Wymiana okien w biurze, zakup nowych części do samochodu czy modernizacja komputerowego oprogramowania to bardzo częste firmowe wydatki. Odróżnienie remontu od ulepszenia środka trwałego jest kluczowe do poprawnego wliczenia wydatku w koszty firmowe.

Nie każdy wydatek od razu wliczysz w koszty firmowe

Znaczna część wydatków, jakie ponosi przedsiębiorca, może zostać zaliczona od razu do kosztów firmowych. Istnieje jednak pewna grupa, którą należy księgować inaczej.

Należą do niej wydatki na środki trwałe, a więc te elementy majątku firmowego, których m.in. planowany czas używania jest dłuższy niż rok, a cena zakupu wyższa niż 3 500 zł. Tego typu wydatki zaliczamy do kosztów za pomocą comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych, które zazwyczaj mają taką samą wysokość przez cały okres spłaty.

Jak wliczyć wydatki sprzed założenia firmy w koszty?

W trakcie księgowania amortyzacji w koszty firmy może zmienić się wartość naszego środka trwałego. W jaki sposób? Poprzez wykonanie remontów, montaż instalacji gazowej w samochodzie, itd.

Zmiana ta oznacza, że od tej pory będzie można co miesiąc wliczać w koszty firmowe wyższą kwotę – jako amortyzację. Tylko czasami można cały wydatek zaksięgować od razu – żeby to ustalić, trzeba określić, czy zapłaciliśmy za remont, czy też za ulepszenie.

Wydatki na remont trafiają w całości do kosztów uzyskania przychodu

Jak poradzić sobie z ustaleniem, kiedy zakup można nazwać remontem i zaksięgować w całości w koszty firmy? Charakteryzuje się kilkoma cechami:

  • podstawowym celem jest zachowanie środka trwałego we właściwym stanie i uchronienie go przed zbyt szybkim zużyciem,
  • jest to na przykład konserwacja lub przywrócenie pierwotnego stanu technicznego lub wymiana zepsutych elementów,
  • nie zmienia sposobu funkcjonowania przedmiotu ani jego przeznaczenia, zapewnia jedynie właściwe funkcjonowanie na dotychczasowych zasadach.

Tym samym:

  • nie zwiększa początkowej wartości środka trwałego,
  • nie wpływa na stawki amortyzacji,
  • poniesione na remont wydatki, niezależnie od ich wysokości, zaliczane są bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu.

Auto wliczane w koszty

Ulepszenie wymaga zmian w ewidencji i wliczania w koszty na raty

Jak rozpoznać, że zmiany dokonane w firmowym samochodzie nie są remontem, a ulepszeniem?

  • jest to działanie powstałe w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji,
  • zmienia sposób funkcjonowania przedmiotu, jego przeznaczenie lub konstrukcję,
  • następuje wzrost wartości środka trwałego,
  • suma wydatków przekracza łącznie 3.500 zł netto.

Oznacza to, że:

  • zwiększa początkową wartość środka trwałego w stosunku do wartości z dnia przyjęcia do majątku firmy,
  • zwiększa wysokość comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych,
  • podwyższoną stawkę amortyzacyjną opłaca się od miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do ulepszenia środka trwałego.

Wymiana opon samochodowych a ulepszenie

Kiedy na pewno nie mamy do czynienia z ulepszeniem?

Istnieje grupa wydatków, która nigdy nie będzie stanowiła ulepszenia – są to tzw. wartości niematerialne i prawne, czyli np. drogie oprogramowanie, licencje, autorskie prawa majątkowe.

Wszelkie wydatki na nie poniesione od razu wliczamy w całości w koszty uzyskania przychodu (jeśli jest to wydatek na dotychczasową wartość niematerialną i prawną) albo wprowadzamy do ewidencji jako zupełnie nową wartość (jeśli kupujemy zupełnie odrębną np. licencję).

Chcesz rozliczać koszty w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo, poznaj zalety księgowości elektronicznej.
  • Wystaw testową e-fakturę w inFakcie online lub w aplikacji inFakt na smartfon. Zajmie Ci to minutę.
  • Otrzymasz bezpłatne wsparcie specjalistów, 6 dni w tygodniu.
  • A gdy Twoje potrzeby wzrosną – dopasujemy księgową lub księgowego do potrzeb Twojej firmy.

Załóż testowe konto

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.