Czy można korzystać z konta firmowego do prywatnych wydatków?
Zdarza się, że przedsiębiorcy rezygnują z zakładania konta firmowego i do biznesowych transakcji (np. zapłaty faktur) używają konta prywatnego. Możliwa jest jednak także sytuacja odwrotna – korzystanie z rachunku firmowego do prywatnych zakupów i przelewów. Czy taka praktyka przedsiębiorcy jest dozwolona? Co w takim wypadku dzieje się w razie kontroli urzędu skarbowego? Dowiesz się z poniższego kompendium inFaktu.
- Dlaczego warto oddzielić finanse firmowe od prywatnych?
- Korzystanie z konta firmowego a prywatne wydatki w jednoosobowej działalności gospodarczej
- Konto firmowe – na co uważać przy kontroli skarbowej?
- Konto firmowe a spółki – cywilne, osobowe i kapitałowe
- Podsumowanie
- FAQ – Najczęściej zadawane pytania o prywatne przelewy z konta firmowego
Dlaczego warto oddzielić finanse firmowe od prywatnych?
Podział transakcji prywatnych i biznesowych przez prowadzenie dwóch osobnych rachunków bankowych zdecydowanie zwiększa przejrzystość Twoich finansów. Jako przedsiębiorca dokładnie wiesz, ile środków masz na firmowym koncie i jakie ciążą na Tobie zobowiązania, co pozwala na realną ocenę kondycji finansowej – stabilności i rentowności firmy. Ponadto, osobny firmowy rachunek pomaga w budowaniu profesjonalnego wizerunku. W rezultacie powoduje wzrost zaufania i zwiększa wiarygodność u Twoich kontrahentów.
Komplikacje prawne i podatkowe
Prawnie nie jest wymagane, by każdy przedsiębiorca posiadał firmowe konto. Jednoosobowe działalności gospodarcze, które zatrudniają mniej niż 10 osób, a ich roczny obrót nie przekracza 2 mln euro, nie muszą posiadać konta bankowego. Jednak jeśli przedsiębiorca wykonuje przelewy na kwotę większą niż 15 tys. zł albo chce lub musi być czynnym podatnikiem VAT tudzież chce być na tzw. Białej liście VAT albo korzysta ze split payment – wówczas firmowy rachunek bankowy jest niezbędny.
Wymóg posiadania konta firmowego zawsze ciąży również na spółkach osobowych i kapitałowych.
Więcej o tym, czy musisz posiadać firmowe konto bankowe przeczytasz w osobnym artykule.
Wpływ na księgowość i rozliczenia
Podział finansów na prywatne i firmowe to również przejrzystość rozliczeń i ułatwienia w księgowości. Jeżeli wszystkie transakcje biznesowe realizujesz przez rachunek firmowy, łatwiej jest je monitorować i kontrolować nie tylko Tobie, ale również Twojemu bankowi i księgowej.
Ograniczenia wynikające z regulaminów bankowych
Niektóre banki w regulaminach zabraniają korzystania z kont prywatnych do celów firmowych, zdarzają się też zakazy korzystania z kont firmowych do celów prywatnych. Gdy korzystasz z rachunku osobistego do celów firmowych (lub odwrotnie) wbrew warunkom umowy, narażasz się na sankcje ze strony banku, takie jak zamknięcie konta czy naliczenie dodatkowych opłat. Zawsze warto dokładnie przeczytać umowę i warunki przed podpisaniem.
Korzystanie z tego samego konta do płatności prywatnych i firmowych może również komplikować Twoje sprawy podatkowe i księgowe, szczególnie w razie kontroli podatkowej. Jeżeli jakaś transakcja (np. wysoka jednorazowa wpłata na konto) wzbudzi wątpliwości fiskusa, urząd skarbowy przeprowadzi kontrolę, w trakcie której dokładnie sprawdzi wyciągi z kont.
Ważne
Jeżeli przelewy firmowe i prywatne będą dokonywane z tego samego, osobistego konta przedsiębiorcy - ewentualna kontrola obejmie też prywatne wydatki.
Interesuje Cię ten temat? O przelewach prywatnych z firmowego konta piszemy więcej tutaj.
Koszty prowadzenia i zalety posiadania firmowego rachunku
Posiadanie osobnego firmowego rachunku bankowego to nie tylko wygoda, ale również możliwość korzystania z szeregu produktów bankowych przeznaczonych wyłącznie dla przedsiębiorców, jak terminale płatnicze, kredyty obrotowe, leasingi czy karty.
Minusem są jednak koszta za prowadzenie takiego konta (często wyższe niż jest to w przypadku kont osobistych), nie tylko za samo posiadanie rachunku, ale również np. za wykonywane transakcje.
Warto wiedzieć
Prowizje pobierane przez bank za firmowe przelewy możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu i tym samym obniżyć podstawę obliczenia swojego podatku dochodowego.
Korzystanie z konta firmowego a prywatne wydatki w jednoosobowej działalności gospodarczej
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej można dowolnie zarządzać wydatkami na cele osobiste i firmowe na swoich kontach. Nawet jeśli jako przedsiębiorca posiadasz oddzielne rachunki – prywatny i firmowy, to nic nie stoi na przeszkodzie byś np. opłacił firmową fakturę z konta prywatnego, a za codzienne zakupy w sklepie zapłacił z konta firmowego.
Prowadząc JDG możesz więc dowolnie planować wydatki prywatne z konta firmowego. Prawo nie nakłada tutaj żadnych większych obostrzeń np. co do opłacania prywatnych rachunków czy płacenia za codzienne zakupy z konta firmowego.
Jedynym mankamentem luźnego podejścia do wydatków z konta prywatnego i firmowego może być brak uporządkowania transakcji.
Konto firmowe – na co uważać przy kontroli skarbowej?
Jeżeli urząd skarbowy poweźmie wątpliwość co do działania Twojej firmy (np. na skutek donosu) lub zdecyduje się na przeprowadzenie rutynowej kontroli w przedsiębiorstwie, jednym z dokumentów, które będą analizować urzędnicy będzie wyciąg z firmowego konta. Jeżeli zaś nie będziesz w posiadaniu takiego konta, kontrola fiskusa obejmie Twój osobisty rachunek używany także do celów biznesowych.
Jeżeli zostałeś poinformowany przez skarbówkę o planowanej kontroli w Twojej firmie (fiskus musi o tym zawiadomić na co najmniej 7 dni przed wszczęciem postępowania kontrolnego), odpowiednio przygotuj się do spotkania z urzędnikami. W zawiadomieniu z urzędu skarbowego wskazywany jest okres, którego będzie dotyczyć kontrola, dlatego zawczasu przygotuj wyciągi z konta bankowego obejmujące ww. okres.
Jeżeli posiadasz jedno konto do celów prywatnych i firmowych, możesz ułatwić urzędnikom pracę np. zaznaczając markerem, które transakcje dotyczyły działalności gospodarczej, a które były wydatkami prywatnymi.
Jeżeli posiadasz dwa osobne konta, to pamiętaj że każdy przelew z konta firmowego na prywatne musi być udokumentowany. Formalnie nie ma przeszkód, byś jako właściciel JDG z prywatnego rachunku przelewał pieniądze na konto firmowe – może zajść jednak konieczność uzasadnienia przed urzędnikami częstych transakcji tego typu. W przypadku, gdy za firmowe faktury płaciłeś z konta prywatnego, przed zbliżającą się kontrolą skarbówki przygotuj potwierdzenia takich przelewów wygenerowane z prywatnego rachunku.
Pamiętaj, że podczas kontroli skarbowej możesz aktywnie uczestniczyć w czynnościach podczas np. gromadzeniu i sporządzaniu dowodów. Po przeprowadzonych czynnościach kontrolnych i sporządzeniu protokołu, Twoim prawem jest zgłoszenie ewentualnych zastrzeżeń i wyjaśnień do protokołu.
Warto wiedzieć
Uwagę Urzędu Skarbowego mogą zwrócić wysokie wpłaty na konto. Banki zobowiązane są do rejestrowania każdej transakcji powyżej 15 000 Euro. Informacje o takich przelewach trafiają do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej oraz urzędu skarbowego.
Konto firmowe a spółki – cywilne, osobowe i kapitałowe
W przypadku spółek – w porównaniu do JDG – uregulowania co do posiadania firmowego konta i korzystania z niego dla prywatnych celów są już bardziej restrykcyjne.
Wymogi prawne i Kodeks spółek handlowych
Zgodnie z polskimi przepisami, spółki osobowe i kapitałowe muszą posiadać swój oddzielny rachunek bankowy. Obowiązek ten nie zamyka się tylko w samym posiadaniu osobnego rachunku spółki, ale również prowadzeniu z niego rozliczeń. To z tego rachunku spółka reguluje zapłaty podatków oraz składek ZUS, przyjmuje przelewy od kontrahentów i dokonuje płatności.
Prawo nakłada także na spółki obowiązek zgłoszenia do właściwych organów każdej zmiany dotyczącej numeru firmowego konta. Takiego powiadomienia organu powinno się dokonać na formularzu NIP-8 w ciągu 7 dni od zmiany danych.
Osobnym zagadnieniem jest to, czy konto musi posiadać również spółka z o.o. w organizacji, czyli spółka jeszcze nie zarejestrowana w KRS, ale posiadająca zdolność do czynności prawnych i zaciągania zobowiązań. Zgodnie z przepisami, spółka z o.o. w organizacji może, lecz nie musi posiadać firmowego konta. Jednak posiadanie rachunku bankowego już na tym etapie może okazać się pomocne w dokonywaniu płatności i otrzymywaniu wpłat.
Zamów indywidualną ofertę cenową dla Twojej spółki.
Spółka cywilna i firmowe konto – czy jest konieczne?
W przypadku spółek cywilnych, które są odmienną formą prawną od spółek prawa handlowego, przepisy nie mówią o obowiązku posiadania firmowego konta. Spółka cywilna to umowa, w której wspólnicy zobowiązują się do wspólnego działania, by osiągnąć cel gospodarczy. Każdy ze wspólników prowadzi swoją własną działalność gospodarczą, ale łączą się oni po to, by być bardziej skutecznym w osiągnięciu zysku. Spółka ta nie ma odrębnej osobowości prawnej (jaką posiadają spółki prawa handlowego), każdy z jej wspólników opłaca podatki samodzielnie według przyjętej przez siebie formy opodatkowania.
Z tego też powodu spółka cywilna zwykle nie może posiadać własnego konta firmowego. Na ogół obowiązek ten ciąży na wspólnikach.
Co grozi za korzystanie z rachunku spółki w celach prywatnych?
Za korzystanie z rachunku spółki do prywatnych transakcji grozi odpowiedzialność karna, cywilna i skarbowa. W przypadku spółki cywilnej lub spółek osobowych prawa handlowego (np. spółki jawnej, partnerskiej) korzystanie z firmowych środków przez wspólnika może być uznane za nieuprawnione, jeżeli wspólnik dokonał tego bez porozumienia z pozostałymi wspólnikami. Z kolei w przypadku spółek kapitałowych – za nieuprawnione wyprowadzenie środków uznaje się taki przelew, co do którego nie istnieje uzasadniona podstawa prawna (taka podstawa zachodzi np. jeśli jest to przyznawana corocznie dywidenda, pozostali wspólnicy i członkowie zarządu wyrazili wcześniej zgodę na taki przelew).
Nieuprawnione pobranie środków finansowych z konta spółki, dokonane przez wspólnika uprawnionego do prowadzenia spraw spółki i reprezentacji (czyli zasiadającego jednocześnie w zarządzie spółki), może być zakwalifikowane jako sprzeniewierzenie (przywłaszczenie powierzonej rzeczy ruchomej), za co grozi kara od 3 miesięcy do 5 lat pozbawienia wolności.
Z kolei, gdy z pieniędzy na koncie spółki korzysta wspólnik nieuprawniony do prowadzenia spraw firmy i jej reprezentowania, czyn może być zakwalifikowany jako kradzież. Za popełnienie przestępstwa kradzieży grozi kara od 3 miesięcy do 5 lat pozbawienia wolności.
W przypadku spółek kapitałowych za pobranie środków z firmowego konta wspólnikowi można też zarzucić popełnienie czynu z art. 296 k.k., czyli działanie na szkodę spółki, jeżeli z konta wyprowadzono środki o wartości powyżej 200 000 zł.
Odpowiedzialność skarbowa wyraża się zaś w możliwości nałożenia kary przez fiskus za nieprawidłowe rozliczenia podatkowe z uwagi na błędy w rachunkowości. Wspólnik, który wyprowadza pieniądze ze spółki musi liczyć się także z tym, że spółka może wytoczyć mu powództwo cywilne o naprawienie wyrządzonej szkody.
Oprócz konsekwencji wymienionych wyżej, podbieranie pieniędzy z konta spółki zakłóca jej przejrzystość finansową i może doprowadzić do błędnej analizy sytuacji gospodarczej przedsiębiorstwa.
Podsumowanie
Kwestię, czy posiadać firmowe konto i jak z niego korzystać należy rozpatrzyć biorąc pod uwagę wiele aspektów – m.in. obowiązujące przepisy prawa, praktykę bankową, formę prawną przedsiębiorstwa. Rozwiązaniem, które ułatwi rozliczenia Tobie i Twojej księgowej będzie jednak zawsze posiadanie dwóch rachunków – firmowego i prywatnego oraz korzystanie z każdego z tych rachunków w celu, w którym został założony.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania o prywatne przelewy z konta firmowego
Tu znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania o prywatne przelewy dokonywane z firmowego rachunku.
Co grozi mi, jeśli bank odkryje, że używam konta osobistego do celów biznesowych?
Jeśli regulamin banku stanowi, że używanie konta osobistego do celów prywatnych jest zakazane, może narazić Cię na sankcje ze strony banku, takie jak zamknięcie konta czy naliczenie dodatkowych opłat. Jeśli natomiast regulamin tego nie zabrania, a Ty prowadzisz JDG – nie ma problemu.
Czy mogę zaliczyć w koszty uzyskania przychodu rachunki opłacane z konta firmowego, jeśli są częściowo prywatne?
Możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko tę część kosztów, które są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeśli np. używasz jednego telefonu do celów prywatnych i biznesowych, do kosztów uzyskania przychodów możesz wliczyć tylko część kwoty z rachunku za telefon, która dotyczy prowadzonej działalności np. opłaty za rozmowy z kontahentami.
Czy w spółkach z o.o. można okazjonalnie płacić kartą firmową za wydatki prywatne?
Nie, w spółkach z o.o. na karcie firmowej znajdują się środki spółki, których nie jesteś właścicielem. Korzystanie z tych środków jest zabronione – grozi za to odpowiedzialność karna i cywilna. Pokrywanie prywatnych wydatków z firmowej karty mogą też skutkować błędami w rozliczeniach podatkowych spółki.
Podziel się nim ze znajomymi
