Raport informacyjny nowym obowiązkiem od 2019 roku


20 lutego 2018 5 min. czytania

Dla kogo będzie raport informacyjny nowym obowiązkiem od 2019 roku? Jakie informacje będzie zawierał raport informacyjny? W jakim terminie i celu raport będzie składany? Co daje przedsiębiorcy złożenie tego raportu?

Uregulowania o których będzie mowa poniżej zostały określone w ustawie z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Czym będzie raport informacyjny?

Raport informacyjny to będzie zestawienie informacji dotyczące pracowników i zleceniobiorców, którzy zostali zgłoszeni przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r.

Raport informacyjny nowym obowiązkiem od 2019 roku

Jakie informacje będzie zawierał raport informacyjny?

Raport informacyjny będzie obejmował następujące informacje:

  • dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r.,
  • dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r., z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy,
  • dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach szkolnych, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury,
  • dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze – za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury,
  • dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury pomostowej,
  • informację, czy w okresie zatrudnienia pracownikowi przysługiwał ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy,
  • datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

W jakim terminie można złożyć raport informacyjny?

Jak określono w ustawie nowelizującej płatnik składek w każdym czasie może złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Należy jednak pamiętać, że złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych skutkuje obowiązkiem przekazania raportów informacyjnych za wszystkich ubezpieczonych. Co więcej oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych może zostać odwołane do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego.

Czy ubezpieczony otrzyma kopię raport informacyjnego?

Najpierw warto zaznaczyć, że płatnik składek przekazuje raport informacyjny za ubezpieczonego:

  1. wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych – w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń po złożeniu oświadczenia,
  2. w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia – w przypadku wyrejestrowania przed złożeniem tego oświadczenia. 

W pierwszym przypadku, płatnik składek przekazuje pracownikowi kopię przekazanego raportu informacyjnego oraz dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze oraz dowody potwierdzające wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wraz z pouczeniem o:

  • okresie 10 lat, dotyczącym przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika,
  • prawie do odbioru dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie okresu 10 lat,
  • prawie do uzyskania kopii dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika.

Przy drugiej opcji, płatnik składek przekazuje zleceniobiorcy, kopię przekazanego raportu informacyjnego wraz z pouczeniem o:

  • okresie 10 lat, dotyczącym przechowywania dokumentacji związanej z ustaleniem prawa do emerytury lub renty,
  • prawie do odbioru tej dokumentacji, w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie okresu 10 lat. 

W przypadku stwierdzenia przez płatnika składek lub ubezpieczonego nieprawidłowości w raporcie informacyjnym płatnik składek jest obowiązany złożyć raport informacyjny korygujący.

Jaka będzie korzyść ze złożenia raportu informacyjnego?

Jak wskazano, złożenie raportów informacyjnych za ubezpieczonych pracowników, skutkuje skróceniem okresu przechowywania ich dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony. W przypadku zaś zleceniobiorców skrócony zostanie okres przechowywania dokumentów związanych z wypłatami na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Złożenie raportu informacyjnego nie będzie obowiązkowe, będzie to jedynie opcja płatnika.

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu