Diety zagraniczne – ich wyliczenia nastręcza przedsiębiorcy wielu kłopotów – jak ustalić czas podróży, gdzie znaleźć stawki diet i wg jakiego kursu je przeliczyć? Zapraszamy!

Koszty zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorcy

Właściciel firmy, który wybrał się w podróż służbową za granicę, ma prawo rozliczyć w kosztach firmy:

  • wydatki na przejazd (np. paliwo, bilety, taksówki),
  • koszty noclegu,
  • inne koszty związane z wyjazdem (np. opłata za udziału w szkoleniu),
  • diety.

W przypadku zakupu paliwa nie ma potrzeby dysponowania fakturą – wystarczy paragon! Powinien zawierać określone dane: ilość, cenę jednostkową, wartość zakupu oraz datę i pieczątkę sprzedawcy. Na odwrocie paragonu przedsiębiorca wpisuje swoje imię i nazwisko (nazwę firmy), adres oraz rodzaj zakupionego towaru.

Diety zagraniczne przysługują każdemu przedsiębiorcy

Dieta z tytułu zagranicznej podróży służbowej przysługuje osobie, która odbywa podróż służbową do innego kraju. Oczywiście, podróż musi być ściśle związana z działalnością firmy i przedsiębiorca powinien potrafić to udowodnić (zaproszenia, korespondencja e-mail, bilety wstępu na konferencje branżowe, itd.)

Delegacja zleceniobiorcy

Księgowanie diet zagranicznych w KPiR

Zapisy dotyczące kosztów podróży służbowej, w tym diet, zapisujemy w KPiR. Konieczne będzie przygotowanie dowodu wewnętrznego, czyli tzw. rozliczenia podróży służbowej.

Do dowodu wewnętrznego można załączyć faktury dokumentujące poniesione wydatki – nie jest to konieczne dla samego faktu naliczenia diet.

Przedsiębiorca nie ma prawa do naliczania ryczałtu za nocleg! Ważne są tylko faktury na tego typu usługę, od których nie odliczamy VAT.

W przeciwieństwie do kosztów wyżywienia, bo te są rozliczane tylko poprzez naliczanie diet – nie na podstawie faktur.

Wysokość diety zagranicznej

Jak obliczyć wysokość diety zagranicznej?

Wysokość diety zagranicznej podróży służbowej jest ściśle określona i uzależniona od tego, do jakiego kraju się udajemy. Za każdą dobę spędzoną w takiej podróży przysługuje nam dieta w pełnej wysokości. Jeżeli mamy do czynienia z niepełną dobą, kwotę wyliczamy według następujących zasad:

– podróż trwająca do 8 godzin: 1/3 diety

– podróż trwająca od 8 do 12 godzin: 1/2 diety

– podróż trwająca ponad 12 godzin: pełna wysokość diety.

Wysokość diety dla konkretnego kraju znajduje się w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Dieta krajowa – jak obliczyć?

Jak liczyć czas podróży dla transportu lądowego?

Trzeba znać również zasady ustalania czasu trwania podróży służbowej. W przypadku podróży lądowej, odbywanej samochodem, pociągiem, autobusem, itd. liczy się moment przekroczenia granicy kraju oraz moment powrotu w jego granice.

Obliczanie czasu podróży dla transportu morskiego i lotniczego

Gdy podróżujemy samolotem lub statkiem, bierzemy pod uwagę moment startu samolotu (wypłynięcia z ostatniego polskiego portu) z ostatniego lotniska znajdującego się na terenie Polski oraz moment lądowania na pierwszym polskim lotnisku (wpłynięcia do pierwszego polskiego portu morskiego).

Przeliczanie diet według właściwego kursu

Kolejną istotną sprawą jest przeliczanie kwoty diety, która podawana jest w różnych walutach: powinniśmy ją przeliczać po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Chcesz rozliczać koszty zagraniczne w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo, poznaj zalety prostej księgowości elektronicznej.
  • Wystaw pierwszą e-fakturę w minutę przez stronę www lub aplikację na smartfon.
  • Otrzymasz dodatkowo bezpłatne wsparcie specjalistów, 6 dni w tygodniu.
  • Rozliczaj się samodzielnie lub inFakt ułatwi Ci wybór księgowej albo księgowego.

Załóż testowe konto

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.