Nie wszystkie wydatki poniesione w związku z prowadzeniem działalności można zaliczyć do kosztów. Zdarza się jednak, że przedsiębiorca choć nie może wrzucić wydatku w koszty… to jednak to robi. Co wtedy? Oczywiście takie postępowanie należy „odkręcić”.

Przedsiębiorca musi udowodnić, że wydatek służy działalności

Aktualnie obowiązujące przepisy zapewniają właścicielom firm możliwość wrzucenia do kosztów sporej liczby wydatków. Podstawą do takiego działania jest troszeczkę enigmatyczny zapis, że za koszt uznaje się wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zachowania (zabezpieczenia) jego źródła.

W razie ewentualnego sporu z organami podatkowymi to jednak na przedsiębiorcy spoczywa konieczność udowodnienia, że dany zakup służy wyłącznie jego działalności i może być rozliczony w kosztach. Z pewnością do kosztów nie da się zaliczyć np.:

  • wydatków na cele prywatne,
  • kosztów reprezentacji,
  • zakupu napojów alkoholowych.

W praktyce może jednak dojść do sytuacji, że do kosztów zostanie zaliczony wydatek, który nie powinien się tam znaleźć. Może to wynikać z nieznajomości przepisów, zwykłej pomyłki, czy zgubienia dokumentu, który potwierdza zakup.

Błędny wydatek? Liczy się termin jego zaliczenia do kosztów

W przypadku, gdy przedsiębiorca zorientuje się, że wydatek nie może być w kosztach powinien podjąć odpowiednie kroki. To z jakiego powodu zaliczył do kosztów nieprawidłowy zakup nie jest istotne. Przede wszystkim należy określić czy wydatek dotyczy kosztu:

  • z bieżącego roku podatkowego,
  • z poprzedniego roku podatkowego,
  • sprzed 5 lat.

To o tyle istotne, że sposób postępowania zależy właśnie od tego, kiedy zakup znalazł się w kosztach firmowych.

Jeśli błąd dotyczy wydatku poniesionego w obecnym roku podatkowym, za który przedsiębiorca nie złożył jeszcze zeznania rocznego wystarczy go usunąć z KPiR oraz zapłacić zaległy podatek wraz z odsetkami. Co istotne odsetek od zaległości nalicza się nie od chwili jej ujawnienia, ale od momentu, w którym podatek miał być pierwotnie zapłacony. Odsetek nie należy płacić jeśli ich wysokość nie przekracza 8,70 zł.

Więcej formalności wymaga sytuacja, w której nieprawidłowy koszt odnosi się do roku, za który przedsiębiorca złożył już zeznanie. Przede wszystkim należy powtórzyć sposób postępowania opisany już przy nieprawidłowych kosztach z bieżącego roku podatkowego.

Dodatkowo trzeba jednak złożyć również korektę zeznania, którego dotyczy pomyłka. Korektę składa się na identycznym formularzu jak zeznanie roczne. Obowiązkowe należy do niego dołączyć informację o przyczynie korekty.

uwaga

Najmniej absorbująca dla przedsiębiorcy jest sytuacja, kiedy od zaliczenia wydatku do kosztów minęło już 5 lat. Nie musi on bowiem robić zupełnie nic.

Wynika to z faktu, że na przedsiębiorcy nie ciąży żadna odpowiedzialność, gdy od końca roku podatkowego, w którym zaksięgowano błędny koszt upłynęło właśnie 5 lat.

Błędny koszt – co za to grozi?

Za ujęcie w kosztach zakupów, które nie powinny się tam znaleźć przedsiębiorcy mogą grozić pewne konsekwencje. Oczywiście poza wspomnianymi już odsetkami od zaległości podatkowych.

Otóż właściciel firmy może się spotkać z konsekwencjami karnoskarbowymi. Dzieje się tak w sytuacji, gdy dopuścił się tzw. czynu zabronionego. Może do niego dojść jeśli w składanej do urzędu skarbowego deklaracji lub oświadczeniu przedsiębiorca podał nieprawdę, np. niewłaściwie określił wysokość kosztów uzyskania przychodów w wyniku nieprawidłowej kwalifikacji wydatków.

Takie postępowanie może być uznane za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe jeśli został spełniony drugi warunek, jakim jest „uszczuplenia należności publicznoprawnej”, do której dany czyn doprowadził (lub mógł doprowadzić). W praktyce sprowadza się to po prostu do pojawienia się różnicy pomiędzy zapłaconym podatkiem, a podatkiem który powinien być faktycznie odprowadzony.

Jak dokładnie przedstawia się wysokość kar za wykroczenia i przestępstwa skarbowe? Zapraszamy do zapoznania się z tym artykułem.

Nie wiesz jak pozbyć się błędnego kosztu? Zapytaj księgowych inFaktu

  • Dzwoń lub pisz do księgowych – kiedy tylko potrzebujesz
  • Otrzymuj regularnie przydatny newsletter
  • Testuj fakturowanie i księgowość online

Załóż konto!