Absolwentka Finansów i Rachunkowości oraz Zarządzania na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. W inFakcie pracuje jako Starszy Specjalista ds. księgowości w Dziale Obsługi Przedsiębiorcy i Księgowego. Prywatnie pasjonatka podróży i wycieczek górskich.

Refakturowanie jest dość częstą praktyką stosowaną przez przedsiębiorców. Najprościej pojęcie refakturowania możemy wytłumaczyć jako odsprzedaż usług po tej samej cenie, bez doliczania prowizji i marży. Zapraszam do wpisu!

  • Refakturowanie to inaczej odsprzedaż usług po tej samej cenie, bez doliczania marży i prowizji.
  • Przy refakturowaniu odsprzedający nalicza taką samą stawkę VAT, z jaką zakupił daną usługę. O wyjątkach w tym temacie opiszę poniżej.
  • Refakturowanie nie może służyć dzieleniu usługi kompleksowej na więcej poszczególnych świadczeń częściowych.

Refakturowanie – definicja

Pojęcie refakturowania nie zostało jak dotąd zapisane w przepisach prawa podatkowego. Przyjęte zostało natomiast, iż refakturowanie to inaczej odsprzedaż usługi na rzecz osoby, która faktycznie z danej usługi korzystała.

W przypadku refakturowania możemy wyróżnić dwa przypadki. W pierwszym przypadku osoba refakturująca dokonuje zakupu usługi na własny rachunek, a następnie dokonuje odsprzedaży ostatecznemu nabywcy. Z drugą sytuacją mamy do czynienia w przypadku poniesienia określonych kosztów na rzecz klienta, którymi jest on następnie obciążony.

W przepisach nie została również opisana kwestia zasad dotyczących wystawiania refaktur. Refakturę należy zatem wystawić na zasadach ogólnych, czyli w taki sam sposób jak fakturę. Ważne, aby w tytule dokumentu widniała informacja, że jest to „Faktura”, natomiast nic nie stoi na przeszkodzie, aby w podtytule zawrzeć informację, że jest to „Refaktura”.

Zgodnie z powyższym refakturę należy wystawić najpóźniej do 15-tego dnia miesiąca następnego po miesiącu wykonania usługi lub dostawy towaru. Najwcześniej refakturę możemy wystawić na 30 dni przed terminiem wykonania usługi lub dostawy towaru.

Rozliczenie faktury korygującej w PIT i VAT

refakturowanie

Refakturowanie – rozliczenie VAT

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT podstawę opodatkowania stanowi wszystko co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Dodatkowe koszty, które zostały poniesione w związku z główną usługą powinny być doliczone do podstawy opodatkowania z tytułu świadczenia tej głównej usługi. Sytuacja taka ma miejsce, gdy głównej usługi kompleksowej nie możemy rozdzielić na jej poszczególne części składowe, gdyż oddzielnie tracą one swoją rację bytu. Ze względu na łączny charakter świadczonych usług, każda część podlega opodatkowaniu według stawki właściwej dla głównej usługi.

Refakturowanie usług z naliczoną stawką VAT

Co do zasady przy refakturowaniu osoba odsprzedająca usługę powinna zastosować taką stawkę VAT, z jaką zakupiła daną usługę.

Przykładowo jeśli kontrahent nabył usługę opodatkowaną stawką 8%, to refakturując tę usługę również może zastosować stawkę 8%.
Warto tutaj zauważyć, że do zastosowania obniżonej stawki VAT mogą być uprawnione tylko określone podmioty. W takiej sytuacji osoba wystawiająca refakturę nie może skorzystać z obniżonej stawki VAT, w związku z czym powinna opodatkować transakcję na zasadach ogólnych.

Refakturowanie usług zwolnionych z VAT (podmiotowo)

W sytuacji, gdy usługa została zakupiona od podatnika zwolnionego podmiotowo z VAT, to na takiej fakturze nie zostaje naliczona kwota podatku VAT. Czynny podatnik VAT dokonując odsprzedaży takiej usługi zobowiązany jest do naliczenia podatku według odpowiedniej stawki (stawki takiej, jaka byłaby naliczona przez sprzedawcę, gdyby był on czynym podatnikiem VAT).

Refakturowanie usług zwolnionych z VAT (przedmiotowo)

Zwolnienie przedmiotowe z VAT dotyczy podmiotów, które mogą korzystać z tego zwolnienia. Lista podmiotów mogących z niego skorzystać znajduje się w w art. 43 ust.1 ustawy o podatku VAT. Przykładowo możemy tutaj wymienić usługi pocztowe. Przy odsprzedaży usług pocztowych nie możemy zastosować na fakturze stawki VAT „zw”, ponieważ usługi pocztowe realizowane są wyłącznie przez Pocztę Polską i tylko Poczta Polska może korzystać z przedmiotowego zwolnienia z VAT stosując stawkę VAT „zw”. Refakturując usługi poczty polskiej na fakturze należy doliczyć podstawową stawkę VAT 23%.

Duplikat faktury

W jakim przypadku refakturowanie jest niedopuszczalne?

Niewłaściwym działaniem jest refakturowanie kosztów, które mają charakter pomocniczy do usługi podstawowej. Koszty takie wpływają na zwiększenie podstawy opodatkowania tych czynności, a zatem nie powinny być one odrębnie refakturowane. Wydatki, które stanowią nieodłączną część usługi podstawowej powinny być wliczone do głównej ceny towaru/usługi.

Faktura uproszczona

Sprawdź swoją wiedzę na temat:

Refakturowanie - podstawowe informacje

Czy wystawiając refakturę możemy na niej naliczyć marżę i prowizję?

Prawidłowo ! Błędnie

Czy można refakturować koszty, które mają charakter pomocniczy do usługi podstawowej?

Prawidłowo ! Błędnie

Czy refakturując usługi poczty polskiej możemy zastosować stawkę VAT "zw"?

Prawidłowo ! Błędnie