Specjalista ds. podatków zajmujący się tematyką podatku od towarów i usług. Obecnie wspiera księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, podczas webinarów oraz w publikowanych artykułach na blogach inFakt. Interesuje się kryptowalutami, transakcjami zagranicznymi oraz specyficznymi rozliczeniami VAT.

Bardzo często przedsiębiorca może zażądać zaliczki na poczet wykonania przyszłego zlecenia. W przypadku gdy transakcja nie dojdzie do skutku, zaliczka może podlegać zwrotowi. Na jakich zasadach odbywa się dokumentowanie zwrotów zaliczek?

Dokumentowanie zwrotów zaliczek

Dla przedsiębiorcy wpłacona zaliczka na poczet dostawy towarów lub wykonania usług nie stanowi przychodu. Natomiast w przypadku czynnych podatników VAT, otrzymana zaliczka powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Bez względu czy przedsiębiorca otrzymuje zaliczkę od klienta będącego osobą nie prowadzącą działalność gospodarczą czy też od innego przedsiębiorcy zobowiązany jest do jej prawidłowego rozliczenia. Jak rozliczyć zaliczkę opisałem w tym artykule.

Dokumentowanie zwrotu zaliczek23

Zwrot zaliczki udokumentowanej fakturą

W momencie otrzymania zaliczki od kontrahenta, który prowadzi działalność gospodarczą, przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej. Faktura zaliczkowa określa przewidywaną wartość zamówienia, która w czasie realizacji zlecenia może ulec zmianie oraz wartość otrzymanej kwoty. Jak wcześniej zaznaczyłem otrzymana zaliczka nie stanowi przychodu natomiast powoduje u czynnych podatników VAT obowiązek rozliczenia podatku od towaru i usług. Przedsiębiorca jest zobowiązany do rozliczenia podatku VAT w deklaracji za okres w którym otrzymano zaliczkę.

Gdy transakcja nie dojdzie do skutki, przedsiębiorca jest zobowiązany do prawidłowego rozliczenia otrzymanej zaliczki. Najlepszym rozwiązaniem jest skorygowanie faktury zaliczkowej, poprzez wyzerowanie faktury rozliczeniowej. Faktura rozliczeniowa jest dokumentem rozliczającym całe zdarzenie gospodarcze z uwzględnieniem wcześniej wpłaconych zaliczek.

Przykład 1 

W Maju 2018 przedsiębiorca otrzymał zaliczkę na poczet wykonania usługi w wysokości 1230 zł, całość zlecenia miała wynieść 2460 zł. W dniu otrzymania zaliczki przedsiębiorca wystawia fakturę zaliczkową, na której widnieje informacja o wartości zleceniu 2460 zł brutto oraz o wysokości wpłaconej zaliczki w wysokości 1230 zł. W czerwcu okazało się, że przedsiębiorca nie jest w stanie wykonać usługi przez co jest zobligowany do zwrotu zaliczki. Dokumentowanie zwrotów zaliczek fakturą rozliczeniową spowoduje, że wartość zamówienia zostanie przyrównana do 0 zł, przez co na fakturze w rozliczeniu zaliczek pojawi się nadpłata 1230 zł, a w podsumowanie pokaże się wartość – 1230 zł, czyli kwota podlegająca zwrotowi.

Dokumentowanie zwrotu zaliczki nabitej na kasie fiskalnej

W przypadku gdy przedsiębiorcy zostanie wpłacona zaliczka przez osobę fizyczną, która nie prowadzi działalności, a przedsiębiorca posiada kasę fiskalną, wpłacona zaliczka podlega ewidencji na kasie fiskalnej. Przedsiębiorca jest obowiązany wystawić paragon do otrzymanej zaliczki w momencie otrzymania kwoty. Otrzymaną zaliczkę należy traktować jako kwotę zawierającą podatek VAT. Należy pamiętać, że otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania przychodu, przez co księgując dla celów podatku dochodowego raport dobowy lub miesięczny nie należy uwzględniać kwoty netto wpłaconej zaliczki.

Dokonując korekty paragonu z uwagi na zwrot zaliczki, przedsiębiorca powinien ująć paragon zwrócony przez klienta w ewidencji korekt. Ewidencja powinna zawierać minimum informacji takich jak:

  • data sprzedaży oraz data korekty,
  • numer paragonu,
  • przyczyna oraz,
  • podpisy dwóch stron.

W miesiącu, w którym przedsiębiorca dokonał zwrotu zaliczki oraz posiada potwierdzenie otrzymania zwrotu przez klienta, ma prawo pomniejszyć podatek VAT należny o wartość skorygowanego paragonu