Zaliczka jest zwrotna a zadatek nie zawsze – to zależy, z czyjej winy nie zrealizowano zlecenia


13 września 2018 5 min. czytania

Czy pomiędzy zaliczką, a zadatkiem istnieje jakakolwiek różnica? Zdecydowanie tak! I choć wielu przedsiębiorców nie zwraca na nią uwagi to nabiera ona szczególnego znaczenia, gdy nie dojdzie do wykonania umowy. Warto więc dobrze przemyśleć decyzję o wyborze formy przedpłaty, by w pełni świadomie zdecydować o najodpowiedniejszej dla nas opcji.

Wolisz zadatek? Zapisz to w umowie

Na początek jednak kwestia, która nie różni lecz łączy oba terminy. Otóż tak zaliczkę, jak i zadatek płacimy bądź też otrzymujemy jeszcze przed wykonaniem umowy.

O tym czy kwota pieniędzy (w rzadkich przypadkach rzecz) jest zaliczką czy zadatkiem decyduje umowa zawarta pomiędzy obiema stronami. W jakim sensie? W takim, że wpłacona kwota staje się zaliczką tylko w momencie, gdy zostanie to jasno określone w dokumentach. Jeśli takie zastrzeżenie nigdzie się nie pojawi będziemy mieli do czynienia z zadatkiem.

Różnica między zaliczką a zadatkiem jest szczególnie ważna w momencie, gdy z jakiejś przyczyny transakcji nie uda się sfinalizować. Tym samym:

  • Zaliczka to forma częściowej wpłaty za towar bądź usługę na poczet całego wynagrodzenia. Jeśli nie dojdzie do transakcji, wróci ona do osoby, która ją zapłaciła bez względu na to dlaczego i z czyjej winy nie doszło do wypełnienia umowy. Jeśli jednak to my (będąc np. sprzedawcą) ponieśliśmy pewne koszty związane z jej wykonaniem (choćby transport towaru) przysługuje nam prawo do odzyskania wydanych pieniędzy.Odpowiednią sumę możemy potrącić z wysokości zaliczki, którą musimy zwrócić. Chyba że w umowie znalazł się zapis, który to wyklucza.
  • Zadatek z kolei stanowi swego rodzaju zabezpieczenie realizacji umowy chroniąc obie strony. Jeśli nie dojdzie do jej wykonania przez jednego z kontrahentów ten drugi może od niej odstąpić (nie musi wyznaczać kolejnego terminu na jej realizację). W konsekwencji zachowuje otrzymany zadatek, a jeśli sam go dał może zażądać kwoty dwukrotnie wyższej.Może jednak dojść do sytuacji, gdzie zawartej umowy nie uda się zrealizować z przyczyn niezależnych od kontrahentów, bądź też anulują ją oni za porozumieniem stron. Wówczas zadatek wraca do tego kto go wpłacił bez opcji zwrotu jego podwójnej wysokości.

Sytuacja, w której zadatek staje się przychodem

Jak możemy zauważyć obie formy przedpłaty różni kilka zasadniczych kwestii. Za to identycznie rozpatrujemy je pod względem księgowym – dokumentując przy pomocy faktury VAT. Obowiązek podatkowy w VAT rodzi się kiedy otrzymamy zaliczkę/zadatek, a fakturę musimy wystawić nie później niż siódmego dnia od tego momentu. Osoba, która wpłaciła przedpłatę i otrzymała fakturę również ma prawo do odliczenia z niej VAT-u.

Jest jeszcze jeden ważny aspekt – przedpłaty wpłacone na poczet przyszłych dostaw towarów lub jeszcze niewykonanych usług, nie stanowią kosztów uzyskania przychodu dla wpłacającego. Analogicznie, nie stanowią przychodu dla tego, kto ją otrzymuje. Co za tym idzie przedpłatę możemy zaksięgować jako koszt bądź przychód dopiero po tym jak sfinalizujemy zawartą umowę.

A co w sytuacji, gdy do wykonania zobowiązania nie dojdzie? W myśl art. 23 ust. 1 pkt 54 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jeśli stracimy wręczoną przez nas przedpłatę (tak samo zaliczkę, jak i zadatek) to nie będzie ona zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.

uwaga

W sytuacji kiedy to my weźmiemy zadatek, a druga strona nie wywiąże się z wykonania umowy, to stanie się on przychodem i będzie podlegał opodatkowaniu.

A czy kosztem uzyskania przychodu może być zadatek zwrócony w podwójnej wysokości? Każdą tego typu sytuację należy rozpatrywać indywidualnie. Trzeba jednak wziąć pod uwagę czy niewywiązanie się z warunków umowy było konieczne dla zachowania (zabezpieczenia) obecnych i przyszłych przychodów. Zwracamy uwagę, że kosztem podatkowym może być jedynie nadwyżka kwoty zwróconego zadatku nad kwotą otrzymaną od kontrahenta.

Na jaką formę przedpłaty się zdecydować?

Najistotniejsze znaczenie powinno mieć to, która z nich przyniesie nam więcej korzyści. I tutaj uwidacznia się przewaga zadatku. Wzmacnia on bowiem umowę i zabezpiecza jej wykonanie. Zaliczka nie daje nam takiego komfortu. Jeśli więc zależy nam na gwarancji wykonania zobowiązania przez kontrahenta, powinniśmy zadbać o to, by zapis o zadatku znalazł się w umowie.

Dla osób, które nie są jednak przekonane, którą opcję wybrać przypominamy ich istotę.

Zaliczka:

  • po wykonaniu usługi zostaje wliczona w jej cenę,
  • jeśli umowa zostaje rozwiązana za zgodą obu stron, to zwracają one sobie zaliczkę,
  • rozwiązanie umowy przez którąkolwiek ze stron rodzi obowiązek jej zwrotu dla tego, kto ją wpłacił,
  • obie strony mają prawo, aby żądać naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania.

Zadatek:

  • jeśli umowa zostaje rozwiązana za zgodą obu stron, to zwracają one sobie wzajemne świadczenia, w tym także zadatek,
  • jeśli umowa została wykonana prawidłowo, zadatek zostaje zaliczony w na poczet ceny,
  • jeśli umowa nie została wykonana ze względu na rezygnację strony, która zadatek dała, przepada on na rzecz drugiej strony,
  • jeśli umowa nie została zrealizowana z przyczyn leżących po stronie, która bierze zadatek, strona dająca zadatek może od umowy odstąpić i żądać jego zwrotu w podwójnej wysokości.

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy tylko potrzebujesz
  • Czytaj praktyczny newsletter dla przedsiębiorców
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto