Jak sprawdzić NIP – swój, firmy i kontrahenta
NIP, czyli Numer Identyfikacji Podatkowej, jest potrzebny przy wystawianiu faktur, zakładaniu firmy, rozliczeniach z urzędem i współpracy z kontrahentami. Zdarza się jednak, że nie masz akurat własnego numeru pod ręką. Często musisz też sprawdzić numer innej firmy albo upewnić się, że jest poprawny. Poniżej znajdziesz sposoby, jak szybko sprawdzić NIP!
- Co to jest NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej
- Jak sprawdzić swój NIP przez internet?
- Jak sprawdzić swój NIP? Inne sposoby
- Jak sprawdzić NIP osoby prywatnej?
- Jak sprawdzić NIP firmy?
- Jak sprawdzić NIP europejski?
- Zaświadczenie o nadaniu NIP – kiedy je pobrać?
- Podsumowanie
- FAQ – najczęściej zadawane pytania o to, jak sprawdzić NIP
Co to jest NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej
NIP 10-cyfrowy numer, który identyfikuje podatników w Polsce i pozwala na kontakt z organami podatkowymi. Zgodnie z ustawą o NIP, podatnicy muszą podawać ten numer na dokumentach związanych z rozliczeniami.
Ma to miejsce szczególnie w 4 przypadkach:
- jeśli prowadzą firmę
- są zarejestrowani do VAT
- zatrudniają kogoś prywatnie (np. opiekunkę)
- nie mają nadanego numeru PESEL
W przypadku osób fizycznych, które nie prowadzą działalności, wystarczy po prostu PESEL. Posłużysz się nim w przypadku pracy na etacie, zleceniu i umowie o dzieło, otrzymując świadczenia emerytalne, wynajmując prywatne mieszkanie (bez rejestracji do VAT) czy prowadząc działalność nierejestrowaną.
Numer Identyfikacji Podatkowej składa się z 10 cyfr, z których pierwsze trzy oznaczają kod urzędu skarbowego, który go nadał. Pozycje 4-9 to numer seryjny. Natomiast ostatnia, czyli dziesiąta cyfra, jest cyfrą kontrolną.
Kiedy zachodzi potrzeba sprawdzić NIP?
NIP możesz chcieć sprawdzić w kilku sytuacjach. Poniżej znajdziesz 3 z nich:
- Rozpoczęcie współpracy z nowym kontrahentem – w tym przypadku potrzebujesz NIP, aby dokonać pierwszej weryfikacji kontrahenta przez sprawdzenie jego wszystkich danych
- Kwestie VAT – NIP będzie potrzebny także m.in. do zweryfikowania kontrahenta na białej liście VAT lub wykonując transakcje unijne (VIES); piszemy o tym w dalszej części tekstu
- Kontrola bieżących partnerów biznesowych – dzięki NIP możesz ponownie sprawdzić (w toku współpracy), czy firma, z którą współpracujesz, ma nadal np. zachowany status VAT
Jak sprawdzić swój NIP przez internet?
Jak sprawdzić, czy w ogóle mam NIP i jaki jest jego numer? Jest co najmniej 6 sposobów, aby to zrobić:
Sprawdź w CEIDG (jeśli prowadzisz jednoosobową firmę)
Znając nazwę, adres lub numer REGON firmy, można sprawdzić NIP w bazie CEiDG. Wyszukiwarka działa bez logowania. Wpisz odpowiednie dane, a w wyniku zobaczysz m.in. NIP.
Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego
Logowanie do e-Urzędu Skarbowego to najpewniejsza metoda dla sprawdzania własnych danych. Do serwisu zalogujesz się przez Profil Zaufany, bankowość elektroniczną lub e-dowód. Tam możesz też pobrać zaświadczenie o nadaniu NIP.
Sprawdź w wyszukiwarce REGON (GUS)
Baza Internetowa REGON, którą prowadzi GUS, pozwala wyszukać podmiot po REGON-ie lub KRS. W ten sposób zobaczysz powiązany z nim NIP. Przyda się, gdy nie masz pod ręką żadnego dokumentu.
Jeśli firma jest spółką: sprawdź w KRS
NIP spółek i innych podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego znajdziesz w wyszukiwarce KRS. Aby poznać NIP, podaj numer KRS, REGON lub nazwę wyszukiwanego podmiotu.
Przejrzyj internet
Jeśli prowadzisz biznes, wpisz w wyszukiwarkę nazwę swojej firmy z dopiskiem “NIP”. W ten sposób dotrzesz do portali, które agregują dane o firmach. Prawdopodobnie znajdziesz tam swój Numer Identyfikacji Podatkowej. Pamiętaj jednak, że pewniejszymi i aktualniejszymi źródłami są zawsze strony rządowe.
Ważne
Swój NIP sprawdzisz także w aplikacji mObywatel. Dotyczy to jednak tylko jednoosobowych działalności gospodarczych. Jak sprawdzić swój NIP w mObywatel? Zaloguj się do aplikacji i wejdź w panel “Usługi”. Zobaczysz tam opcję “Firma”. Klikając w nią, otrzymasz wszystkie dane dotyczące Twojego biznesu, w tym nadany NIP.
Jak sprawdzić swój NIP? Inne sposoby
NIP znajdziesz najszybciej na własnych dokumentach. Przejrzyj faktury, umowy czy deklaracje podatkowe (PIT, VAT). Sprawdź koniecznie pisma z urzędu skarbowego lub potwierdzenie wpisu do CEIDG.
Często NIP pojawia się także w dokumentach z banku i ZUS.
Jeśli żadna z powyższych dróg nie pomaga, zgłoś się do urzędu skarbowego z dokumentem tożsamości. W przypadku jednoosobowej działalności jest to urząd właściwy ze względu na miejsce zamieszkania. W spółce urząd skarbowy wybiera się według siedziby.
Jak sprawdzić NIP osoby prywatnej?
Kolejnym zagadnieniem związanym z NIP może być numer osoby fizycznej. I tutaj pojawia się problem, bo o ile osoba ta prowadzi jednoosobową działalność – numer NIP sprawdzisz w ogólnodostępnych rejestrach. NIP osoby fizycznej prowadzącej firmę jest wtedy podany publicznie, co opisywaliśmy powyżej.
Pamiętaj jednak, że rejestr nie obejmuje wszystkich osób fizycznych posługujących się NIP w Polsce. Co to oznacza? Poza oficjalnymi rejestrami NIP pozostają m.in. osoby, którym numer nadano z powodów innych niż prowadzenie działalności podlegającej wpisowi (np. zatrudnianie kogoś prywatnie czy brak numeru PESEL).
Jak sprawdzić NIP firmy?
Poniżej znajdziesz zestawienie, jak sprawdzić NIP firmy. W tabeli uwzględniamy przypadki, gdy szukasz numeru działalności wpisanej do CEIDG, ale także do KRS (np. spółka).
Więcej w tekście: Jak zweryfikować kontrahenta? Najważniejsze bazy weryfikacji
Jak sprawdzić NIP europejski?
Nie wszystkie transakcje przeprowadzamy zawsze z rodzimymi firmami. Co w przypadku faktury do zapłaty, którą wystawia Ci przedsiębiorca z innego kraju Europy? Przede wszystkim, chcąc współpracować w takimi podmiotami, musisz zarejestrować się jako podatnik VAT UE, co dotyczy głównie transakcji wewnątrzwspólnotowych.
Za pomocą unijnego narzędzia VIES łatwo sprawdzisz, czy dana firma jest zarejestrowana jako prowadząca handel w obrębie UE. Aby sprawdzić NIP europejski swojego kontrahenta, skorzystaj z oficjalnej unijnej wyszukiwarki VIES.
Przeczytaj też: W jaki sposób podać europejski numer NIP na fakturze (VAT-UE)?
Ważne
Pamiętaj, że w transakcjach unijnych NIP występuje z przedrostkiem danego kraju, np. PL1234563218. Jest on wtedy określany mianem numeru VAT UE (VIES).
Nietypowe rozliczenia? Znajdź księgowego, który zna Twoją branżę. Z inFaktem zajmie Ci to 2 minuty!
Zaświadczenie o nadaniu NIP – kiedy je pobrać?
Zaświadczenie o nadaniu NIP bywa potrzebne np. przy kredycie, przetargu albo na prośbę kontrahenta. Wniosek składasz na formularzu NIP-5/W, a najwygodniej zrobić to elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy. Taki elektroniczny dokument jest bezpłatny.
Za zaświadczenie w formie papierowej pobierana jest opłata skarbowa 21 zł. Co do zasady urząd powinien wydać taki dokument ciągu 7 dni.
Podsumowanie
Numer Identyfikacji Podatkowej to 10-cyfrowy numer, który identyfikuje Cię jako podatnika. Swój NIP znajdziesz na fakturach, umowach i deklaracjach, w CEIDG, w e-Urzędzie Skarbowym, w wyszukiwarce REGON (GUS) i w KRS (dla spółek).
Jednoosobowi przedsiębiorcy sprawdzą go też w aplikacji mObywatel.
NIP kontrahenta zweryfikujesz w CEIDG, KRS lub GUS, jego status VAT na białej liście, a numer VAT UE w VIES. Nadanie NIP-u jest bezpłatne, a zaświadczenie o jego nadaniu pobierzesz za darmo w e-Urzędzie Skarbowym.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o to, jak sprawdzić NIP
Nie, ponieważ w większości przypadków wystarczy PESEL, który jest najczęściej głównym identyfikatorem podatkowym podawanym w urzędach. NIP muszą posiadać natomiast osoby, firmy lub organizacje, które prowadzą działalność gospodarczą, czyli są płatnikami i opłacają podatki, składki lub wchodzą w specyficzne relacje z urzędem skarbowym.
Kilka przykładowych zależności: jeśli prowadzisz JDG, musisz mieć NIP, jeśli pracujesz na etacie – niekoniecznie (wystarczy PESEL), a jeśli nie masz numeru PESEL – musisz mieć NIP.
Błędny NIP nabywcy na fakturze to częsty problem, bo może skutkować kłopotami z odliczeniem VAT. Zobacz: Jakie informacje powinna zawierać faktura? i Faktura bez NIP a prawo do odliczenia VAT. Gdy zmieniły się dane Twojej firmy, aktualizacja w inFakcie jest prosta: Jak zmienić dane firmy?.
Nie, nadanie NIP-u jest bezpłatne. Płaci się tylko za zaświadczenie w wersji papierowej.
NIP firmy prowadzącej działalność jest jawny w CEIDG, KRS i wykazie VAT. NIP osoby, która nie prowadzi działalności, nie jest publicznie dostępny.
Co do zasady jest nadawany raz i nie zmienia się przy zmianie adresu czy nazwiska, ale są wyjątki. Może się zmienić, gdy JDG przekształca się w spółkę lub konkretna spółka zmienia formę na inną spółkę (np. sp. z o.o. na spółkę akcyjną). Dla osoby fizycznej NIP pozostaje cały czas taki sam.
W VIES, jeśli jest z UE. Jeśli aplikacja inFakt nie przyjmuje zagranicznego numeru, zobacz tę instrukcję.
Podziel się nim ze znajomymi
