Czy kradzież gotówki lub majątku firmowego można zaliczyć do kosztów? W wielu przypadkach tak. O ile jednak przedsiębiorca udowodni, że nie jest ona konsekwencją zaniedbań jego bądź pracowników. Istotne jest więc czy zachował on wszelkie środki bezpieczeństwa, by się przed nią uchronić. Wyjaśniamy kiedy kradzież pieniędzy, towaru albo firmowego samochodu można rozliczyć w kosztach.

Kradzież jest kosztem, jeśli przedsiębiorca nie mógł jej zapobiec

Przed kradzieżą majątku do pewnego stopnia firma może zabezpieczyć się sama, m.in. poprzez stosowanie monitoringu, wynajęcie ochroniarzy, czy zainstalowanie systemu alarmowego. Mimo to zdarza się, że złodziejom uda się złamać wszystkie zabezpieczenia, ukraść cenny sprzęt i przez to narazić przedsiębiorcę na znaczne straty.

Aby utratę majątku w wyniku kradzieży zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu należy uwzględnić:

  • okoliczności, które spowodowały poniesienie straty,
  • całokształt prowadzonej działalności,
  • działania podjęte w celu zabezpieczenia przed utratą majątku,
  • sposób udokumentowania strat.

Tym samym kradzież zostanie uznana za koszt tylko w przypadku, gdy przedsiębiorca nie był w stanie jej zapobiec. Jeśli złodzieje włamali się do firmy przez niedopatrzenie lub brak należytych środków ostrożności ze strony jego bądź pracownika, to strata majątku nie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.

Każdą sytuację kradzieży majątku firmy powinno się rozpatrywać z punktu widzenia rodzaju prowadzonej działalności. W przypadku, gdy właściciel firmy zapomni zamknąć biura w konsekwencji czego straci gotówkę przechowywaną np. w szufladzie jest to jego niedopatrzenie. Identycznie jest w przypadku firm, które nie stosują zabezpieczeń będących standardem w danej branży.

Kiedy kradzież samochodu nie jest kosztem?

Łupem złodziei mogą paść nie tylko towary bądź pieniądze, ale również tzw. środki trwałe, do których zalicza się choćby pojazdy czy sprzęt (np. laptop wraz z oprogramowaniem). W przypadku, kiedy podlegają one amortyzacji do kosztów można zaliczyć jedynie część wartości skradzionego majątku, która nie została jeszcze zamortyzowana.

W przypadku utraty samochodu wykorzystywanego na potrzeby firmy, taka możliwość istnieje jednak tylko w przypadku, gdy pojazd objęty jest nieobowiązkowym ubezpieczeniem (zazwyczaj to autocasco). Jeśli przedsiębiorca nie wykupił odpowiedniego ubezpieczenia, to nawet jeśli kradzież nie jest wynikiem zaniedbania, straty nie można zakwalifikować do kosztów podatkowych.

Jak udokumentować kradzież w firmie?

Kiedy dojdzie do kradzieży niezbędne jest jej właściwe udokumentowanie dla potrzeb organów podatkowych (co czasem stanowi dla przedsiębiorcy spore wyzwanie, bo urzędy są w tej kwestii bardzo skrupulatne). Tylko dzięki temu można zaliczyć stratę do kosztów uzyskania przychodów.

W praktyce najczęściej sporządza się protokół określający:

  • datę i przyczynę zdarzenia,
  • rodzaj i wartość skradzionego majątku,
  • datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz podpis przedsiębiorcy (bądź innej upoważnionej osoby oraz np. świadków).

Przedsiębiorca powinien również zawiadomić policję, choć nie gwarantuje to prawa do rozliczenia kradzieży w kosztach. Nawet w sytuacji, gdy nikt w firmie nie zaniedbał kwestii bezpieczeństwa. Policyjny protokół może bowiem dotyczyć tylko zgłoszenia kradzieży, nie zaś jej okoliczności czy rodzaju, a także ilości skradzionych towarów. A to elementy niezbędne dla prawidłowego rozliczenia poniesionych strat.

Nie znaczy to wcale, że protokół policyjny czy korespondencja z organami ścigania są dla przedsiębiorcy bezużyteczne. Warto je zachować, bo kradzież powinna być udokumentowana jak najlepiej.

Może dojść do sytuacji, że przedsiębiorca odkryje brak towaru jakiś czas po fakcie, np. przy okazji inwentaryzacji. Jeśli jest w stanie udowodnić, że do kradzieży naprawdę doszło i nie stało się to ze względu na jego zaniedbania, wciąż może zaliczyć ją do kosztów. Do stwierdzenia kradzieży nie wystarczy tylko to, że towaru nie ma, bo jego brak może wynikać z innych przyczyn.

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy tylko potrzebujesz
  • Czytaj przydatny newsletter
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto