O ile księgowość można prowadzić online, o tyle nie da się uniknąć obowiązku drukowania dokumentów na koniec miesiąca. Jak prawidłowo skompletować i przechowywać dokumenty księgowe? Podpowiadamy!

Przechowywanie dokumentów jest obowiązkiem przedsiębiorcy

Jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy jest prawidłowe przechowywanie dokumentów księgowych. Podpowiadamy Wam, jak w łatwy sposób przygotować comiesięczną (lub kwartalną) teczkę z dokumentami.Teczka taka powinna zawierać:

  • Książkę Przychodów i Rozchodów
  • dokumenty kosztowe
  • faktury sprzedażowe
  • wydrukowane rejestry VAT (miesięczne lub kwartalne)
  • deklarację VAT i wydrukowane potwierdzenie jej wysyłki
  • wydrukuj dokument, który pokazuje wyliczenie podatku dochodowego (czyli dawny PIT-5 lub PIT-5L).

Najpierw wydrukuj KPiR

Od czego zacząć? Od wydrukowania KPiR. Przejrzyj wszystkie pozycje i sprawdź, czy znajdują się tam dowody wewnętrzne (rozliczenie diet przy podróżach służbowych, odsetki od kredytów, itd.) lub inne dokumenty, których nie posiadasz w formie papierowej. Musisz je wydrukować.Ułóż wszystkie dokumenty po kolei, według takiej kolejności, jaka widnieje w KPiR. Ważne, by pamiętać, że na samym dole powinien się znaleźć pierwszy dokument z danego miesiąca (czyli np. 01.01.2016), a na wierzchu ostatni (czyli np. 31.01.2016).Ponumeruj wszystkie dokumenty zgodnie z numerami, jakie mają w wydrukowanej KPiR: faktury zakupowe, sprzedażowe, dowody wewnętrzne, itd. Zapis na dokumentach musi być trwały, czyli np. dokonany długopisem.

Przechowywanie faktur i innych dokumentów 1

Wśród dokumentów znajdą się rejestry i deklaracje VAT

Po ułożeniu faktur czeka nas drukowanie rejestrów VAT, zarówno tych sprzedażowych, jak i zakupowych. I tutaj uwaga – jeśli rozliczasz się kwartalnie z podatku VAT, to rejestry te drukujesz po zakończonym kwartale. Pamiętaj, że przywilej ten dotyczy tylko rejestrów – KPiR musi być drukowana każdego miesiąca!Jeśli masz już gotowe wydruki rejestrów VAT, ułóż je na samym wierzchu, a następnie wydrukuj deklarację VAT wraz z potwierdzeniem jej wysyłki do urzędu skarbowego (elektronicznym lub pocztowym).

Do dowodów księgowych dodaj dawny PIT-5

Ostatni element, który warto dodać do teczki, to wydruk wyliczonego podatku dochodowego (PIT). Obecnie nie ma już konieczności sporządzania i wysyłania deklaracji PIT-5 i PIT-5L, wystarczy sama wpłata podatku.Jak zrobić to korzystając z aplikacji inFakt? Po zalogowaniu się do aplikacji trzeba wejść do zakładki Księgowość – Drukuj komplet dokumentów – Wybierz okres – Drukuj. I… gotowe!Powyższe propozycje będą pomocne nie tylko Klientom Ogólnopolskiego Biura Rachunkowego, ale i Programu do Księgowości oraz każdemu przedsiębiorcy, który sam przygotowuje i przechowuje swoje dokumenty księgowe.

Przechowuj dokumenty księgowe przez 5 lat

Do dokumentów, które powinno się przechowywać, należą m.in:

  • KPiR
  • faktury, paragony, inne dowody kosztowe
  • potwierdzenia zapłat ZUS i US
  • dokumenty związane z kasą fiskalną
  • ewidencja środków trwałych.

Dokumenty księgowe trzeba przechowywać przez 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego. Dokumentację pracowniczą natomiast przechowujemy 50 lat od dnia zakończenia pracy.Macie jakieś pytania dotyczące przechowywania dokumentów? Zostawcie je w komentarzach!