Kasa fiskalna z pewnością nie należy do ulubionych urządzeń, z których w działalności korzystają polscy przedsiębiorcy. Choćby z uwagi na fakt, że przepisy dotyczące jej używania bywają skomplikowane przez co rodzą wiele pytań. Postanowiliśmy zebrać te najistotniejsze i przedstawić – oczywiście wraz z gotowymi odpowiedziami.

1. Kiedy muszę kupić i stosować kasę fiskalną?

Kasę fiskalną muszą stosować przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż na rzecz osób prywatnych lub rolników ryczałtowych (gdy klienci to inne firmy nie trzeba stosować kasy), a także przedsiębiorcy działający w niektórych branżach (np. taksówkarze). Niektórym przedsiębiorcom przysługuje jednak prawo do zwolnienia z kasy fiskalnej.

Istnieje zwolnienie, które opiera się na kwocie limitu – kasy nie trzeba stosować do 20 tys. zł sprzedaży rocznie na rzecz osób prywatnych (limit oblicza się proporcjonalnie do ilości dni prowadzenia działalności). Oprócz tego są rodzaje sprzedaży, które dają odgórne zwolnienie z kasy fiskalnej (bez względu na limit).

9 istotnych pytań w kontekście kasy fiskalnej

2. Co grozi za niewydanie paragonu?

Kupno i stosowanie kasy fiskalnej nakazuje wydawanie klientom paragonów. Niewydanie paragonu jest najczęściej karane mandatem. Mandat skarbowy to szczególny rodzaj grzywny wydawanej w sposób doraźny w sytuacji, gdy nie ma wątpliwości co do sprawy zdarzenia i jego okoliczności. Mandat może maksymalnie wynosić dwukrotność płacy minimalnej, czyli 3360 zł w 2014 r. (w 2015 r. będzie to kwota 3500 zł).

3. Czy mogę skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej?

Tak. W ramach ulgi na zakup kasy fiskalnej można odzyskać 90% wartości kasy netto, jednak nie więcej niż 700 złotych. VAT-owiec dokonuje odliczenia w ramach deklaracji VAT, a firma zwolniona z VAT musi złożyć wniosek o zwrot do urzędu skarbowego, aby otrzymać zwrot na rachunek bankowy (wniosek nie ma urzędowego formularza). Więcej na ten temat – tutaj.

4. Kiedy będę musiał zwrócić ulgę na zakup kasy fiskalnej?

Zwrot ulgi na zakup kasy fiskalnej jest konieczny, gdy przedsiębiorca używa kasy fiskalnej krócej niż 3 lata. Do takiej sytuacji może dojść np. w przypadku likwidacji działalności, kradzieży kasy, awarii, zdarzeń losowych, spóźnieniem z przeglądem technicznym, itd.

Ulgę trzeba także zwrócić, gdy nie spełniło się warunków do jej uzyskania, czym jest np. zakup urządzenia bez homologacji Ministerstwa Finansów. Szczegóły w tym artykule.

5. Jak obliczany jest limit dający zwolnienie z kasy fiskalnej?

Limit dający zwolnienie z kasy wynosi 20 tys. zł rocznie sprzedaży na rzecz osób prywatnych i oblicza się go proporcjonalnie do czasu prowadzenia firmy. Np. dla firmy założonej w 200 dniu roku limit wynosi: 20 000 x 166/365 = 9095,89 zł. Po przekroczeniu tej kwoty należy kupić kasę fiskalną i zapisywać na niej sprzedaż oraz wydawać klientom paragony.

6. Prowadzę sklep internetowy. Czy muszę stosować kasę fiskalną?

Sklep internetowy pozwala na skorzystanie ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Zwolniona jest sprzedaż wysyłkowa, która spełnia łącznie 2 warunki:

1. Płatność następuje za pośrednictwem banku (np. przelewem, kartą kredytową, na poczcie).

2. Sprzedawca prowadzi ewidencję nabywców, która zawiera dane pozwalające połączyć transakcję z płatnością (w tym adres nabywcy).

Sprzedaż, która nie spełnia tych warunków jest zwolniona z kasy fiskalnej do kwoty limitu 20 tys. zł rocznie sprzedaży na rzecz osób prywatnych. Więcej na ten temat w jednym z wcześniejszych tekstów na naszym blogu.

7. Czy zakup kasy fiskalnej można wrzucić w koszty?

Tak. Zakup kasy fiskalnej może stanowić koszt, niezależnie od skorzystania z ulgi na zakup kasy. Do tego celu trzeba posiadać fakturę potwierdzającą zakup kasy fiskalnej. W kosztach rozlicza się kwotę netto z faktury, zaś VAT można odliczyć na standardowych zasadach (o ile nabywca kasy jest VAT-owcem).

8. Czy od kupna kasy fiskalnej można odliczyć VAT?

Tak. VAT zawarty w cenie kasy fiskalnej można odliczyć tak, jak od wszystkich innych zakupów. Do tego celu oczywiście niezbędne jest faktura VAT. Odliczenia VAT od zakupu kasy może dokonać tylko czynny podatnik VAT. Gdy kasę kupuje przedsiębiorca zwolniony z VAT, to VAT-u nie może odliczyć, ale w kosztach ujmuje kwotę brutto. Odliczenie VAT-u nie ma związku z prawem do ulgi na zakup kasy fiskalnej.

9. Jak mogę uzyskać zwolnienie z kasy fiskalnej?

Obecnie funkcjonują dwa główne rodzaje zwolnień z kasy fiskalnej.

1. Zwolnienie na podstawie limitu 20 tys. zł rocznie sprzedaży na rzecz osób prywatnych. Limit ten oblicza się proporcjonalnie do czasu działania firmy.

2. Zwolnienie na podstawie różnych kryteriów opisanych w przepisach, np. usługi kurierskie i pocztowe, najem, usługi finansowe i ubezpieczeniowe, usługi i bilety za które płatność następuje za pośrednictwem banku a przedsiębiorca prowadzi ewidencję sprzedaży.

Sprzedaż kwalifikująca się do zwolnienia na podstawie różnych kryteriów opisanych w przepisach nie jest wliczana do limitu 20 tys. zł sprzedaży rocznie.

Masz pytania o kasę fiskalną? Zapytaj księgowych inFaktu

  • Dzwoń lub pisz do księgowych – kiedy tylko potrzebujesz
  • Otrzymuj regularnie przydatny newsletter
  • Testuj fakturowanie i księgowość online

Załóż konto!