Rozwój firmy zależy przede wszystkim od tego co mamy do zaoferowania potencjalnym odbiorcom naszych produktów, umiejętności pozyskiwania kontrahentów, windykacji należności oraz monitorowania zleceń i szybkości reagowania. Jedną z trudności, jaka staje na drodze przedsiębiorców są nierzetelni kontrahenci – sprawdź jak się przed nimi chronić.

Gdzie sprawdzić czy kontrahent jest wypłacalny?

Ryzyko jest nieodłączną częścią biznesu i nie jesteśmy w stanie całkowicie ustrzec się nieuczciwych kontrahentów. Możemy jednak zastosować wszelkie dostępne środki, aby zminimalizować niepewność w odniesieniu do partnera biznesowego. Pierwszym krokiem jest oczywiście weryfikacja kontrahenta pod kątem wypłacalności.

Podstawowe informacje dotyczące firm, z którymi planujemy podjąć współpracę znajdziemy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) i Głównym Urzędzie Statystycznym (GUS). Jeżeli jednak interesują nas szczegółowe dane o wypłacalności i nierzetelnych dłużnikach to przydatne będzie Biuro Informacji Gospodarczej (BIG): Krajowy Rejestr Dłużników, InfoMonitor i Rejestr Dłużników ERIF. Trzeba mieć na uwadze, że wspomniane podmioty działają niezależnie, co oznacza że każdy z nich posiada odrębną ewidencję dłużników. W związku z tym w celu zweryfikowania wypłacalności kontrahenta zalecane jest sprawdzenie go w różnych Biurach Informacji Gospodarczej.

Firma widniejąca w rejestrze dłużników nie budzi zaufania, dlatego warto jeszcze raz przeanalizować czy podjęcie współpracy z takim kontrahentem będzie dla nas opłacalne, jeżeli mimo to zdecydujemy się podpisać umowę zachowajmy szczególną ostrożność zabezpieczając transakcję.

Na co zwrócić uwagę przy sporządzaniu umowy?

Podpisanie odpowiedniej umowy, zgromadzenie szczegółowej dokumentacji związanej z transakcją i dbałość o każdy szczegół formalny nie zagwarantuje nam otrzymania zapłaty za wykonaną usługę lub dostarczony towar, ale znacznie ułatwi późniejszą egzekucję pieniędzy w razie niedotrzymania warunków umowy przez kontrahenta.

Dokładne przeanalizowanie wszystkich ustaleń jest podstawą dobrej współpracy między partnerami biznesowymi. Z jednej strony sprzedawca zobowiązuje się do terminowego dostarczenia produktu końcowego, a z drugiej odbiorca godzi się na określoną cenę i uregulowanie płatności w wyznaczonym czasie. Zawarcie dodatkowych zapisów o karze za nieterminowe wykonanie usługi albo opóźnienie w płatności jest powszechnie stosowanym sposobem zabezpieczenia transakcji. W razie jakichkolwiek podejrzeń dotyczących wywiązania się z warunków umowy przez kontrahenta, warto wynegocjować punkt w umowie wskazujący na możliwość zastosowania takiej sankcji.

Umowa sprzedaży lub umowa o wykonanie usług jest podstawowym elementem współpracy z nowym partnerem biznesowym, dlatego zawsze trzeba pamiętać sporządzeniu jej w formie pisemnej. Jeżeli umowa została zawarta ustanie warto przynajmniej poprosić kontrahenta o podpis na fakturze, co świadczyć będzie o zaakceptowaniu przez niego ustalonej ceny i zobowiązanie się do zapłaty za produkt w określonym terminie.

Sporządzenie precyzyjnej umowy stanowi wartość dla obu stron transakcji, polecamy zatem dokładne przeanalizowanie jej warunków zanim złożymy podpis. Podejmując współpracę z nową firmą sprawdźmy zawsze czy osoba, z którą negocjujemy warunki jest osobą uprawnioną do podpisywania kontraktów biznesowych. W przeciwnym wypadku w razie opóźnienia w zapłacie wykazanie, że firma zgodziła się na określone warunki będzie znacznie trudniejsze. Budowanie dobrych relacji z kontrahentami to przede wszystkim rzetelne wywiązywanie się z podjętych zobowiązań. Nie powinnyśmy bowiem oczekiwać od drugiej strony transakcji sumienności i dbania o każdy szczegół, samemu opóźniając wykonanie usługi, obarczając kontrahenta dodatkowymi opłatami manipulacyjnymi lub oddając wadliwy produkt. Dokumenty świadczące o terminowym dostarczeniu przez nas usługi/towarów również będą przydatne w egzekwowaniu należności, dlatego zadbajmy o odpowiednie potwierdzenie.

Czy ZUS kontroluje nas na Facebooku?

Typ spod ciemnej gwiazdy w okularach z brodą

Zaliczka jako forma ochrony przed wyłudzeniami

Nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej są również negocjacje np. w odniesieniu do terminu uregulowania płatności, wpłaty ewentualnych zaliczek czy zadatków jeszcze przed dostarczeniem usługi.

Ustalenia dotyczące konieczności zapłaty zaliczki lub zadatku chronią nas przed nierzetelnymi kontrahentami. Osoba, która wpłaciła już część należności prawdopodobnie ureguluje też pozostałą część. Z kolei brak zapłaty zaliczki w terminie jest przesłanką do ograniczenia zaufania do partnera biznesowego. Rozmowa i próba zdobycia informacji z czego wynika opóźnienie pomoże nam podjąć decyzję, czy kontynuacja tego zamówienia i dostarczenie produktu końcowego przyniesie nam zysk czy raczej stratę.

Nie pomyl zaliczki z zadatkiem – to nie jest to samo

Zanim udasz się do sądu wyślij kontrahentowi wezwanie do zapłaty

Pierwszym krokiem w egzekwowaniu zaległych płatności jest sporządzenie i dostarczenie do odbiorcy wezwania do zapłaty. Jest to pismo przypominające o konieczności dokonania płatności wraz z odsetkami za opóźnienie w płatności. Podać należy numer faktury z przekroczonym terminem płatności i dodatkową liczbę dni, ile wyznaczyliśmy na uregulowanie należności.

Polecenie zapłaty koniecznie trzeba wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Potwierdzenie odbioru dowodzić będzie, że przekazaliśmy dokument odbiorcy, a co za tym idzie podjęliśmy próbę polubownego rozwiązania problemu z kontrahentem zalegającym z płatnością. Wykazanie dobrej woli się opłaca, gdyż wysłanie wezwania do zapłaty często skutkuje szybkim odzyskaniem naszych pieniędzy.

Pobierz wezwanie do zapłaty

Załóż testowe konto i korzystaj za darmo

  • Przekonaj się, jak proste jest wystawianie faktur i dbanie o porządek w dokumentach.
  • Dodatkowo otrzymasz bezpłatne wsparcie specjalistów na infolinii.
  • Wypróbuj też naszą wielokrotnie nagradzaną aplikację mobilną.
  • A gdy Twoje potrzeby wzrosną –  rozpocznij przez inFakt współpracę z księgową lub księgowym.

Załóż testowe konto

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.