Czym jest dokumentacja pracownicza? Kto musi ją prowadzić? Przez jaki okres czasu należy ją przechowywać? Czy w najbliższym czasie będą jakieś zmiany w tym zakresie?

Pracownik

Zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Natomiast pod pojęciem pracodawcy należy rozumieć jednostkę organizacyjną, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osobę fizyczną, jeżeli zatrudniają one pracowników.

Dokumentacja pracownicza

Dokumentacja pracownicza

Art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy, pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Pod pojęciem dokumentacji pracowniczej kryją się dokumenty osobowe oraz dokumentacja płacowa. 

Na dokumentację osobową składają się akta osobowe pracownika oraz inne dokumenty, takie jak ewidencje, kartoteki, rejestry, a także inne wykazy prowadzone przez pracodawcę w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.

Akta osobowe prowadzone są dla każdego z pracowników odrębnie. Składają się z trzech części:

  • A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
  • B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
  • C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy

przy czym do której z nich powinien być prowadzony odrębny wykaz dokumentów. 

Jak wyżej wskazałam, pracodawca obowiązany jest prowadzić także ewidencje i rejestry. W zakresie ewidencji pracodawca obowiązany jest prowadzić:

  • kartę ewidencji czasu pracy,
  • ewidencję pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych,
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej oraz wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz ich pranie i konserwację.

Natomiast w zakresie rejestrów pracodawca obowiązany jest prowadzić:

  • rejestr wypadków przy pracy,
  • rejestr przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby,
  • rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy.

Jeśli chodzi o dokumenty płacowe, to pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Karta umożliwia pracodawcy kontrolę realizacji uprawnień pracowniczych, a pracownikowi sprawdzenie, czy otrzymał wszystkie należne mu świadczenia.

Okres przechowywania dokumentacji

Obecnie dokumentacja pracownicza musi być prowadzona w formie papierowej. Jeśli natomiast pracodawca przechowuje jakieś dokumenty w wersji elektronicznej, powinien również zadbać o to, aby przetrzymywać je tradycyjnie – w formie kartoteki. 

Dokumentację osobową pracownika należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dokumentację płacową 50 lat, licząc od dnia jej wytworzenia. W przypadku, gdy następuje likwidacja pracodawcy lub jego upadłość, wówczas pracodawca musi wskazać podmiot prowadzący działalność w zakresie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana oraz zapewnić środki na ten cel.

Pracodawca musi zadbać o to, aby dokumentacja była przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą.

Zmiany od 2019

Od 1 stycznia 2019 będą zmiany odnośnie dokumentacji pracowniczej. Mianowicie zostanie wprowadzona możliwość przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Dodatkowo przechowywania akt osobowych przez okres 10 lat, pod warunkiem złożenia w ZUS raportu informacyjnego.

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu