przechowywać polisę zawierającą informację o dacie zawarcia umowy, jej przedmiocie i wartości składek. Dotyczy to również potwierdzenia dokonania zapłaty składki.

Przy okazji warto pamiętać, że ewentualne odszkodowanie od ubezpieczyciela to dla przedsiębiorcy przychód. Należy go opodatkować w wysokości odpowiadającej otrzymanej kwocie. Rozliczenia trzeba dokonać według daty wpływu pieniędzy na konto przedsiębiorcy. VAT-owiec otrzyma od firmy ubezpieczeniowej fakturę w kwocie netto, zaś zwolniony z VAT w kwocie brutto.

Chcesz rozliczyć każdy koszt w prosty sposób?

Sprawdź, jak łatwo wystawisz e-fakturę

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.