Jakie mogą być prowadzone ewidencje i rejestry pracownicze? Jakie dane należy w nich umieszczać? Jakie szczególny grupy pracowników należy wziąć pod uwagę?

Ewidencje i rejestry pracownicze 

Pracodawca z racji zatrudniania pracowników musi dopełnić szeregu formalności. Jedną z nich jest prowadzenie szczegółowej dokumentacji pracowniczej. W tym opracowaniu chciałabym omówić ewidencję i rejestry pracownicze, jakie mogą być prowadzone w poszczególnych przypadkach.

Przypomnę, że jeśli chodzi o ewidencje pracownicze, to należy tutaj mieć na względzie:

  • kartę ewidencji czasu pracy,
  • ewidencję pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych,
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej oraz wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży

Natomiast rejestry, z jakimi spotykają się często pracodawcy, to:

  • rejestr wypadków przy pracy,
  • rejestr przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby,
  • rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy.

Ewidencje i rejestry pracownicze

Omówienie dokumentacji

Oczywiście dokumentacja pracownicza różni się u pracodawców, ponieważ zależy od wielu od wielu czynników. Na pewno ma znaczenie działalność pracodawcy i to jakie obowiązki w niej wykonywane są przez pracowników. Kilka rodzajów ewidencji i rejestrów pracowniczych przedstawiam poniżej.

Rejestr wypadków

Pierwszym z wykazów, jakiemu się przyjrzę będzie rejestr wypadków. Pracodawca powinien prowadzić rejestr wypadków przy pracy na podstawie wszystkich protokołów powypadkowych. Rejestr wypadków przy pracy powinien zawierać:

  • imię i nazwisko poszkodowanego,
  • miejsce i datę wypadku,
  • informacje dotyczące skutków wypadku dla poszkodowanego,
  • datę sporządzenia protokołu powypadkowego,
  • stwierdzenie, czy wypadek jest, czy nie jest wypadkiem przy pracy,
  • datę przekazania do ZUS wniosku o świadczenia z tytułu wypadku przy pracy,
  • liczbę dni niezdolności do pracy,
  • inne informacje, niebędące danymi osobowymi, których zamieszczenie w rejestrze jest celowe, w tym przede wszystkim wnioski i zalecenia profilaktyczne zespołu powypadkowego.

Do rejestru wypadków przy pracy wpisuje się zdarzenia uznane lub nieuznane za wypadek przy pracy oraz zdarzenia uznane lub nieuznane za wypadek traktowany na równi z wypadkiem przy pracy. Co więcej, pracodawca jest obowiązany przechowywać protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat.

Rejestr chorób zawodowych

Kolejny z dokumentów, to rejestr chorób zawodowych. Pracodawca ma obowiązek prowadzić rejestr zachorowań na choroby zawodowe i podejrzeń o takie choroby. Przepisy nie określają treści rejestru, w praktyce przyjmuje się, że powinny się w nim znaleźć m.in. następujące informacje:

  • imię i nazwisko pracownika, u którego stwierdzono chorobę zawodową,
  • stanowisko, na którym zatrudniony był pracownik i rodzaj wykonywanej przez niego pracy,
  • czynnik, który spowodował chorobę,
  • data zgłoszenia podejrzenia choroby zawodowej oraz adnotacja, kto dokonał zgłoszenia,
  • orzeczenie lekarskie o rozpoznaniu choroby zawodowej lub o braku podstaw do jej rozpoznania,
  • decyzja o stwierdzeniu choroby zawodowej albo decyzja o braku podstaw do jej stwierdzenia.

Ewidencja pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach

Część pracodawców obowiązana jest też do prowadzenia ewidencję pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których przewidziany jest obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych. Ewidencja ta powinna zawierać następujące dane:

  • nazwisko i imię,
  • datę urodzenia,
  • numer PESEL,
  • serię i numer dowodu osobistego lub paszportu.

Pracodawca obowiązany jest prowadzić wykaz stanowisk pracy, na których wykonywane są prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Pracodawca, który utworzył ewidencję, ma obowiązek poinformowania pracownika o wpisie do tej ewidencji.

Rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy

Pracodawca obowiązany jest do prowadzenia rejestru prac wykonywanych:

  • w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym,
  • w warunkach narażenia na działanie szkodliwych czynników biologicznych.

Taki pracodawca powinien również prowadzić rejestr pracowników zatrudnionych przy wskazanych wyżej pracach.

Jak wskazuje PIP rodzaje wykazów, które koniecznie powinien prowadzić pracodawca często wynikają z charakteru prowadzonych prac w zakładzie i może to być:

  • wykaz prac lekkich wykonywanych przez młodocianych,
  • wykaz prac wykonywanych w warunkach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia oraz prac monotonnych lub wykonywanych w ustalonym z góry tempie,
  • wykaz prac szczególnie niebezpiecznych albo związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym,
  • wykaz stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
  • wykaz prac wykonywanych przez co najmniej dwie osoby.

Każdy pracodawca prowadzi wykaz pracowników odpowiedzialnych za udzielanie pierwszej pomocy oraz wykonywanie działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników.

Ewidencja czasu pracy

Pracodawca ma w obowiązku prowadzić odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy, która powinna obejmować pracę:

  • w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta,
  • w porze nocnej,
  • w godzinach nadliczbowych oraz
  • w dni wolne od pracy, wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także
  • podczas dyżurów, urlopów, zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Celem ewidencji czasu pracy jest umożliwienie kontroli przestrzegania norm dotyczących czasu pracy oraz możliwość sprawdzenia prawidłowego ustalania wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Przypomnę, że od 1 września 2018 roku zmieni się wiek osoby, którą będziemy uważać za młodocianą i zostanie obniżony do 15 lat.

Ewidencja odzieży roboczej

Jak określa art. 237ustawy z dnia 26.06.1974 r. kodeks pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach: 

  1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
  2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Jeśli na pracodawcy ciąży taki obowiązek, to zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji:

Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. 

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu