Zatrudniałeś współpracowników lub pracowników w 2012 r.? Wielce prawdopodobne, że w związku z tym musisz sporządzić dla nich PIT-y. Oto 7 najważniejszych kwestii, które powinieneś wziąć pod uwagę zabierając się do tego obowiązku.

1. PIT-y sporządzasz, jeśli zapłaciłeś wynagrodzenie

PIT-11 sporządza się w związku z umowami o pracę lub o dzieło i zleceniami, które w danym roku podatkowym zostały opłacone. Innymi słowy, jeżeli spisałeś umowę o dzieło z wykonawcą 20 grudnia 2012 r., a wykonanie dzieła ma trwać miesiąc i dopiero wtedy nastąpi płatność (czyli już w 2013 r.), to PIT-11 należy sporządzić dla wykonawcy dopiero w 2014 r. (za rok 2013).

2. PIT-11 tylko przy umowach na ponad 200 zł

PIT-11 sporządza się i przekazuje wykonawcom dzieł/zleceń tylko w związku z umowami na kwoty powyżej 200 zł. Dzieła i zlecenia na niższe kwoty nie powodują tego obowiązku.

3. Termin do końca lutego 2013 r.!

PIT-y należy przekazać do właściwych urzędów skarbowych oraz pracownikom, zleceniobiorcom i wykonawcom do końca lutego 2013 r. To nieprzekraczalny termin.

Terminy do końca lutego

4. Wysyłka PIT-11 elektronicznie – pod pewnymi warunkami

PIT-11 można wysłać do urzędu skarbowego przez serwis e-Deklaracje tylko posiadając podpis elektroniczny – w przeciwnym wypadku pozostaje poczta lub wizyta w urzędzie. Natomiast nie ma jednoznacznych przepisów dotyczących możliwości przekazania tego dokumentu pracownikowi e-mailem.

Praktyka wskazuje, że PIT-11 musi trafić do pracownika w formie papierowej – pocztą (listem poleconym) lub przekazany osobiście. Pojawiły się jednak interpretacje przepisów mówiące, że pracownikom można przekazywać (lub udostępniać) PIT-11 w formie elektronicznej, o ile się na to zgadzają (m.in. interpretacje IPPB4/415-653/11-2/MP i IBPBII/1/415-388/11/MK). Przedsiębiorca musi jednak dysponować potwierdzeniem odbioru.

5. Pracownik może poprosić pracodawcę o rozliczenie

Do 10 stycznia pracownik zatrudniony na umowę o pracę mógł złożyć oświadczenie PIT-12, w którym zwraca się do pracodawcy z prośbą o rozliczenie (chodzi o osoby, które mają przychody tylko z jednego źródła). Wówczas pracodawca do końca lutego sporządza PIT-40 – jeden egzemplarz wręcza pracownikowi, a drugi przekazuje do urzędu skarbowego. (Ten mechanizm można zastosować tylko w przypadku umów o pracę.)

6. Nie musisz sporządzać i wręczać PIT-ów samodzielnie

PIT można sporządzić i wysłać samodzielnie, ale równie dobrze można tę sprawę zlecić do biura rachunkowego. Warto sprawdzić czy taka usługa jest w cenie księgowości, a jeśli nie to dowiedzieć się ile kosztuje. Być może nie warto samemu szperać w przepisach.

7. Za nieprzesłanie PIT-u może grozić grzywna… z której można się wymigać

Niedopełnienie obowiązków związanych z PIT może być uznane za wykroczenie, za które grozi grzywna w wysokości od 1/10 do 20-krotności minimalnego wynagrodzenia (więcej o karach – w tym artykule). Odpowiedzialności można uniknąć, gdy wraz ze spóźnionym dokumentem prześle się tzw. czynny żal (to oświadczenie, w którym m.in. opisuje się przyczynę zaistniałej sytuacji).