Czym różni się faktura elektroniczna od zwykłej? Czy kontrahent musi się zgodzić na otrzymywanie faktur online?

Faktury elektroniczne to w przyszłości standard, więc trzeba o nich coś wiedzieć. Jak się dziś definiuje fakturę elektroniczną, co ją wyróżnia i czy warto już teraz zainwestować w zmianę sposobu dokumentowania operacji z papierowej na nowocześniejszą – elektroniczną?

Faktury elektroniczne – definicja

Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Tym więc, co definiuje fakturę elektroniczną i odróżnią ją od faktury papierowej jest jej elektroniczny format.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Celina Rus

9.5 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Jadwiga Troczyńska

9.8 Znakomity

Cena od 220 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Izabela Tomczak-Dogońska

9.9 Znakomity

Cena od 298 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

3 warunki, które musi spełnić e-faktura

Te trzy warunki musi spełniać poprawnie wystawiona e-faktura:

• autentyczność pochodzenia
• integralność treści
• czytelność.

Poprzez autentyczność rozumie się to, że faktura nie pozostawia wątpliwości co do tego, kto jest jej wystawcą. Integralność to zapewnienie dokumentowi takiej formy, która nie pozwoli na zmienianie jego danych, a czytelność oznacza klarowne przedstawienie wszystkich informacji.

Wystawianie faktur elektronicznych

Faktura pozostaje fakturą, niezależnie od tego, czy wystawiamy ją elektronicznie, czy też tradycyjnie. W związku z tym na fakturze elektronicznej muszą się znaleźć takie same dane, jak na standardowym dokumencie, m. in.:

• numer faktury,
• data wystawienia faktury i data sprzedaży,
• data wykonania usługi/dostarczenia towaru,
• dane dotyczące sprzedawcy i nabywcy,
• nazwa towaru lub usługi,
• miara i liczba sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa bez podatku,
• wartość dostarczonych towarów/wykonanych usług bez podatku,
• stawka podatku VAT,
• suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota podatku,
• kwota do zapłaty.

Faktura elektroniczna nie musi zawierać numeru PKWiU.

Wystawianie faktur korygujących w aplikacji inFakt

Format faktury elektronicznej – przedsiębiorca ma wolną rękę

W tej kwestii prawo nie narzuca wytycznych. Fakturą elektroniczną może być dokument w formacie PDF, skan przesłany elektronicznie czy faks otrzymany drogą elektroniczną.

Waluta e-faktury

Faktury elektroniczne można wystawić zarówno w walucie polskiej, jak i obcej – ważne, by pamiętać, że VAT zawsze podajemy w złotówkach.

Faktura w walucie obcej – przelicz VAT na złotówki

Termin wystawienia e-faktury

W przypadku faktur elektronicznych termin wystawienia jest taki sam, jak dla faktur papierowych – do 15 dnia po miesiącu, w którym wykonano usługę lub sprzedano towar.

Zgoda na otrzymanie e-faktury

Przedsiębiorca, który chce wysłać e-fakturę, musi otrzymać zgodę od klienta na otrzymanie dokumentu w takiej formie. Nie jest natomiast istotne, czy zgoda ta zostanie przekazana ustnie, pisemnie czy elektronicznie.

Przedsiębiorca musi mieć natomiast pewność, że wysłana przez niego e-faktura zostanie odebrana, zaakceptowana w takiej formie i opłacona.

Za taką zgodę, tzw. zgodę domniemaną, przyjmujemy fakt opłacenia e-faktury przez kontrahenta.

Przechowywanie faktur elektronicznych

Faktury elektronicznie należy przechowywać w formie elektronicznej. Należy jednak zadbać, aby były odpowiednio posegregowane w plikach na okresy rozliczeniowe, przedstawiały kompletny obraz danej transakcji i były łatwo dostępne w razie kontroli urzędu skarbowego.

E-faktury przechowuje się przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku.

Zalety faktur elektronicznych

Podsumowując korzyści płynące z przestawienia się na elektroniczny sposób gromadzenia dokumentacji księgowo-podatkowej:

• oszczędność czasu – dzięki wygodnym programom do fakturowania wystawienie dokumentu oraz dostarczenie go do kontrahenta zajmuje tylko chwilę,
• oszczędność pracy – faktury nie trzeba wypełniać ręcznie ani wysyłać tradycyjną pocztą,
• sprawne działanie – faktura trafia od razu do klienta, dzięki czemu może zostać szybciej opłacona,
• ochrona środowiska – nie drukujemy zbędnych dokumentów, ponieważ wszystko odbywa się elektronicznie.

Wystawianie faktur „zw” w aplikacji inFakt