Absolwentka kierunku Matematyka w finansach i ekonomii na Politechnice Krakowskiej. W inFakcie zajmuje stanowisko Eksperta ds. księgowości. Czas wolny spędza głównie w gronie znajomych. Lubi podróżować, gotować, a także muzykę punk rockową i musicale.

Każdy płatnik składek ma obowiązek dostarczania prawidłowo wypełnionych dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS-u. Co w przypadku, gdy popełniliśmy błąd albo dane zawarte w dokumentach uległy zmianie? Jak skorygować deklaracje złożone do ZUS-u? Odpowiedzi na te pytania znajdziecie w naszym artykule.

Kiedy należy skorygować deklaracje złożone do ZUS-u?

Nawet przy najbardziej skrupulatnym wypełnianiu deklaracji ubezpieczeniowych każdy przedsiębiorca może popełnić błąd. W przypadku, gdy nieścisłości zostaną wykryte przez pracowników ZUS-u, przedsiębiorca otrzymuje zawiadomienie o stwierdzeniu nieprawidłowości.

Jeżeli wcześniej sam zorientuje się, że na złożonej deklaracji pojawił się błąd,nie należy czekać na kontakt urzędników w tej sprawie. Najlepszym rozwiązaniem jest złożenie korekty z własnej inicjatywy.

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą występuje przed ZUS-em w dwóch rolach: jako płatnik składek oraz jako ubezpieczony. Oznacza to, że może wystąpić konieczność, aby skorygować dane w deklaracjach zgłoszeniowych płatnika składek, ubezpieczonego lub w deklaracjach rozliczeniowych.

Nieprawidłowości mogą powstać w każdym składanym do ZUS-u dokumencie, dlatego osoba prowadząca firmę ma prawo do skorygowania wszystkich deklaracji.

W takiej sytuacji przedsiębiorca zobowiązany jest sporządzić i przekazać do ZUS-u odpowiednie dokumenty korygujące (w formie nowej deklaracji zawierającej wszystkie prawidłowe informacje).

W artykule omówione zostaną zasady korygowania podstawowych dokumentów składanych do ZUS-u przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, a mianowicie deklaracji zgłoszeniowych (ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZWUA), oraz deklaracji rozliczeniowej (ZUS DRA).

ZUS przedsiębiorcy – co warto wiedzieć

Czym różni się korekta od zmiany danych?

Przyczyną korekty jest błędnie złożona deklaracja pierwotna. Korekta danych zmienia dane wstecz, czyli od daty wynikającej z pierwotnej deklaracji ubezpieczeniowej.

Zmiana danych natomiast następuje, gdy pewne informacje ulegają zmianie w określonym momencie. Oznacza to, że poprzednie deklaracje złożone zostały przez przedsiębiorcę prawidłowo, ale czynniki zewnętrzne spowodowały, że te dokumenty stały się nieaktualne.

Wszelkie zmiany danych identyfikacyjnych należy zgłosić do ZUS-u. Taka aktualizacja powoduje zmianę danych bieżących, nie cofamy się wówczas wstecz.

Korekta deklaracji ZUS

Prawidłowe opisanie składanej korekty

Bardzo istotne jest, aby przy składaniu korekty uwzględnić informację o tym, że jest to właśnie korekta.

Aby skorygować deklaracje zgłoszeniowe ZUS ZUA i ZUS ZZA, w bloku I Dane organizacyjne, w polu numer 2 należy wpisać odpowiednią cyfrę:

  • jeżeli jest to zgłoszenie zmiany danych, trzeba wpisać 1, natomiast
  • jeżeli jest to zgłoszenie korekty danych, należy wpisać 2.

W szczególnych przypadkach korygowania błędnie złożonej deklaracji ZUS ZUA/ZUS ZZA powstaje konieczność wyrejestrowania z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA, a następnie ponownego zarejestrowania do ubezpieczeń na odpowiednim formularzu.

Korygując deklarację ZUS ZWUA należy wpisać X w polu 04 w bloku I Dane organizacyjne. W szczególnych przypadkach korygując deklarację ZUS ZWUA trzeba złożyć ponownie dokument wyrejestrowania z ubezpieczeń.

Aby skorygować deklarację rozliczeniową ZUS DRA, należy w bloku I Dane organizacyjne wpisać w polu numer 2 odpowiedni identyfikator:

  • 02 w przypadku pierwszej korekty,
  • 03 przy składaniu drugiej korekty,
  • aż do 39 dla kolejnych korekt.

Czy ZUS może skorygować deklaracje rozliczeniowe?

ZUS także może skorygować deklarację rozliczeniową ZUS DRA, jeżeli znajdzie błędy, które uzna za możliwe do poprawienia we własnym zakresie.

W razie stwierdzenia rozbieżności między kwotą podstawy wymiaru składek a kwotą składek, za poprawną przyjmuje się podstawę wymiaru składek.

ZUS dokonuje wówczas na podstawie skorygowanych przez siebie dokumentów rozliczeniowych zaewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego i rozliczenia na koncie płatnika składek.

W przypadku sporządzenia korekty przez ZUS (o ile nie wynika ona z prawomocnej decyzji lub prawomocnego wyroku sądu), gdy przedsiębiorca nie zgadza się z korektą, powinien złożyć deklarację rozliczeniową ZUS DRA korygującą dokumenty nadesłane przez ZUS.

Przedsiębiorca ma na to czas do 14 dni od otrzymania zawiadomienia z ZUS-u o skorygowaniu deklaracji przez ZUS.

Terminy korygowania deklaracji

O wszelkich zmianach w stosunku do danych wykazanych w dokumentach zgłoszeniowych (ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZWUA) przedsiębiorca ma obowiązek zawiadomić ZUS w ciągu 7 dni od ich powstania, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o nieprawidłowościach z ZUS-u.

Deklarację rozliczeniową ZUS DRA przedsiębiorca powinien złożyć:

  • w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości przez siebie lub otrzymania zawiadomienia z ZUS-u o stwierdzeniu nieprawidłowości,
  • nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji, jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji,
  • nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli, jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze kontroli.

Korekta danych płatnika składek

Zmianę i korektę danych płatnika składek należy zgłaszać:

  • w formie wniosku CEIDG-1, jeżeli te dane podlegają wpisowi do ewidencji, wniosek CEIDG-1 należy złożyć w Urzędzie Miasta lub Urzędzie Gminy (sprawdź kiedy konieczna jest aktualizacja wpisu CEIDG), albo
  • bezpośrednio w ZUS-ie, jeżeli te dane nie podlegają wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej.

W pierwszym przypadku organ ewidencyjny poinformuje odpowiedni oddział ZUS-u, który sporządzi odpowiedni formularz zmiany/korekty danych płatnika składek.

W przypadku, gdy zmiana/korekta danych dotyczy płatnika składek, przedsiębiorca ma obowiązek zawiadomić ZUS o wszelkich zmianach w stosunku do danych zawartych w zgłoszeniu płatnika składek w terminie 14 dni od zaistnienia zmian lub stwierdzenia nieprawidłowości.

Termin ten obowiązuje zarówno, gdy błędy zostaną wykryte przez samego przedsiębiorcę, jak i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w deklaracjach zgłoszeniowych płatnika składek.

Chcesz opłacać ZUS w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo.
  • Wystaw fakturę, dodaj koszt, opłać składki i podatek wprost z inFaktu przez stronę www lub aplikację na smartfon.
  • Otrzymasz bezpłatne wsparcie specjalistów.
  • A gdy Twoje potrzeby wzrosną – inFakt zapewni Ci osobistą księgową lub księgowego.

Załóż testowe konto

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.