Wiedza o przyszłym kliencie pozwala zmniejszyć ryzyko nieotrzymania należnych pieniędzy za sprzedany towar lub wykonaną usługę. Przed rozpoczęciem współpracy warto sprawdzić jego sytuację finansową. Skuteczne zebranie informacji o partnerze biznesowym nie zawsze jest jednak łatwe. Można spróbować zrobić to samemu bądź zdać się na wyspecjalizowane firmy. Niestety czasem wiąże się to z dość wysokimi wydatkami. Przybliżamy 7 sposobów na sprawdzenie klienta.

1. Podstawowe sposoby weryfikacji firmy

W celu sprawdzenia wiarygodności klienta nie trzeba od razu głęboko sięgać do kieszeni. Wiele informacji można zdobyć już dzięki wpisaniu nazwy konkretnej firmy w Google. Dzięki temu każdy przedsiębiorca ma możliwość poznania wizerunku kontrahenta w Internecie.

Analiza informacji prasowych publikowanych również w formie elektronicznej stanowi świetny sposób weryfikacji. W przeważającej większości dotyczą one jednak dużych przedsiębiorstw, będących liderami w swoim segmencie. W przypadku mniejszych firm, o których prasa rzadko pisze, można poszukać informacji dotyczących branż w jakich działają.

Po wpisaniu nazwy przedsiębiorstwa w wyszukiwarce najprawdopodobniej od razu wyświetlą się również odnośniki do witryny domowej firmy i jej profilu w portalach społecznościowych (np. Facebook, nk.pl. GoldenLine.pl). Warto poświęcić chwilę czasu na poznanie komentarzy jakie na nich się pojawiają. Dobrze jest także – o czym wielu przedsiębiorców zapomina – po prostu zadzwonić do firmy. Pozwoli to zorientować się czy klient faktycznie istnieje.

2. CEIDG

Żadne opłaty nie są konieczne również w przypadku sprawdzenia potencjalnego kontrahenta w CEIDG. W sytuacji kiedy jest nim osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą lub spółka cywilna. Wystarczy skorzystać ze strony firma.gov.pl. Oferuje ona prosta wyszukiwarkę bazująca na wyborze jednego lub kilku kryteriów, np. numer NIP, PKD, nazwisko czy adres.

To łatwy sposób przekonania się czy konkretna firma:

  • jest zarejestrowana,
  • nie została wykreślona z rejestru,
  • nie jest zawieszona,
  • przedstawia dane zgodne z zapisem w CEIDG.

Wyszukiwarka umożliwia więc przyjrzenie się podstawowym danym rejestrowym ewentualnego partnera biznesowego.

3. Krajowy Rejestr Sądowy

Odpis KRS może okazać się bardzo pomocny przy sprawdzaniu wiarygodności klienta. Znajdują się w nim jednak tylko spółki prawa handlowego. Co za tym idzie, nie uwzględnia osób fizycznych prowadzących działalność. Rejestr nie tylko potwierdza, że konkretna firma istnieje, lecz również informuje o rodzaju i okresie działalności, danych teleadresowych oraz wielkości kapitału. Wskazuje także kto jest jej właścicielem, a także wymienia organy i sposób jej reprezentacji.

Ponadto rejestr zawiera informacje dotyczące ewentualnych postępowań upadłościowych i niezapłaconych należności wobec urzędu skarbowego lub ZUS-u. Co za tym idzie KRS daje wgląd do niemalże całościowego obrazu działalności prowadzonej przez danego kontrahenta. Wyszukiwarka dostępna jest na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Umożliwia sprawdzanie po numerze NIP, REGON, KRS lub nazwie.

4. Wniosek do urzędu skarbowego i ZUS-u

Urząd Skarbowy może wydać zaświadczenie o wysokości zaległości podatkowych klienta. Do tego potrzebna jest jednak zgoda kontrahenta. Powinna ona zostać przedstawiona na piśmie, z jego podpisem i pieczęcią używaną dla celów działalności.

Prościej jest poprosić kontrahenta o przedstawienie zaświadczenia z urzędu skarbowego, potwierdzającego że nie posiada on zaległości podatkowych. Można je uzyskać wysyłając odpowiedni wniosek pocztą lub składając go osobiście (w urzędzie właściwym dla jego miejsca zamieszkania). Wniosek o wydanie zaświadczenia powinien zawierać:

  • nazwę przedsiębiorstwa, formę prawną, adres siedziby,
  • NIP,
  • telefon kontaktowy,
  • cel wydania zaświadczenia (np. do banku, do przetargu, w celu zatrudnienia),
  • czytelny podpis osoby upoważnionej do reprezentowania firmy przed urzędem skarbowym,
  • potwierdzenie dokonania opłaty skarbowej.

Urząd wyda zaświadczenie w ciągu siedmiu dni od momentu złożenia wniosku. Opłata to 21 zł (od każdego egzemplarza).

uwaga

W urzędzie skarbowym można też sprawdzić czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Prawo do uzyskania informacji na temat statusu podatkowego klienta przysługuje każdemu przedsiębiorcy. Jeśli chce sprawdzić czy kontrahent jest VAT-owcem nie musi mieć na to jego zgody. Opłata za wydanie zaświadczenia to 21 zł.

Warto też poprosić klienta o wniosek z ZUS-u o niezaleganiu z płatnościami składek na ubezpieczenie społeczne. Formularz wniosku dostępny jest w oddziałach ZUS-u oraz na stronie internetowej www.zus.pl. Można go złożyć osobiście o oddziale, poprzez pocztę lub drogą elektroniczną. Taką informację przedsiębiorca uzyska także składając zwykłe pismo, które musi jednak zawierać dane identyfikujące płatnika (nazwa, adres, NIP, REGON) oraz wskazanie sposobu odbioru dokumentu.

Aby otrzymać zaświadczenie przez Internet kontrahent może skorzystać z Platformy Usług Elektronicznych ZUS. Warunkiem jest założenie profilu na PUE. Trzeba też posiadać podpis elektroniczny. Może to być kwalifikowany podpis elektroniczny, bądź też profil zaufany ePUAP. Wniosek o zaświadczenie należy złożyć poprzez swoje konto na portalu pue.zus.pl. Można tam zdecydować o sposobie odbioru dokumentu. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na drogę elektroniczną, ZUS prześle zaświadczenie na jego skrzynkę w pue.zus.pl (plik .xml).

Zaświadczenie można ponadto odebrać poprzez tradycyjną pocztę lub osobiście w Salach Obsługi Klientów. Zaświadczenie na miejscu w oddziale ZUS lub w wersji elektronicznej można otrzymać w ciągu kilkunastu minut (o ile nie ma żadnych zaległości, czy też wątpliwości dotyczących rozliczeń z ZUS-em).

Standardowo ZUS wydaje zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek w terminie 7 dni od daty wpływu wniosku. Za wydanie dokumentu nie trzeba płacić. Autentyczność zaświadczenia w wersji elektronicznej można w każdej chwili sprawdzić. Wystarczy wpisać numer zaświadczenia do wyszukiwarki na stronie internetowej ZUS-u.

5. Rejestr Dłużników Niewypłacalnych

To część Krajowego Rejestru Sądowego. RDN udostępnia informacje dotyczące wypłacalności potencjalnych kontrahentów. Trafiają do niego nie tylko spółki, ale także firmy osób fizycznych, a także osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej.

Dzieje się tak w przypadku, kiedy z różnych powodów są one niewypłacalne. Chcąc uzyskać informację z rejestru należy złożyć odpowiedni wniosek. Można to zrobić osobiście w sądzie rejestrowym lub wchodząc na stronę www.ekrs.pl. Uzyskanie raportu kosztuje 30 zł.

6. Biura Informacji Gospodarczych

To instytucje gromadząca dane o nierzetelnych dłużnikach. Zarówno przekazywanie, jak i udostępnianie informacji o przedsiębiorcach możliwe jest dopiero po zawarciu umowy z BIG-iem. Miesięczny abonament dotyczący sprawdzania kontrahentów może kosztować nawet kilkaset złotych. Jednak fakt, że konkretna firma nie figuruje w zasobach tych rejestrów, nie oznacza, że reguluje swoje płatności w terminie. Wielu wierzycieli nie zgłasza bowiem swoich dłużników. Najpopularniejszym BIG-iem jest Krajowy Rejestr Długów.

7. Wywiadownie gospodarcze

Zdecydowanie najdroższy sposób na prześwietlenie kontrahenta. Wywiadownie to specjalistyczne firmy zajmujące się pozyskiwaniem informacji gospodarczych. Przygotowują na zlecenie raporty dotyczące działalności danego kontrahenta. Niektóre z nich zapewniają pełen zakres usług informacyjnych opracowując nawet analizy całych branż.

Wybór tego środka sprawdzenia klienta powinien zostać jednak odpowiednio przemyślany pod kątem wyboru konkretnej wywiadowni. Różnią się one między sobą choćby sposobem gromadzenia informacji, jak również źródłami, z których korzystają.

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy tylko potrzebujesz
  • Czytaj przydatny newsletter
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto