Oswoiliśmy się już zapewne z myślą, że nie trzeba używać oznaczeń „faktura” oraz „kopia” i „oryginał”. Sprawdźmy, jakie jeszcze elementy nie są obowiązkowe, a które muszą się znaleźć, aby o dokumencie można było powiedzieć „faktura VAT”.

Kto może wystawić fakturę?

Zacznijmy od odpowiedzi na to właśnie pytanie – niektórzy bowiem mają nadzieję, że nawet nie prowadząc swojej firmy sporadycznie mogą się pokusić o przygotowanie faktury VAT.

Fakturę VAT może wystawić tylko i wyłącznie przedsiębiorca (lub innymi słowy podatnik VAT), nigdy osoba prywatna (tutaj możemy mówić jedynie o umowach i rachunkach do nich).

Faktura uproszczona – co przedsiębiorca powinien wiedzieć?

Na fakturze nie trzeba już podawać…

Może to być zaskakujące, ale faktura VAT do swojej ważności nie wymaga odręcznego podpisu wystawiającego ani odbierającego.

Z reguły większość przedsiębiorców podpisuje się niejako automatycznie, ale jeśli zapomną – nic się nie dzieje, faktura nie wymaga żadnej korekty.

Wyjątkiem są tylko faktury RR i faktury korygujące!

Faktura korygująca i nota korygująca – różnice

W niepamięć odeszły także firmowe pieczątki. Podobnie jak z podpisem – można je stosować, żaden przepis nie zabrania takiego dodatkowego elementu na dokumencie.

Oznaczenia takie, jak „faktura”, „faktura VAT”, „kopia” i „oryginał” także przestały być obowiązkowymi elementami faktury.

Przedsiębiorca nie musi już tracić czasu na odróżnianie dokumentu, który powinien zachować u siebie od tego, który przekazuje klientowi.

Elementy faktury VAT

Od dłuższego czasu na fakturach za zakup paliwa do samochodu nie musimy już umieszczać numeru rejestracyjnego. Dotyczy to także zakupu części lub naprawy pojazdu.

Zamieszczenie bywa jednak znaczącym ułatwieniem, jeśli przedsiębiorca używa kilku aut w swojej firmie – dobrze jest wiedzieć, choćby na potrzeby sporządzanej deklaracji środowiskowej, który wydatek na jaki samochód został przeznaczony.

Przedsiębiorca nie musi także umieszczać informacji o formie płatności (np. gotówka, przelew), ani numeru konta bankowego.

Czy na fakturze muszę wpisać PKWiU?

To musi się znaleźć na fakturze VAT

Faktury VAT różnią się od siebie. Jest jednak pula informacji, która musi pojawić się na każdym poprawnie wystawionym dokumencie.

Jest to:

  • numer kolejny faktury,
  • data wystawienia faktury i data sprzedaży (jeśli jest inna niż data wystawienia faktury),
  • dane wystawiającego i klienta (imiona i nazwiska, adresy, numery NIP),
  • nazwa towaru/usługi, ilość i jednostka miary, cena
  • kwota do zapłaty.

Czy mogę umieścić reklamę na fakturze?

Inne obowiązkowe informacje mogą się różnić właśnie w zależności od rodzaju faktury. Przyjrzyjmy się więc najważniejszym przykładom.

Podstawa zwolnienia z VAT – jeśli przedsiębiorca jest zwolniony z VAT, podaje na fakturze podstawę tego zwolnienia (zwolnienie ze względu na rodzaj sprzedaży).

Oznaczenia takie, jak „faktura” i „faktura VAT” nie są konieczne, ale jeśli kupujemy produkty rolne od rolnika, musimy użyć oznaczenia „Faktura VAT RR”.

Metoda kasowa – wymaga od przedsiębiorcy, aby na fakturze zamieszczał informację „metoda kasowa”.

Transakcja z odwrotnym obciążeniem – gdy to nabywca musi rozliczać się z podatku VAT – wymaga dodania na fakturze zapisu „odwrotne obciążenie” (reverse charge).

Faktura w walucie obcej – w przypadku dokumentu, który wystawiany jest w obcej walucie, konieczne jest przeliczenie kwoty podatku VAT na polskie złotówki.

Faktura VAT marża – w tym rodzaju faktury kluczowe jest odpowiednie oznaczenie wykonywanej usługi: procedura marży dla biur podróży, procedura marży – towary używane, procedura marży – dzieła sztuki, procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki. Jest to faktura bez podawania kwoty VAT!

Samofakturowanie – nie każdy przedsiębiorca o tym wie, ale osoba nabywająca towary lub usługę, może sama w imieniu sprzedawcy wystawić fakturę, która będzie dokumentem wiążącym, jeśli pojawi się na niej właśnie oznaczenie „samofakturowanie”.

Chcesz wystawiać faktury w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo.
  • Wystaw fakturę, dodaj koszt, opłać podatek wprost z inFaktu przez stronę www lub aplikację na smartfon.
  • Otrzymasz bezpłatne wsparcie specjalistów.
  • A gdy Twoje potrzeby wzrosną – inFakt zapewni Ci osobistą księgową lub księgowego.

Załóż testowe konto

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.