Specjalista ds. podatków zajmujący się tematyką podatku od towarów i usług. Obecnie wspiera księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, podczas webinarów oraz w publikowanych artykułach na blogach inFakt. Interesuje się kryptowalutami, transakcjami zagranicznymi oraz specyficznymi rozliczeniami VAT.

Dla większości przedsiębiorców, otrzymanie zaliczki jest potwierdzeniem akceptacji przesłanej oferty oraz sygnałem do realizacji zlecenia. Jakie obowiązki ma przedsiębiorca otrzymujący zaliczkę od swojego kontrahenta. Jak rozliczyć zaliczkę?

Zaliczka czy zadatek?

W pierwszej kolejności należy zastanowić się czy otrzymana wartość na realizację zlecenia jest zaliczką czy zadatkiem? Zaliczka jak i zadatek to wartości wpłacone na poczet realizacji przyszłej umowy sprzedaży. Najczęściej są wliczone w cenę usługi lub towaru, chyba że umowa stanowi inaczej. Natomiast różnica pomiędzy zaliczką a zadatkiem jest najbardziej widoczne w przypadku gdy umowa nie zostanie zrealizowana. Zaliczka i zadatek powodują odmienne skutki prawne.

  • Zaliczka w przypadku nie zrealizowania zamówienia jest zwracana stronie, która ją wpłaciła.
  • Zadatek stanowi zabezpieczenie dla stron umowy w przypadku niewywiązania się z umowy. Strona wpłacająca zadatek, która nie wywiąże się się ze swojego zobowiązania, traci wpłacony zadatek. Natomiast strona, która otrzymała zadatek w przypadku nie wywiązania się z umowy, jest zobowiązana do zwrotu zadatku w podwójnej wysokości.

Wpłata zaliczek

Jak rozliczyć zaliczkę dla celów podatku dochodowego

W myśl ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zarówno otrzymana zaliczka jak i wypłacona zaliczka nie stanowi dla przedsiębiorcy ani przychodu ani kosztu uzyskania przychodu. Oznacza to, że otrzymanie wpłaty na poczet dostawy towarów lub świadczenia usług, które zostaną wykonane w kolejnych okresach rozliczeniowych nie stanowią dla przedsiębiorcy przychodu z działalności gospodarczej. Analogicznie zapłacona zaliczka przez przedsiębiorcę na poczet zakupu towarów lub usług, które zostaną zrealizowane w późniejszym okresie rozliczeniowym nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.

Zaliczka na 100% wartości

Warto zaznaczyć, że w przypadku gdy przedsiębiorca otrzyma wpłatę w wysokości 100% wartości zamówienia w formie zaliczki, otrzymana wartość traktowana jest jako pełne rozliczenie transakcji. Wówczas zgodnie z jednoznacznie prezentowanymi stanowiskami organów podatkowych, otrzymanie zaliczki na pełną wartość zamówienia jest przychodem z prowadzonej działalności gospodarczej w momencie jej otrzymania.

Jak rozliczyć zaliczkę dla celów podatku VAT

Ustawa o podatku od towarów i usług precyzuje moment powstania obowiązku podatkowego dla celów VAT. Zgodnie z ustawą o VAT co do zasady ogólnej, w przypadku gdy przedsiębiorca otrzyma całość lub część kwoty na poczet przyszłej dostawy lub wykonania usługi, obowiązek podatkowy powstaje dla całości lub części otrzymanej wartości. Oznacza to, że przedsiębiorca powinien rozliczyć podatek VAT od otrzymanej zaliczki w deklaracji składanej za okres, w której otrzymano zaliczkę. Natomiast w przypadku gdy przedsiębiorca dokona zapłaty zaliczki na poczet otrzymania towarów lub wykonania usługi, będzie miał prawo odliczyć podatek VAT od wypłaconej zaliczki, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę potwierdzającą dokonanie zapłaty, bądź w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych.

Zaliczka a kasa fiskalna

Przedsiębiorca, który jest zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej lub dla rolników ryczałtowych przy zastosowaniu kasy fiskalnej powinien pamiętać, że do otrzymanej zaliczki powinien wystawić paragon. Obowiązek wystawienia paragonu następuje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty.

Rozliczenie zaliczek

W praktyce przedsiębiorca który jest czynnym podatnikiem VAT w momencie otrzymania zaliczki, jest zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej. Prawidłowym mechanizmem jest wystawienia faktury zaliczkowej dopiero otrzymaniu wpłaty. Dzięki temu przedsiębiorca rozlicza podatek VAT od środków, które już otrzymał, co nie powoduje u niego ograniczenia płynności finansowej. Na wystawionej fakturze zaliczkowej powinna być wyszczególniona pełna wartość zamówienia oraz informacja o wpłaconej wartości od, której rozliczany jest podatek VAT. W momencie otrzymania kolejnej zaliczki na poczet tego samego zlecenia, przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia kolejnej faktury zaliczkowej. Dopiero po zakończeniu dostawy towarów, wykonaniu usługi lub otrzymaniu ostatniej zaliczki, przedsiębiorca wystawia fakturę rozliczeniową.

Faktura rozliczeniowa powinna zawierać informację na temat ostatecznej wartości zamówienia, którego wartość mogła ulec zmianie np. z powodu zmiany specyfikacji zamówienia oraz faktura powinna zawierać informację o rozliczeniu wszystkich wpłaconych zaliczkach.