KSeF dla spółki z o.o. – jak przygotować się na e-faktury?
Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, które obejmie wszystkich przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury – nie ominie również spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Jak przygotować swój biznes na KSeF? Co zrobić, aby zalogować spółkę z o.o. do systemu? No i od kiedy KSeF obowiązuje te podmioty? Sprawdź w tekście!
Z tego artykułu dowiesz się:
- co to jest KSeF
- od kiedy KSeF obowiązuje w spółkach z o.o.
- jak połączyć spółkę z o.o. z KSeF
- jak zintegrować KSeF z inFaktem
KSeF – co to jest i dla kogo jest obowiązkowy?
Krajowy System e-Faktur to rewolucja w wystawianiu, odbieraniu i archiwizowaniu faktur. KSeF uruchomiono w lutym 2026 roku, o czym pisaliśmy szerzej na naszym blogu. Od tej daty wszyscy przedsiębiorcy muszą odbierać e-faktury poprzez KSeF. Platforma Ministerstwa Finansów obliguje przedsiębiorców, w tym także spółki z o.o., do nowego sposobu rozliczania i dostarczania dokumentów księgowych. KSeF ma rozpocząć erę cyfryzacji w polskich firmach, przynosząc m.in. koniec faktur w PDF czy wysyłanych listownie.
Dzięki scentralizowanemu obiegowi tzw. e-faktury trafiają do jednego miejsca – ministerialnego repozytorium, a przy tym od razu do Twojego klienta. Przeczytaj więcej o tym, czym jest KSeF i jak działa to rozwiązanie oraz jaki jest harmonogram jego wprowadzania.
Co ważne, docelowo wszyscy przedsiębiorcy będą wystawiać, odbierać i przechowywać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Platformę można obsługiwać za pomocą rządowych narzędzi lub wygodnych, komercyjnych programów do fakturowania.
W inFakcie wysłaliśmy już ponad 1 milion faktur do KSeF, także w imieniu spółek z o.o. Dołącz do zadowolonych przedsiębiorców, którzy wybrali aplikację inFakt. Możesz skorzystać też z opcji darmowego programu do KSeF!
KSeF – od kiedy dotyczy spółek z o.o.?
KSeF to rozwiązanie, które nie ominie praktycznie żadnego polskiego przedsiębiorcy, w tym także spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Wprowadzenie rozwiązania podzielone jest na dwa główne etapy:
Etap 1: Od lutego 2026 roku
- wystawianie faktur w KSeF obowiązkowe dla największych podmiotów
- dotyczy firm, w tym m.in. spółek z o.o., które przekraczają obrót ze sprzedaży 200 mln zł
- szacuje się, że to około 3,5 tys. największych polskich firm
- od lutego wszystkie firmy(JDG, spółka z o.o. i inne, niezależnie od obrotów) muszą też odbierać faktury w KSeF!
Etap 2: Od 1 kwietnia 2026 roku
- system obowiązkowy dla wszystkich pozostałych firm
Ustawodawca przewidział też zwolnienie do 2027 roku dla mikroprzedsiębiorców, jeżeli wartość ich miesięcznej sprzedaży na fakturach wraz z podatkiem nie przekracza 10 tys. zł
Masz spółkę z o.o. i obawiasz się połączenia KSeF? Zadzwoń na bezpłatną inFolinię inFaktu. Ponad 100 naszych księgowych czeka na Twoje pytania, by pomóc!
KSeF dla spółki z o.o. – jak to zrobić?
Jak przygotować spółkę z o.o. na KSeF? Zacznij od 4 prostych kroków, które pozwolą Ci łatwo połączyć się z Krajowym Systemem e-Faktur.
Krok 1. Złóż zawiadomienie ZAW-FA
Uwierzytelnienie w KSeF, to pierwsza rzecz, którą należy zrobić. O ile jednoosobowe działalności gospodarcze mają automatycznie dostęp do KSeF za pomocą NIP i profilu zaufanego, to spółki muszą dokonać tzw. jednorazowej rejestracji spółki z o.o. w KSeF, choć lepiej to działanie można opisać, jako wskazanie administratora spółki w Krajowym Systemie e-Faktur.
W tym celu należy złożyć zawiadomienie do urzędu skarbowego na druku ZAW-FA (online poprzez ePUAP lub pocztą). W ZAW-FA typujesz tylko jedną osobę, która będzie reprezentantem spółki z o.o. w zakresie KSeF, np. prezesa zarządu. Następnie, wskazana osoba może udzielać uprawnień pozostałym wspólnikom, pracownikom czy księgowym.
Z naszym poradnikiem krok po kroku szybko wypełnisz i złożysz zawiadomienie ZAW-FA.
Krok 2. Logowanie do KSeF w spółce z o.o.
Gdy już wskażemy na druku ZAW-FA administratora spółki w KSeF, może on zalogować się do KSeF jako spółka z o.o., za pomocą jednego z narzędzi do uwierzytelnienia. Spółki mają tu do wyboru:
- W przypadku strony głównej KSeF – pieczęć kwalifikowana (dla firm, osób, systemów), podpis kwalifikowany (dla osób), Profil Zaufany (dla osób)
- W przypadku API KSeF – token KSeF (dla firm, osób, systemów), certyfikat KSeF (dla firm, osób, systemów). Przeczytaj więcej o API KSeF 2.0
Krok 3. Nadanie uprawnień osobom lub firmom
Po zalogowaniu się do KSeF możemy nadać uprawnienia osobom lub firmom. Do czasu uruchomienia KSeF 2.0 w lutym, możemy to zrobić za pomocą Modułu Certyfikatów i Uprawnień – później opcja ta będzie dostępna w Aplikacji Podatnika czy w systemach zintegrowanych z KSeF API, jak inFakt. Tutaj nadasz konkretne role wybranym podmiotom (księgowa – przeglądanie faktur, handlowiec – wystawianie dokumentów, etc.).
Męczą Cię procedury związane z KSeF? Przenieś księgowość do inFaktu i ciesz się obsługą faktur w pełni online!
Krok 4. Integracja systemu fakturowego z KSeF
Czas na połączenie obecnego systemu fakturowego (np. inFakt) z systemem ministerialnym poprzez API KSeF. Do tego niezbędne będzie wygenerowanie certyfikatu KSeF lub tokena KSeF. Połączenie z KSeF zajmie Ci kilka chwil!
Ważne
Rejestracja w KSeF spółki z o.o. trwa dłużej niż w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, m.in. ze względu na konieczność wysłania druku ZAW-FA. Ponieważ odbieranie faktur w KSeF będzie obowiązkowe już od lutego 2026 r., warto już dziś wprowadzić nowości i nie czekać do ostatniej chwili. Poznaj nowy system z inFaktem!
KSeF w spółce z o.o. – integracja z inFaktem
Czy wiesz, że integracja KSeF z inFaktem jest prosta i szybka? Skorzystanie z aplikacji inFakt pozwoli Ci wystawiać e-faktury w KSeF, otrzymywać powiadomienia o nowych dokumentach kosztowych z KSeF, a także nadawać uprawnienia i role bezpośrednio z panelu aplikacji.
Jak zintegrować inFakt z KSeF? W 3 prostych krokach:
- Wejdź w ustawienia
- Wybierz opcję “Faktury”
- Kliknij “Integracja z KSeF”
Ważne
Do pełnej integracji inFaktu z KSeF w spółce z o.o. potrzebujesz tokena (obowiązuje do końca 2026 roku) lub certyfikatu KSeF.
KSeF i księgowość dla spółki z o.o. – jak to połączyć?
Krajowy System e-Faktur to cyfryzacja faktur i zmiana podejścia do rozliczeń. Rozwiązanie możesz zaimplementować, używając programów Ministerstwa Finansów. Jednak w rozbudowanej strukturze spółki z o.o. podstawowe narzędzia mogą okazać się niewystarczające.
Wypróbuj inFakt i przekonaj się, jakie to proste. Nasze rozwiązania pozwalają łatwo wysyłać i odbierać faktury, a Ty nie musisz o niczym pamiętać. Z nami KSeF nie stanie się dodatkowym obciążeniem dla Twojego biznesu!
Zamów indywidualną ofertę cenową dla Twojej spółki.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowy system, który dotyczy również spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. W KSeF muszą one wystawiać i archiwizować faktury w formacie cyfrowym. Dla spółek z o.o. obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w życie albo w lutym 2026 r. (dotyczy największych firm z obrotem ze sprzedaży powyżej 200 mln zł), albo od kwietnia 2026 r. (pozostałe podmioty).
Aby przygotować się do pracy z KSeF, spółki z o.o. powinny: zarejestrować się w systemie, logować za pomocą tokenów lub certyfikatów KSeF, nadać uprawnienia użytkownikom, a także zintegrować system fakturowy z KSeF.
Współpraca z systemem KSeF może być uproszczona dzięki aplikacji inFakt, która oferuje narzędzia do wystawiania, odbierania faktur i zarządzania uprawnieniami w panelu aplikacji.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o KSeF w spółkach z o.o.
Czym jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowy system, który umożliwia cyfrowe wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur przez polskie przedsiębiorstwa. KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury.
Od kiedy KSeF obowiązuje spółki z o.o.?
Obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF wejdzie dla dużych przedsiębiorstw (obrót roczny powyżej 200 mln zł) od lutego 2026 r., a dla wszystkich innych, w tym mniejszych spółek z o.o., od kwietnia 2026 r. Jednak odbieranie faktur w KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców już od lutego 2026 r.
Jakie są korzyści z wdrażania KSeF dla spółki z o.o.?
KSeF w spółce z o.o. to uproszczone zarządzanie fakturami, eliminację potrzeby drukowania i wysyłania papierowych dokumentów oraz lepszą organizację i archiwizację procesu fakturowania. To również szybszy zwrot podatku VAT – do 40 dni.
Jak spółka z o.o. może przygotować się do korzystania z KSeF?
Spółka z o.o. powinna jeszcze przed ostatecznymi terminami zarejestrować się w KSeF, nadać uprawnienia odpowiednim osobom, zintegrować swój obecny system fakturowy z KSeF oraz zadbać o odpowiednie uwierzytelnianie podczas logowania do systemu.
Jakie narzędzia oferuje inFakt do integracji z KSeF?
inFakt oferuje możliwość prostego i wygodnego wystawiania i odbierania e-faktur, automatyzacji procesów księgowych, a także zarządzanie uprawnieniami i rolami bezpośrednio z panelu aplikacji, co ułatwia współpracę z KSeF. Numeracja faktur w KSeF? Spokojnie, my się tym zajmiemy!
Podziel się nim ze znajomymi
