Czym różni się faktura elektroniczna od zwykłej? Czy kontrahent musi się zgodzić na otrzymywanie faktur online?
Faktury elektroniczne to w przyszłości standard, więc trzeba o nich coś wiedzieć. Jak się dziś definiuje fakturę elektroniczną, co ją wyróżnia i czy warto już teraz zainwestować w zmianę sposobu dokumentowania operacji z papierowej na nowocześniejszą – elektroniczną?
- Faktury elektroniczne – definicja
- 3 warunki, które musi spełnić e-faktura
- Wystawianie faktur elektronicznych
- Format faktury elektronicznej – przedsiębiorca ma wolną rękę
- Waluta e-faktury
- Termin wystawienia e-faktury
- Zgoda na otrzymanie e-faktury
- Przechowywanie faktur elektronicznych
- Zalety faktur elektronicznych
- Chcesz wystawiać e-faktury w prosty sposób?
Faktury elektroniczne – definicja
Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Tym więc, co definiuje fakturę elektroniczną i odróżnią ją od faktury papierowej jest jej elektroniczny format.
3 warunki, które musi spełnić e-faktura
Te trzy warunki musi spełniać poprawnie wystawiona e-faktura:
- autentyczność pochodzenia
- integralność treści
- czytelność.
Poprzez autentyczność rozumie się to, że faktura nie pozostawia wątpliwości co do tego, kto jest jej wystawcą. Integralność to zapewnienie dokumentowi takiej formy, która nie pozwoli na zmienianie jego danych, a czytelność oznacza klarowne przedstawienie wszystkich informacji.
Wystawianie faktur elektronicznych
Faktura pozostaje fakturą, niezależnie od tego, czy wystawiamy ją elektronicznie, czy też tradycyjnie. W związku z tym na fakturze elektronicznej muszą się znaleźć takie same dane, jak na standardowym dokumencie, m. in.:
- numer faktury,
- data wystawienia faktury i data sprzedaży,
- data wykonania usługi/dostarczenia towaru,
- dane dotyczące sprzedawcy i nabywcy,
- nazwa towaru lub usługi,
- miara i liczba sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cena jednostkowa bez podatku,
- wartość dostarczonych towarów/wykonanych usług bez podatku,
- stawka podatku VAT,
- suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwota podatku,
- kwota do zapłaty.
Faktura elektroniczna nie musi zawierać numeru PKWiU.
Wystawianie faktur korygujących w aplikacji inFakt
Format faktury elektronicznej – przedsiębiorca ma wolną rękę
W tej kwestii prawo nie narzuca wytycznych. Fakturą elektroniczną może być dokument w formacie PDF, skan przesłany elektronicznie czy faks otrzymany drogą elektroniczną.
Waluta e-faktury
Faktury elektroniczne można wystawić zarówno w walucie polskiej, jak i obcej – ważne, by pamiętać, że VAT zawsze podajemy w złotówkach.
Faktura w walucie obcej – przelicz VAT na złotówki
Termin wystawienia e-faktury
W przypadku faktur elektronicznych termin wystawienia jest taki sam, jak dla faktur papierowych – do 15 dnia po miesiącu, w którym wykonano usługę lub sprzedano towar.
Zgoda na otrzymanie e-faktury
Przedsiębiorca, który chce wysłać e-fakturę, musi otrzymać zgodę od klienta na otrzymanie dokumentu w takiej formie. Nie jest natomiast istotne, czy zgoda ta zostanie przekazana ustnie, pisemnie czy elektronicznie.
Przedsiębiorca musi mieć natomiast pewność, że wysłana przez niego e-faktura zostanie odebrana, zaakceptowana w takiej formie i opłacona.
Za taką zgodę, tzw. zgodę domniemaną, przyjmujemy fakt opłacenia e-faktury przez kontrahenta.
Przechowywanie faktur elektronicznych
Faktury elektronicznie należy przechowywać w formie elektronicznej. Należy jednak zadbać, aby były odpowiednio posegregowane w plikach na okresy rozliczeniowe, przedstawiały kompletny obraz danej transakcji i były łatwo dostępne w razie kontroli urzędu skarbowego.
E-faktury przechowuje się przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku.
Zalety faktur elektronicznych
Podsumowując korzyści płynące z przestawienia się na elektroniczny sposób gromadzenia dokumentacji księgowo-podatkowej:
- oszczędność czasu – dzięki wygodnym programom do fakturowania wystawienie dokumentu oraz dostarczenie go do kontrahenta zajmuje tylko chwilę,
- oszczędność pracy – faktury nie trzeba wypełniać ręcznie ani wysyłać tradycyjną pocztą,
- sprawne działanie – faktura trafia od razu do klienta, dzięki czemu może zostać szybciej opłacona,
- ochrona środowiska – nie drukujemy zbędnych dokumentów, ponieważ wszystko odbywa się elektronicznie.
Wystawianie faktur „zw” w aplikacji inFakt
Chcesz wystawiać e-faktury w prosty sposób?
- Przetestuj inFakt za darmo, poznaj zalety księgowości elektronicznej.
- Przez stronę www lub aplikację na smartfon wystaw e-fakturę, wyślij, dodaj koszt, opłać należności.
- Otrzymasz dodatkowo bezpłatne wsparcie specjalistów, 6 dni w tygodniu.
- A gdy Twoje potrzeby wzrosną – inFakt ułatwi Ci wybór księgowej lub księgowego.
Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.
Podziel się nim ze znajomymi