W obliczu nowo wprowadzonego przepisu, wiele osób zdecyduje się na wykonywanie działalności bez rejestracji. Jak ująć w kosztach usługi świadczone przez te osoby w ramach działalności bez rejestracji? Na podstawie jakiego dokumentu dokonać księgowania?

Dokumentowanie działalności bez rejestracji

Przepisy ustawy – Prawo przedsiębiorców nie precyzują kwestii dokumentowania sprzedaży z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, ale ja rekomenduje wpisywanie przychodu do ewidencji przychodów. Na takim samym stanowisku stoi Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii. Co więcej resort, że od momentu podjęcia działalności nierejestrowej podatnik ma obowiązek:

  • prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży,
  • przestrzegania praw konsumentów,
  • wystawiania faktur lub rachunków na żądanie kupującego.

Przypomnę, że na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Po tym terminie wystawienie faktury jest możliwe, ale zależy od dobrej woli sprzedającego. Dodam jeszcze, że ten obowiązek dotyczy zarówno osób, które prowadzą sprzedaż opodatkowaną, jak i zwolnioną.

Jak określa Resort Przedsiębiorczości i Technologii wystawiona faktura powinna zawierać:

  • datę wystawienia,
  • numer kolejny,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi,
  • kwotę należności ogółem.

Tutaj zebraliśmy wszystkie przydatne informacje o działalności bez rejestracji

grafika z pytajnikiem_01

Jak ująć w kosztach usługi świadczone w ramach działalności bez rejestracji?

Nabywcą usługi, czy towaru dostarczanego w ramach działalności bez rejestracji może być zarówno osoba prywatna, jak i osoba prowadząca działalność gospodarczą. Oczywiście, jak wyżej wskazałam nabywca, w tym przedsiębiorca może poprosić o fakturę i jej podstawie dokonać księgowania. Wówczas nie ma żadnej wątpliwości. 

A co gdy nie mamy od sprzedawcy faktury? Jak wówczas zaksięgować koszt w KPIR?

Pewne rozwiązanie przewidziane jest w § 13 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Mianowicie zapisów w KPIR można dokonać na podstawie dokumentu zawierającego co najmniej:

  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy – mówiąc prościej imię, nazwisko i adresy nabywcy i sprzedawcy,
  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty – ogólnie wystarczy data wystawienia dokumentu i data sprzedaży (zazwyczaj będą one takie same),
  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych – czyli nazwę sprzedawanego towaru lub usługi, jej ilość i cenę,
  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych – podpisy sprzedawcy i nabywcy.

Dokumenty te powinny być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami dokonanymi na jego podstawie. Oznacza to, że najlepiej sporządzać dowody wewnętrzne, kolejno numerowane i zawierające dane wskazane wyżej. Tak księgowane wydatki określane są często, jako wydatki bez faktury.

Kolejnym rozwiązaniem, jakie według mnie jest właściwe jest księgowanie na podstawie umowy zawartej między stronami. Powinny w niej być określone dane osobowe, adresowe, przedmiot umowy, cena i kwota do zapłaty.

Ponadto w toku zajmowania się tematem działalności bez rejestracji spotkałam się też z pytaniem, czy można dokonać księgowania kosztu na podstawie potwierdzenia przelewu, czy też potwierdzenie dokonania zapłaty w gotówce. Ogólnie jeśli na potwierdzeniach będą dane stron, rodzaj usługi, to ja myślę że nie powinno być z tym trudności.